Gmailで添付ファイルを受信したら、Zoho Mailにファイルをアップロードする

■概要

Gmailで受信した重要な添付ファイルを、手作業でZoho Mailにアップロードする業務に手間を感じていませんか。こうした繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや選択ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで添付ファイルをZoho Mailへ自動でアップロードする仕組みを構築でき、日々の定型業務を円滑に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとZoho Mailを併用しており、添付ファイルの管理を手間に感じている方
• 手作業によるファイルの移動で発生する、アップロード漏れなどのミスを防ぎたい方
• メールでのファイル授受を起点とした業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーにZoho Mailへ自動でファイルが保存されるため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手を介した操作が不要になることで、添付ファイルの保存漏れや、誤ったファイルをアップロードするなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションを設定し、トリガーで取得した添付ファイルをアップロードするように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• Zoho Mailのオペレーション設定では、ファイルをアップロードする任意のアカウントIDを設定することが可能です。

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■注意事項

• Gmail、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。