Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を登録するたび、手作業でOutlookを立ち上げて関係者に共有していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、連絡の遅延や共有漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録をトリガーとして、自動でOutlookから指定した宛先に通知メールが送信されるため、コンタクト情報の連携をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとOutlookを日常的に利用し、コンタクト情報の連携に手間を感じている方
- 新しい連絡先が追加された際に、チームへ迅速かつ確実に共有したいと考えている担当者の方
- 手作業による情報共有業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの情報追加のみで、自動でOutlookから通知されるため、これまで手作業に費やしていたコンタクト情報の共有時間を短縮できます
- 手動での通知作業が不要となることで、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、新規コンタクトの情報を関係者に通知するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションにおいて、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
- 個人のメールアドレスだけでなく、チームで利用しているメーリングリストなどを宛先に設定することで、関係者全員に一斉通知することもできます
■注意事項
- Googleコンタクト、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「Googleコンタクトに新しい連絡先を追加するたびに、Outlookで関係者に通知するのが面倒…」、「手作業で情報を共有しているので、どうしてもタイムラグや伝達漏れが発生してしまう…」
このように、GoogleコンタクトとOutlook間での手作業による情報連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、Googleコンタクトに新しい連絡先が登録されたら、その情報を自動でOutlookに通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定が可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleコンタクトとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を登録するたび、手作業でOutlookを立ち上げて関係者に共有していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、連絡の遅延や共有漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録をトリガーとして、自動でOutlookから指定した宛先に通知メールが送信されるため、コンタクト情報の連携をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとOutlookを日常的に利用し、コンタクト情報の連携に手間を感じている方
- 新しい連絡先が追加された際に、チームへ迅速かつ確実に共有したいと考えている担当者の方
- 手作業による情報共有業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの情報追加のみで、自動でOutlookから通知されるため、これまで手作業に費やしていたコンタクト情報の共有時間を短縮できます
- 手動での通知作業が不要となることで、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、新規コンタクトの情報を関係者に通知するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションにおいて、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
- 個人のメールアドレスだけでなく、チームで利用しているメーリングリストなどを宛先に設定することで、関係者全員に一斉通知することもできます
■注意事項
- Googleコンタクト、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
GoogleコンタクトとOutlookを連携してできること
GoogleコンタクトとOutlookのAPIを連携すれば、手動で行っていた連絡先の情報共有などを自動化できます。
これにより、入力ミスや伝達漏れを防ぎ、常に最新の情報を関係者間で共有することが可能になります。
これからご紹介する具体的な自動化例は、テンプレートを使えばすぐに試すことができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleコンタクトで連絡先が作成されたら、Outlookで通知する
Googleコンタクトに新しい連絡先が追加された際に、その詳細情報を自動でOutlookのメールで関係者に通知するフローです。
手作業による情報共有の手間を完全に排除し、伝達漏れやタイムラグを防ぐことができます。
この連携は、Googleコンタクトのデータを直接Outlookに連携するシンプルな構成のため、設定も簡単です。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を登録するたび、手作業でOutlookを立ち上げて関係者に共有していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、連絡の遅延や共有漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録をトリガーとして、自動でOutlookから指定した宛先に通知メールが送信されるため、コンタクト情報の連携をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとOutlookを日常的に利用し、コンタクト情報の連携に手間を感じている方
- 新しい連絡先が追加された際に、チームへ迅速かつ確実に共有したいと考えている担当者の方
- 手作業による情報共有業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの情報追加のみで、自動でOutlookから通知されるため、これまで手作業に費やしていたコンタクト情報の共有時間を短縮できます
- 手動での通知作業が不要となることで、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、新規コンタクトの情報を関係者に通知するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションにおいて、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
- 個人のメールアドレスだけでなく、チームで利用しているメーリングリストなどを宛先に設定することで、関係者全員に一斉通知することもできます
■注意事項
- Googleコンタクト、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleコンタクトで特定条件の連絡先が作成されたら、Outlookで通知する
「特定の顧客」や「優先度の高いリード」など、あらかじめ設定した条件に合致する連絡先がGoogleコンタクトに追加された場合のみ、Outlookで通知を送信します。
この仕組みにより、本当に重要な情報だけを絞り込んで関係者に共有し、不要な通知による混乱を避けることが可能です。
この連携では、途中で条件分岐の処理を挟むことで、より柔軟な自動化を実現します。
Googleコンタクトで特定条件のコンタクトが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
