■概要
日々の業務でZoho Mailに届くメールの添付ファイルを、関係者に共有するために都度Gmailから手動で転送していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、転送漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとGmailを連携し、特定のタグが付いたメールの受信をきっかけに添付ファイルを自動で送信できます。これにより、情報共有の迅速化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取ったファイルをGmailへ手動で転送しており、手間を感じている方
- 複数のメールサービスを利用し、Zoho MailとGmail間の情報共有を効率化したい方
- メールの添付ファイルの見落としや転送忘れを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailでのファイル受信からGmailでの送信までが自動化されるため、手作業での転送にかかっていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル添付や宛先指定が不要になるため、転送漏れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとZoho MailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のタグのメールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoho Mailの「ファイル情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったメールから添付ファイル情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでZoho Mailの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得した情報をもとにファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailの各アクションでは、Yoomに連携している任意のアカウントIDを設定することが可能です。
- Gmailでメールを送るオペレーションでは、任意の送信先メールアドレスをTo、Cc、Bccに設定してください。
■注意事項
- Zoho Mail、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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