Google スプレッドシートで行が追加されたら、MakeLeapsに書類を作成する

■概要

Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、MakeLeapsで都度書類を作成する作業は、手間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでMakeLeapsの書類作成が自動で実行されるため、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートの情報からMakeLeapsで書類を手作業で作成している方
• 書類作成時の二重入力や転記ミスをなくし、請求業務を正確に行いたい経理担当者の方
• 定型的な書類発行業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけで書類が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による金額や宛名の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとMakeLeapsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
3. さらに、オペレーションでMakeLeapsの「書類を作成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、作成した書類の情報を元のシートに書き込みます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローをチェックする起動間隔や、対象とするシートの範囲、処理済みの行を識別するための一意の値が入った列を任意で設定してください。
• MakeLeapsで書類を作成するアクションでは、書類番号や種類、備考欄などを固定の値で設定したり、スプレッドシートの情報を引用して動的に設定したりすることが可能です。
• Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの行を更新するかの条件や、更新する値をMakeLeapsで作成した書類の情報などから任意に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとMakeLeapsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。