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「Calendlyで日程調整は楽になったけど、その後の参加者への案内メール作成や顧客情報システムへの登録が手作業で面倒…」
「新しい予定が入るたびに、手動でチームに共有していて抜け漏れが心配…」
このように、Calendlyを導入したものの、その後の付随業務が手作業のままで、かえって手間が増えていると感じていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">Calendlyで予定が登録されたことをきっかけに、参加者に詳細メールを送信したり、社内のチャットツールへ通知したり、さらには顧客情報をデータベースに記録したりできる自動化</span>！
これがあれば、今までの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もあまりかからない方法です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Calendlyで登録された予定データを活用する、さまざまな業務フローを自動化できる</span>テンプレートが多数用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
ここでは、普段お使いの様々なツールとCalendlyを連携し、日程調整後のあらゆる業務を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使ってご紹介！
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね。
<span class="mark-yellow">Calendlyで新しい予定が登録された際に、その情報をGoogle ChatなどのチャットツールやOutlookなどのメールツールに自動で通知する</span>ことが可能です。
関係者への迅速な情報共有を実現し、手動での連絡漏れの防止に期待できます。
<span class="mark-yellow">Calendlyで登録された予定や招待者の情報を、AirtableなどのデータベースやCRMサービスに自動で記録する</span>こともできます。
手作業によるデータ入力の手間を省き、顧客情報の一元管理を効率化するのに役立つでしょう。
それではここから代表的な例として、「Calendlyに特定ユーザーの予定が登録された際に、Outlookでメールを自動送信する」フローの設定方法を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Calendly
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、フローで使用する各アプリとYoomを連携し、操作が行えるようにしていきます。
事前にマイアプリ登録を済ませておくことで、後のフローの設定がスムーズになりますよ！
以下に手順を解説した動画があるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
こちらも同様に登録手順を解説した動画があるので、こちらをご参照ください。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Calendlyで特定のユーザーのカレンダーに予定が登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら（webhook起動）」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
「組織uri」を、入力欄をクリックして表示される候補の中から、フローで使用するものを選択してください。
（候補は、Yoomと連携しているCalendlyアカウントに紐づいて表示されます）
同様に、「ユーザーuri」も候補から選択しましょう。
ここで設定したユーザーのカレンダーに予定が登録されると、フローボットが起動するようになりますよ！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、YoomとCalendlyのWebhookが連携できているかを確認します。
下図のように「テスト成功」と表示されたら、「次へ」をクリックしましょう。
次に、Calendlyで予定が登録されたことを、正常に検知できるかをチェックしていきます。
先ほど「ユーザーuri」に設定したユーザーのカレンダーに、テスト用の予定を登録してください。
登録したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録した予定の情報が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認してくださいね！
※取得した値とは？
「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
この取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※「テスト」の重要性について
各オペレーションの設定画面では、それぞれ「テスト」を実施し、テストを成功させることが重要です。
テストを成功させることで「取得した値」が取得でき、前述したように後続のオペレーション設定時に活用できます。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Calendlyに登録された予定の情報を基に、Outlookからメールを自動送信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
ステップ3同様にタイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
まずは「To」にメールを送信する相手のアドレスを設定します。
下図のように「取得した値」を使って設定することで、予定の参加者にメールを自動送信できるようになりますよ！
フローを活用する業務に合わせて、自由にカスタマイズしてみてください。
「CC」「BCC」は必要に応じて適宜設定しましょう。
「件名」は、フローを使用する業務シーンに合わせて自由に設定してみてくださいね！
最後に、「本文」にメールを送信する内容を設定していきます。
「お世話になっております。」など、毎回同じ文章を使用する定型的なテキストは直接入力し、「参加者の名前」や「開始日時」など、Calendlyから取得した情報を引用したい部分は「取得した値」を使って設定してください。
このように、定型文や「取得した値」を活用することで、送信する文章を柔軟にカスタマイズできるのは、Yoomの魅力ですね！
※下図の{{ }}で囲っているところが、「取得した値」を使ってCalendlyの情報を引用するように指定している部分です。
また、下図のように当日用の資料を添付することもできるので、ぜひ活用してみてくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」を押して、動作確認を行いましょう！
この際、実際に「To」に設定したメールアドレス宛にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心です。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
メールを確認してみると、Calendlyの予定情報が反映された状態で、設定した内容通りのメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」をクリックし、設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にすると設定したフローボットが起動するので、正常に動作するか確認してみてくださいね！
以上が、「Calendlyに特定ユーザーの予定が登録された際に、Outlookでメールを自動送信する」フローの作成手順でした。
予定が登録されたら、データベースやタスク管理ツールに情報を自動記録したり、チャットツールへ通知します。
逆に、フォームやCRM、ヘルプデスク、メール配信からの情報をトリガーに予定を自動作成することも可能です。
顧客対応や営業活動の質とスピードを向上させます。
いかがでしたか？
Calendlyと様々なツールとの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた日程調整後のメール連絡や情報登録といった付随業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを効果的に防ぐことが期待できます。</span>
これにより、担当者は面倒な繰り返し作業から解放され、商談の準備や顧客フォローといった、より本質的な業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用することで、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に構築することが可能です。
「本当に誰でも設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！
業務効率化の第一歩として、まずは本記事を参考にCalendlyを使った連携から、ぜひスタートしてみてくださいね！
Q：Calendly標準のワークフロー機能との違いは何ですか？
A：Yoomを使うことで、メールの文章を柔軟にカスタマイズできたり、メールに資料を添付することも可能になります。
また、メール送信後にSlackなどのチャットツールにも通知できたりと、メール送信のみにとどまらず、多様なアプリとの連携までも実現できるのがポイントです！
Yoomを使った連携可能なアプリ一覧は、下記のページからご確認ください。
Q：予定が変更・キャンセルされた場合も自動化できますか？
A：はい、できます。
現時点では「予定がキャンセルされたら（webhook起動）」トリガーがあります。
こちらをトリガーに設定することで、キャンセル時に通知することが可能です。
Q：1つの予定でメール送信とチャット通知を同時にできますか？
A：はい、できます。
その場合、Outlookの「メールを送信する」アクション直下に、通知に使いたいチャットアプリの「メッセージ送信」アクションを設定してご利用ください。
▼参考：Chatworkに通知する場合の構造▼
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