boardで新しい案件が登録されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、ナレッジ管理ツール「Mem」へ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、boardに新しい案件が登録されたことをトリガーに、Memへ自動でノートを作成します。boardとMemをAPIで連携することで、手作業による情報転記の負担をなくし、案件情報のスムーズなナレッジ化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している案件情報を、ナレッジとしてMemに蓄積し活用したいと考えている方
- boardとMemの間で発生する手作業での情報転記をなくし、業務を効率化したい方
- 案件登録からナレッジ作成までを自動化し、情報共有の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録だけでMemにノートが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携させるので、手作業による転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMemをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、boardから取得した案件情報をもとにノートを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Memの「Create Note」アクションでは、ノートを保存するコレクション（フォルダ）のIDを任意で設定してください
- ノートの本文（Content）には、boardから取得した案件名や顧客名といった情報を変数として設定することや、定型文を固定値として入力することが可能です
■注意事項
- board、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「boardで管理している案件や顧客情報を、情報共有のためにMemにも掲載したい！」
「でも、いちいち転記するのは面倒だし、入力ミスや掲載漏れも起きてしまいそう…」
boardとMem間での手作業によるデータ連携に、このような非効率さや課題を感じていませんか？
もし、boardに新しい情報が登録されたタイミングで、関連する内容が自動的にMemにNoteとして作成される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。ヒューマンエラーの心配もなくなることで、より重要なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できるはずです！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、今すぐ日々の業務を効率化できます。
ぜひこの機会に導入して、定型作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはboardとMemを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックすれば早速スタートできますよ！
boardで新しい案件が登録されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、ナレッジ管理ツール「Mem」へ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、boardに新しい案件が登録されたことをトリガーに、Memへ自動でノートを作成します。boardとMemをAPIで連携することで、手作業による情報転記の負担をなくし、案件情報のスムーズなナレッジ化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している案件情報を、ナレッジとしてMemに蓄積し活用したいと考えている方
- boardとMemの間で発生する手作業での情報転記をなくし、業務を効率化したい方
- 案件登録からナレッジ作成までを自動化し、情報共有の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録だけでMemにノートが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携させるので、手作業による転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMemをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、boardから取得した案件情報をもとにノートを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Memの「Create Note」アクションでは、ノートを保存するコレクション（フォルダ）のIDを任意で設定してください
- ノートの本文（Content）には、boardから取得した案件名や顧客名といった情報を変数として設定することや、定型文を固定値として入力することが可能です
■注意事項
- board、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
boardとMemを連携してできること
boardとMemのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報登録作業を自動化できます。転記作業にかかる時間は削減され、入力ミスも防げることで、チーム内での情報共有がスムーズになるでしょう。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があればクリックしてみてください！
boardで新しい案件が登録されたら、MemでNoteを作成する
boardに新しい案件が登録されたことをきっかけに、その案件情報をまとめたNoteを自動でMemに作成するシンプルなフローです。
案件登録からNote作成までを自動化することで手作業による転記の手間を削減、情報の二重管理や入力ミスといったヒューマンエラーも防いで、Memによる案件管理をスムーズに実現できます。
boardで新しい案件が登録されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、ナレッジ管理ツール「Mem」へ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、boardに新しい案件が登録されたことをトリガーに、Memへ自動でノートを作成します。boardとMemをAPIで連携することで、手作業による情報転記の負担をなくし、案件情報のスムーズなナレッジ化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している案件情報を、ナレッジとしてMemに蓄積し活用したいと考えている方
- boardとMemの間で発生する手作業での情報転記をなくし、業務を効率化したい方
- 案件登録からナレッジ作成までを自動化し、情報共有の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録だけでMemにノートが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携させるので、手作業による転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMemをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、boardから取得した案件情報をもとにノートを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Memの「Create Note」アクションでは、ノートを保存するコレクション（フォルダ）のIDを任意で設定してください
- ノートの本文（Content）には、boardから取得した案件名や顧客名といった情報を変数として設定することや、定型文を固定値として入力することが可能です
■注意事項
- board、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
boardで新しい顧客が作成されたら、MemでNoteを作成する
boardに登録された新しい顧客情報からデータを取得し、Memに記録する流れも自動化が可能です。顧客名や連絡先などの基本情報を含むNoteがMemに自動生成されるので、顧客管理における入力の手間を削減し、チーム内での迅速な情報共有を促進。
このフローをベースに、顧客ランクや担当者に応じてNoteの作成を制御するようなフィルタリングも簡単に追加できます。
