■概要
Gmailで受信した重要な情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、さらに思考ツールであるMemにも記録していませんか？こうした情報の二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけに、Microsoft Excelへの自動記録とMemへの保存を連携させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの情報をMicrosoft Excelへ転記し、Memで管理する手間を省きたい方
- Microsoft ExcelとMemを連携させ、情報集約やナレッジ管理を自動化したいと考えている方
- 手作業による情報転記のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信した情報を自動でMicrosoft ExcelとMemに記録するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや情報連携の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、メールから抽出した情報をシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでMemを選択し、「Save to Mem」アクションを設定して、同様に情報をMemに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、どのファイルのどのシートに情報を追加するかを任意で設定してください。また、Gmailのトリガーで取得したメールの件名や本文などを、シートのどの列に追加するかも設定が必要です。
- Memに保存するアクションでは、Gmailのトリガーで取得したメールの情報をもとに、メモのタイトルや本文にどの内容を反映させるかを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Mem、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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