Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Google Chatに通知する

■概要

Outlookで管理しているカレンダーの予定を、チームにGoogle Chatで共有する際、その都度手作業で通知していませんか？重要な予定の共有には手間がかかり、伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。OutlookとGoogle Chatを連携させ、カレンダーに新しいイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatへ通知します。これにより、チーム内のスムーズな情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookのカレンダーとGoogle Chatを併用し、予定の共有を手作業で行っている方
• チーム内のスケジュール共有を自動化し、コミュニケーションロスをなくしたいマネージャーの方
• Google ChatとOutlookを連携させ、日々の通知業務の効率化を進めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookに予定を登録するだけでGoogle Chatへ自動で通知が送信されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮することができます
• 手動での通知によって発生しがちな共有漏れや遅延を防ぎ、チーム全体への確実な情報伝達を可能にし、業務の信頼性を高めます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定する
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、登録されたイベントの詳細などを指定のスペースに送信するよう設定する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーのユーザーIDを任意で設定してください
• Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先となるスペースのリソース名を任意で設定してください

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■注意事項

• Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。