boardで新しい顧客が作成されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
営業管理ツールのboardとナレッジ管理ツールのMemを併用しているものの、boardで作成した顧客情報を手作業でMemに転記することに手間を感じていませんか。このワークフローは、boardで新しい顧客が作成された際に、その情報を基にMemへ自動でNoteを作成します。boardとMemの連携を自動化し、顧客情報の二重入力の手間を省き、情報管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとMemを併用し、顧客情報の転記作業に手間を感じている営業担当者の方
- boardでの顧客管理とMemでの情報集約を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業による入力ミスをなくし、顧客情報を正確に管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの顧客作成をトリガーに、自動でMemにNoteが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による顧客情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMemをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新しい顧客が作成された場合のみ後続の処理に進むように条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでMemを選択し、「Create Note」アクションを設定して、boardから取得した顧客情報を基にNoteを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- MemでNoteを作成するアクションでは、保存先となるコレクションのIDを任意で設定できるため、特定のコレクションに顧客情報を集約することが可能です。
- Memで作成するNoteの内容（Content）は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなるboardから取得した顧客名や連絡先などを変数として自由に埋め込めます。
■注意事項
- board、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
boardとMemの連携フローを作ってみよう
ここからは、boardとMemを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「boardで新しい案件が登録されたら、MemでNoteを作成する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- boardとMemのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- boardのトリガー設定とMemのNote作成設定
- フロー稼働の準備
boardで新しい案件が登録されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、ナレッジ管理ツール「Mem」へ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、boardに新しい案件が登録されたことをトリガーに、Memへ自動でノートを作成します。boardとMemをAPIで連携することで、手作業による情報転記の負担をなくし、案件情報のスムーズなナレッジ化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している案件情報を、ナレッジとしてMemに蓄積し活用したいと考えている方
- boardとMemの間で発生する手作業での情報転記をなくし、業務を効率化したい方
- 案件登録からナレッジ作成までを自動化し、情報共有の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録だけでMemにノートが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携させるので、手作業による転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMemをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、boardから取得した案件情報をもとにノートを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Memの「Create Note」アクションでは、ノートを保存するコレクション（フォルダ）のIDを任意で設定してください
- ノートの本文（Content）には、boardから取得した案件名や顧客名といった情報を変数として設定することや、定型文を固定値として入力することが可能です
■注意事項
- board、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：boardとMemのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するboardとMemのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① boardのマイアプリ登録
ヘルプページ：boardのマイアプリ登録方法
- アプリ一覧画面でboardを検索して選択。
- 「アカウント名」に任意の名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
- 「アクセストークン」に設定するためのAPIトークンを取得しましょう。
boardの開発者用API設定にアクセスし、「新規トークン生成」をクリック。
- APIトークンの「用途・説明」を設定し、Yoomからのアクセスを許可する操作にチェックを入れます。
※ トリガーアクションはチェックを入れていなくとも動作しますが、1つはチェック項目がないと次に進めないため、迷う場合には「顧客」の「取得」などを選択しておくことをおすすめします。
- ページ下部の「登録」をクリック。
- APIトークンが生成されます。コピーして安全な場所に保存してください。
※ 以降、このAPIトークンは確認できなくなります。
「APIキー」もboardのトリガー設定で使用するため、コピーしておきましょう。
- マイアプリ登録画面に戻り、取得したAPIトークンを「アクセストークン」に設定します。
- 「追加」をクリック。
マイアプリ画面にboardが追加されていることを確認してください。
② Memのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でMemを検索して選択。
- 「アカウント名」に任意の名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
- 「アクセストークン」に設定するためのAPIキーを取得しましょう。
Memにログインし、サイドメニューの「Integrations」から「API」にアクセスします。
- 「Add new API key」をクリック。
- APIの管理用名称を設定し、生成されたAPIキーをコピーしてから「Done」をクリック。
※「Done」をクリックするとAPIキーが確認できなくなります。
- 取得したAPIキーを「アクセストークン」に設定します。
- 設定を終えたら、「追加」をクリック。
Memも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
boardで新しい案件が登録されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、ナレッジ管理ツール「Mem」へ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、boardに新しい案件が登録されたことをトリガーに、Memへ自動でノートを作成します。boardとMemをAPIで連携することで、手作業による情報転記の負担をなくし、案件情報のスムーズなナレッジ化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している案件情報を、ナレッジとしてMemに蓄積し活用したいと考えている方
- boardとMemの間で発生する手作業での情報転記をなくし、業務を効率化したい方
