.png)
・
.avif)
「Googleコンタクトに新しい連絡先を追加するたびに、Outlookで関係者に通知するのが面倒…」、「手作業で情報を共有しているので、どうしてもタイムラグや伝達漏れが発生してしまう…」
このように、GoogleコンタクトとOutlook間での手作業による情報連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleコンタクトに新しい連絡先が登録されたら、その情報を自動でOutlookに通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されます。より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定が可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleコンタクトとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleコンタクトとOutlookのAPIを連携すれば、手動で行っていた連絡先の情報共有などを自動化できます。
これにより、入力ミスや伝達漏れを防ぎ、常に最新の情報を関係者間で共有することが可能になります。
これからご紹介する具体的な自動化例は、テンプレートを使えばすぐに試すことができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleコンタクトに新しい連絡先が追加された際に、その詳細情報を自動でOutlookのメールで関係者に通知するフローです。<span class="mark-yellow">
手作業による情報共有の手間を完全に排除し、伝達漏れやタイムラグを防ぐことができます。</span>
この連携は、Googleコンタクトのデータを直接Outlookに連携するシンプルな構成のため、設定も簡単です。
「特定の顧客」や「優先度の高いリード」など、あらかじめ設定した条件に合致する連絡先がGoogleコンタクトに追加された場合のみ、Outlookで通知を送信します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">本当に重要な情報だけを絞り込んで関係者に共有し、不要な通知による混乱を避けることが可能です。</span>
この連携では、途中で条件分岐の処理を挟むことで、より柔軟な自動化を実現します。
それでは、さっそく実際にGoogleコンタクトとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleコンタクトとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogleコンタクトで連絡先が作成されたら、Outlookで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにGoogleコンタクトと入力し、Googleコンタクトのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンを押下しましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogleコンタクトが追加されたことを確認出来たら、Googleコンタクトのマイアプリ登録は完了となります。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
Googleコンタクトに連絡先が作成されたことを検知する設定を行っていきます。
画面赤枠の「コンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下の項目を設定していきます。
また、設定のテストのためGoogleコンタクトに新しく連携先を作成しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Googleコンタクトのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にOutlookからメールを送信する設定を行います。
画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下の項目を設定していきます。
「メール内容」の項目では実際に送信するメールを作成するように、宛先、件名、本文など画面の内容に沿って入力を行ってください。
また、プルダウンより1つ前のステップで取得した項目も設定することが可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
各項目の設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「メール送信のテスト」の画面に表示されているメールの内容で問題がなければテストボタンをクリックしましょう。(※実際に宛先にメールが送信されるため、必要に応じてメンバーに周知などを行っておきましょう。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookのメール送信設定を完了させてください。
メールのエラー表示があった場合は、こちらを参考にしてください。
実際に宛先のメールボックスを確認すると、設定した内容でメールが届いていることを確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はGoogleコンタクトからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogleコンタクトへのデータ連携を実施することもできます。
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信したメールの本文や署名欄から、氏名、会社名、電話番号などの連絡先情報を自動で抽出し、Googleコンタクトに新しい連絡先として登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">メールの内容を見ながら手作業で連絡先を登録する手間を省き、入力ミスなくコンタクトリストを効率的に拡充できます。</span>
この連携は、正規表現などを用いてテキストから必要な情報を抜き出す処理が特徴です。
「特定のドメインからのメール」や「件名に特定のキーワードを含むメール」など、あらかじめ設定した条件に合致するメールを受信した場合にのみ、連絡先情報を抽出してGoogleコンタクトに登録します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">重要な取引先や見込み顧客の情報だけを自動でコンタクトリストに追加し、整理された状態を維持できます。</span>
Yoomでは、GoogleコンタクトとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GoogleコンタクトとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleコンタクトに新しい連絡先が作成されたら、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに追加したり、Microsoft TeamsやSlackに通知したりと、顧客情報の管理と共有を自動化できます。
Outlookで受信したメール内容を基にHubSpotにチケットを作成したり、Salesforceで商談ステージが更新されたら担当者へお礼メールを自動送信したりと、メール業務を効率化できます。
GoogleコンタクトとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGoogleコンタクトとOutlook間の情報共有作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は伝達漏れやタイムラグを心配することなく、常に最新の情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連絡先の「更新」も同期できますか？
A：はい。連絡先の更新についても今回のフローで検知が可能なため同期することができます。
Q：Googleコンタクトのどの項目がOutlookに連携されますか？（カスタムフィールドは対象ですか？）
A：はい、「Googleコンタクトのトリガー設定」にて取得した項目から連携対象を選択することができます。また、Googleコンタクトのカスタムフィールドについても取得が可能なため、メールの連携内容に掲載することも可能です。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づくための通知機能はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
.png)
.avif)
.webp)
.webp)