OutlookとGoogleコンタクトを併用する中で、それぞれの連絡先情報を手作業で確認・共有することに手間を感じていませんか。特に新しい連絡先が増えるたびに発生する転記作業や通知業務は、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトで特定の条件を満たす連絡先が作成・更新された際に、指定した内容でOutlookから自動でメール通知を送信できます。手作業による連絡先の共有漏れを防ぎ、重要な情報を迅速に関係者へ展開することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleコンタクトを併用しており、連絡先の情報共有を効率化したい方
- 手作業での情報共有による通知漏れや遅延を防ぎ、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
- GoogleコンタクトとOutlook間の連携を自動化し、定型的な連絡業務を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録をトリガーに、Outlookから関係者へ自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。
- 手動での共有作業が不要になることで、通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件（例：特定のラベルがついたコンタクトなど）に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を含んだメールを指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Googleコンタクトから取得した情報をもとに、「特定のラベルが含まれていたら」や「会社名が〇〇だったら」など、通知対象を絞り込むための条件を任意で設定可能です。
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由に設定できます。
■注意事項
- Googleコンタクト、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleコンタクトとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleコンタクトとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleコンタクトとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGoogleコンタクトで連絡先が作成されたら、Outlookで通知するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleコンタクトとOutlookをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Googleコンタクトのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：GoogleコンタクトとOutlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Googleコンタクトの連携
検索ボックスにGoogleコンタクトと入力し、Googleコンタクトのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンを押下しましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogleコンタクトが追加されたことを確認出来たら、Googleコンタクトのマイアプリ登録は完了となります。
Outlookの連携
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
お手持ちのMicrosoftアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにOutlookが追加されたことを確認出来たら、Outlookのマイアプリ登録は完了となります。
ステップ2：テンプレートをコピー
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたら、Outlookで通知する
試してみる
■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を登録するたび、手作業でOutlookを立ち上げて関係者に共有していませんか？この一連の作業は手間がかかるだけでなく、連絡の遅延や共有漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録をトリガーとして、自動でOutlookから指定した宛先に通知メールが送信されるため、コンタクト情報の連携をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとOutlookを日常的に利用し、コンタクト情報の連携に手間を感じている方
- 新しい連絡先が追加された際に、チームへ迅速かつ確実に共有したいと考えている担当者の方
- 手作業による情報共有業務を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの情報追加のみで、自動でOutlookから通知されるため、これまで手作業に費やしていたコンタクト情報の共有時間を短縮できます
- 手動での通知作業が不要となることで、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報伝達を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで、新規コンタクトの情報を関係者に通知するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションにおいて、通知メールの送信先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定することが可能です
- 個人のメールアドレスだけでなく、チームで利用しているメーリングリストなどを宛先に設定することで、関係者全員に一斉通知することもできます
■注意事項
- Googleコンタクト、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ3：Googleコンタクトのトリガー設定
Googleコンタクトに連絡先が作成されたことを検知する設定を行っていきます。
画面赤枠の「コンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
- タイトル:任意の値に変更可能です。
- アプリ:マイアプリ連携をした「Googleコンタクト」が反映されていることを確認しましょう。
- Googleコンタクトと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
- トリガーアクション:プルダウンより設定可能です。今回はデフォルトで設定されている項目(コンタクトが作成または更新されたら)のまま進みましょう。
設定が完了したら次へボタンを押下しましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下の項目を設定していきます。
- トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
また、設定のテストのためGoogleコンタクトに新しく連携先を作成しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Googleコンタクトのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
ステップ4：Outlookのメール送信設定
次にOutlookからメールを送信する設定を行います。
画面赤枠の「メールを送る」をクリックしてください。
「メールの設定」画面では以下の項目を設定していきます。
- タイトル:任意の値に変更可能です。
- アプリ:マイアプリ連携をした「Outlook」が反映されていることを確認しましょう。
- Outlookと連携するアカウント情報:フローと紐づけるアカウントを選択してください。対象のアカウントがリストに表示されていないときは「アカウントを追加」から追加が可能です。
「メール内容」の項目では実際に送信するメールを作成するように、宛先、件名、本文など画面の内容に沿って入力を行ってください。
また、プルダウンより1つ前のステップで取得した項目も設定することが可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