- 案件登録からナレッジ作成までを自動化し、情報共有の属人化を防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録だけでMemにノートが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
- システムが自動で情報を連携させるので、手作業による転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMemをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、boardから取得した案件情報をもとにノートを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Memの「Create Note」アクションでは、ノートを保存するコレクション（フォルダ）のIDを任意で設定してください
- ノートの本文（Content）には、boardから取得した案件名や顧客名といった情報を変数として設定することや、定型文を固定値として入力することが可能です
■注意事項
- board、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：boardのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- boardの「新しい案件が登録されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更可能です。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
- アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、案件登録時により早くNoteの作成が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うのでご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- 「APIキー」に、マイアプリ連携時に取得したAPIキーを設定します。
- トリガーが正常に動作するか確かめるため、boardでテスト用の案件を作成してください。
※ テスト用案件の例
- Yoomに戻り、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に作成した案件の情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用の案件情報が取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：Noteの作成
それでは、boardから取得した案件情報を使ってMemにNoteを作成しましょう。
- Memの「Create Note」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
- 「Content」にNoteの内容を設定。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得したboardの案件情報を選択できます。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
これら動的な値と固定テキストを組み合わせて、Noteの内容を自由に作成しましょう。
日付タブからは動的な日付を追加できます。
- 「Collection ID」を設定することで、NoteにCollection（タグ）を付与することができます。
IDはMemのCollectionsのURL（mem.ai/collections/ID部分）から取得してください。
- その他、作成日時や更新日時を指定することもできます。
指定がない場合はアクションの実行時間に基づいて自動的に設定されます。
- 設定を終えたら、「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、指定した内容のNoteがMemに作成されます。
※ 作成されたNoteの例
- 期待通りの結果であることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
boardで案件を作成し、その情報を基にしたNoteがMemに自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
boardやMemを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、boardやMemのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
boardを使った自動化例
新しい案件が登録されたらデータベースにレコードを追加したり、新しい顧客が作成されたらチャットツールに通知したりします。
また、案件の登録や更新があった際に、チャットツールに通知することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間をなくし、営業活動を効率化します。
HubSpotの取引情報が更新されたら、boardの案件情報を更新する
試してみる
■概要
HubSpotの取引情報が更新されたら、boardの案件情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとboardの両方を利用する営業チーム
・HubSpotに更新された取引情報をboardにも自動で反映させたい方
・取引情報の重複した入力を避けて作業効率の改善をしたい方
・HubSpotとboardで案件情報を一元管理したい方
2.HubSpotを主に利用する営業担当者
・boardで案件の進捗管理やタスク管理を常に行いたい方
・HubSpotの取引情報をboardに連携させることでより詳細な情報管理を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotで営業活動の進捗に合わせて常に最新の状態に保つことは重要です。
ですが、HubSpotで更新された情報をboardのプロジェクト管理ツールにも反映させる作業には、手作業で行うには手間と時間がかかり情報の更新漏れや不整合が発生するリスクも高まります。
このフローを使用すれば、HubSpotとboardの情報連携が自動化されることにより、手作業による更新作業が不要になり業務効率が大幅に改善されて、情報の正確性を担保することにも繋がります。
■注意事項
・HubSpot、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・このフローではあらかじめHubSpotの取引内にboardの案件IDを格納するためのカスタムプロパティをご用意頂く必要があります。
boardで新しい顧客が作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
クラウド型業務・経営管理システム「board」で新しい顧客が作成されるたびに、手作業でSlackに情報を共有していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅延といったリスクも伴います。このワークフローを活用することで、boardとSlackの連携が自動化され、顧客情報の作成・更新をトリガーに、指定したSlackチャンネルへ即座に通知を送信できます。これにより、手作業による連絡の手間やミスをなくし、チーム全体での迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで顧客管理を行い、Slackでチーム内の情報共有を行っている方
- boardの更新情報を手作業でSlackに通知しており、非効率を感じている方
- 新規顧客の情報をチームに迅速かつ正確に共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで顧客情報が作成・更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや、情報の伝達ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な顧客情報を確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ通知するよう設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、boardから取得した情報を指定のチャンネルへ通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の条件は任意で設定可能です。例えば、特定のランクの顧客が作成された場合のみ通知するなど、業務に合わせた柔軟なカスタマイズができます。
