Google Chatで特定条件のメッセージが投稿されたら、Outlookに通知する

■概要

Google Chatでの活発なコミュニケーションの中で、重要な情報やメンションを見逃してしまうことはありませんか？複数のツールを確認する手間から、対応が必要なメッセージが埋もれてしまうこともあります。
このワークフローは、Google Chatで特定の条件に合致したメッセージが投稿された際に、自動でOutlookへメール通知を送る仕組みを構築します。これにより、Google ChatとOutlook間の情報連携が円滑になり、重要なコミュニケーションの見逃しを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google ChatとOutlookを併用しており、重要な通知を見逃したくないと考えている方
• 特定のキーワードを含むGoogle Chatの投稿を、すぐに把握したいチームリーダーやマネージャーの方
• 手動での情報確認作業を自動化し、コミュニケーションの効率を上げたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatの特定メッセージをOutlookに自動で通知するため、重要な情報の確認漏れといった人的ミスを防ぐことに繋がります。
• 複数のツールを常に監視する必要がなくなり、Google ChatとOutlookを横断する情報確認の時間を短縮することが可能です。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれている場合のみ後続のアクションに進むよう条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致したメッセージ内容を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatのトリガー設定では、通知の監視対象としたいスペースのリソース名を任意で設定してください。
• 分岐オペレーションでは、通知のトリガーとしたいキーワードや送信者など、業務に合わせた条件を自由に設定可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、通知を受け取りたいメールアドレスやチームのメーリングリストなどを宛先に設定してください。

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■注意事項

• Google Chat、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。