- Slackへの通知先は、任意のチャンネルに設定可能です。部署やプロジェクトチームなど、通知内容に応じたチャンネルを指定してください。
■注意事項
- board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで案件の登録や更新があったら、LINEに通知する
試してみる
■概要
boardで案件情報が更新されるたびに、手作業で関係者にLINE通知を送っていませんか？この作業は更新の見落としや連絡漏れに繋がりやすく、重要な情報共有の遅延を招くことがあります。このワークフローを活用することで、boardでの案件登録や更新をトリガーに、指定したLINEへ自動で通知を送信でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している案件の登録や更新情報を、チームメンバーにスピーディーに共有したいと考えている方
- 手作業によるLINEへの通知作業に手間を感じており、連絡漏れなどのミスを防ぎたい方
- 案件の進捗を迅速に把握し、チーム全体の業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が登録・更新されると自動でLINEに通知が飛ぶため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報伝達による通知漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を可能にします。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントを選択し、「マルチキャストメッセージを送る」アクションを設定して、通知内容を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE公式アカウントでの通知設定では、メッセージを送りたい通知先を任意で設定してください。
- 通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したboardの案件名や担当者名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- board、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム
・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方
2.boardとGoogleスプレッドシートを併用しているマーケティングチーム
・boardで案件情報を管理し、Googleスプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方
・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。
・boardで案件が登録されると、すぐににGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。
・案件情報をboardとGoogleスプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。
■注意事項
・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
kintoneにレコードが登録されたら、登録情報を基にboardに顧客を登録する
試してみる
■概要
kintoneに新規レコードが登録されたら、登録情報を基にboardと連携して新規顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・企業の経理担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneの登録内容を基にフローボットを進めることで、手入力によるミスを省くことができます。
・一連の流れが自動で完了するため、確認や手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・board、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
Memを使った自動化例
データベースへの情報追加や、フォルダへのファイルアップロード、開発プラットフォームでのIssue作成などをトリガーに、情報管理ツールに自動でノートを作成したり、保存したりできます。
また、情報管理ツールへの保存と同時に、マーケティングツールで購読者を作成したりデータベースにシートを追加したりといった一連の作業も自動化できます。
これにより、さまざまなツールに散らばった情報を一箇所に集約し、情報管理の効率を向上させます。
Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードしたファイルを、ナレッジ管理ツールのMemへ都度手作業で記録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとMemをシームレスに連携し、ファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteを作成できます。煩雑な手作業をなくし、情報共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMemを使って情報管理をしており、手作業での連携に課題を感じている方
- Boxへのファイル追加をきっかけに、Memへの情報共有を自動化したいと考えているチーム
- ナレッジマネジメントを効率化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードをトリガーにMemへ自動でNoteが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- 手作業による転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーをなくし、Boxの情報をMemに正確に蓄積することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMemをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードされたファイルの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」アクションを設定し、取得した情報をもとにNoteを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- MemでNoteを作成するアクションでは、Noteを保存するコレクションIDを任意で指定できます。また、Noteの内容には固定テキストのほか、Boxから取得したファイル名などの動的な情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Box、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
GitHubでIssueが作成されたら、MemにSaveする
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、その内容をMemへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、MemとGitHubのスムーズな連携が実現し、Issueが作成されると自動でMemに情報が保存されるため、こうした課題を解消し、開発業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubのIssue管理とMemでの情報集約を手作業で行っている開発者の方
- Memを活用してGitHubの更新情報を効率的にチームへ共有したいと考えている方
- Issueの転記漏れや情報の散在を防ぎ、プロジェクト管理を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでIssueが作成されると、自動でMemに保存されるため、手動での転記作業にかかっていた時間を削減することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや重要なIssueの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとMemをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでMemを選択し、「Save to Mem」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Memに情報を保存するアクションを設定する際に、保存する内容を任意で設定してください。GitHubのトリガーで取得したIssueのタイトルや本文といった情報や、任意のテキストを組み合わせて設定が可能です。
■注意事項
- GitHub、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailでメールを受信したら、テキストを抽出後Microsoft Excelでシートを追加しMemにSaveする
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、さらに思考ツールであるMemにも記録していませんか？こうした情報の二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、Microsoft Excelへの自動記録とMemへの保存を連携させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの情報をMicrosoft Excelへ転記し、Memで管理する手間を省きたい方
- Microsoft ExcelとMemを連携させ、情報集約やナレッジ管理を自動化したいと考えている方
- 手作業による情報転記のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した情報を自動でMicrosoft ExcelとMemに記録するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや情報連携の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、メールから抽出した情報をシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでMemを選択し、「Save to Mem」アクションを設定して、同様に情報をMemに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、どのファイルのどのシートに情報を追加するかを任意で設定してください。また、Gmailのトリガーで取得したメールの件名や本文などを、シートのどの列に追加するかも設定が必要です。
- Memに保存するアクションでは、Gmailのトリガーで取得したメールの情報をもとに、メモのタイトルや本文にどの内容を反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Mem、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームでユーザーデータが送信されたら、Memに保存しDripでSubscriberを作成する
試してみる
■概要
Webフォームで受け付けた情報を、ナレッジツール「Mem」やマーケティングツール「Drip」に手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで、自動でMemへの情報保存とDripへのSubscriber登録が完了します。DripとMemを連携させることで、面倒な手作業から解放され、顧客情報の一元管理と活用を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webフォームからの情報をDripやMemに手作業で登録している方
- DripでのマーケティングとMemでのナレッジ蓄積を連携させたいと考えている方
- リード獲得後の情報管理プロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点にDripとMemへの登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、DripとMemをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでMemを選択し、「Save to Mem」アクションでフォームから送信された情報を保存するように設定します
- 最後に、オペレーションでDripを選択し、「Create Subscriber」アクションでフォームの情報を基にSubscriberを作成するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するフォームのタイトルや、ユーザーに入力を求める質問項目は、用途に合わせて任意の内容に編集してください
- Memに情報を保存するアクションでは、フォームから取得したどの値をMemに保存するかを任意で設定してください
■注意事項
- Mem、DripのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionデータベースに情報が追加されたら、MemでNoteを作成する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報を、思考を整理するためのツールであるMemでも活用したいけれど、手作業での転記に手間を感じていませんか。MemとNotionの情報を連携させるため、双方のアプリを開いてコピー＆ペーストを繰り返すのは非効率です。このワークフローは、Notionのデータベースに新しい情報が追加されると、その内容を基にMemへ自動でノートを作成するため、情報収集やアイデアの整理といった業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでタスクや情報を管理し、Memでアイデアを整理している方
- MemとNotion間での情報転記作業をなくし、業務を効率化したい方
- Notionに蓄積したナレッジを、シームレスにMemへ連携させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベースに情報を追加するだけでMemにノートが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストで発生しがちな、入力ミスやmemとnotion間の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMemをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規作成の場合のみ後続の処理に進めるよう分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで検知したページのさらに詳細な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMemの「Create Note」を設定し、前段のオペレーションで取得した情報をもとに新しいノートを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータソースを任意で設定することが可能です。
- Memでノートを作成するアクションでは、保存先のコレクションIDを任意で設定できるほか、ノートの本文にNotionから取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Notion、MemのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
boardとMemの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた案件や顧客情報のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：boardの情報を更新したらMemも更新される？
A：Memの更新は現時点でできません。
boardのトリガーアクション「新しい案件が登録または更新されたら」と
Memのオペレーション「Delete Note」「Create Note」を組み合わせることで、案件の更新に合わせてMemのNoteを作り直すことはできます。
また、有料プランで利用可能な分岐処理を入れることで、新しい案件が登録された時と更新された時とで処理を分けられます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法／「分岐」の設定方法
Q：特定の条件の案件だけを連携したい
A：はい、できます。
上述した分岐処理は作成日時・更新日時による分岐だけでなく、複数の条件を組み合わせて振り分けることが可能です。
顧客名や受注ステータス、支払い方法など全て特定の条件に一致する案件のみをNoteに追加するような運用もできるでしょう。
参考：「分岐」の設定方法
Q：Memに作成するNoteの書式は変更できる？
A：はい、できます。
MemのNoteはマークダウンスタイルの書式設定をサポートしており、API経由でのNote作成でもマークダウンによる装飾が反映されます。
参考：Use keyboard shortcuts for formatting