各項目の設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
「メール送信のテスト」の画面に表示されているメールの内容で問題がなければテストボタンをクリックしましょう。(※実際に宛先にメールが送信されるため、必要に応じてメンバーに周知などを行っておきましょう。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Outlookのメール送信設定を完了させてください。
メールのエラー表示があった場合は、こちらを参考にしてください。
実際に宛先のメールボックスを確認すると、設定した内容でメールが届いていることを確認できます。
ステップ5：フローをONにして動作を確認
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
OutlookのデータをGoogleコンタクトに連携したい場合
今回はGoogleコンタクトからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからGoogleコンタクトへのデータ連携を実施することもできます。
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信した内容をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する
Outlookで受信したメールの本文や署名欄から、氏名、会社名、電話番号などの連絡先情報を自動で抽出し、Googleコンタクトに新しい連絡先として登録します。
これにより、メールの内容を見ながら手作業で連絡先を登録する手間を省き、入力ミスなくコンタクトリストを効率的に拡充できます。
この連携は、正規表現などを用いてテキストから必要な情報を抜き出す処理が特徴です。
Outlookで受信した内容をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受け取った名刺情報や署名欄の連絡先を、都度Googleコンタクトへ手入力していませんか？この作業は単純ですが時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、記載された情報を基にGoogleコンタクトへ自動で連絡先を作成します。OutlookとGoogleコンタクト間の連絡先管理を自動化し、面倒な手作業をなくしましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した連絡先情報をGoogleコンタクトへ手作業で登録している方
- OutlookとGoogleコンタクトを連携させ、連絡先の登録を自動化したいと考えている方
- 連絡先情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで自動で連絡先が作成されるため、これまで手作業で行っていたGoogleコンタクトへの登録時間を短縮できます。
- 手作業での転記がなくなることで、連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメール本文から連絡先情報などを「テキストを抽出する」よう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先を作成」アクションで抽出した情報を基に連絡先を登録するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、すべての受信メールを対象にするだけでなく、特定のフォルダを指定してワークフローを起動させることが可能です。例えば、「連絡先登録」といった専用フォルダを作成し、そのフォルダIDを設定することで、意図したメールのみを処理対象とすることができます。
■注意事項
- Outlook、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した特定条件の内容をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する
「特定のドメインからのメール」や「件名に特定のキーワードを含むメール」など、あらかじめ設定した条件に合致するメールを受信した場合にのみ、連絡先情報を抽出してGoogleコンタクトに登録します。
この仕組みによって、重要な取引先や見込み顧客の情報だけを自動でコンタクトリストに追加し、整理された状態を維持できます。
Outlookで受信した特定条件の内容をもとに、Googleコンタクトに連絡先を作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールの連絡先情報を、一件ずつGoogleコンタクトへ手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、自動で内容を判別してGoogleコンタクトへ連絡先を作成します。これにより、連絡先管理の工数を削減し、正確な情報管理を実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleコンタクトを連携させ、連絡先管理を効率化したいと考えている方
- メールからの連絡先登録作業に時間を取られ、コア業務に集中したい営業担当者の方
- 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点にGoogleコンタクトへの登録までが自動化されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- システムが情報を正確に転記するため、手作業で発生しがちな連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の件名や差出人など、任意の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能で、メール本文から氏名や会社名、電話番号といった連絡先情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトの「連絡先を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい連絡先を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象としたい場合、任意のフォルダIDを設定することが可能です。
- 分岐機能では、メールの件名や本文に特定のキーワードが含まれている場合や、特定の差出人から送信された場合など、自由に条件を設定できます。
■注意事項
- Outlook、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GoogleコンタクトやOutlookを活用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、GoogleコンタクトとOutlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
GoogleコンタクトとOutlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleコンタクトを使った便利な自動化例
Googleコンタクトに新しい連絡先が作成されたら、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに追加したり、Microsoft TeamsやSlackに通知したりと、顧客情報の管理と共有を自動化できます。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで管理している連絡先情報をMicrosoft Excelのリストに反映させる際、手作業での転記に手間や時間を取られていませんか？また、手入力による転記ミスや更新漏れは、重要なビジネスチャンスの損失にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトへの登録をトリガーにMicrosoft Excelへ自動でデータを追加できるため、こうした課題を解消して顧客情報を正確に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとMicrosoft Excelを併用し、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや更新漏れを防ぎ、情報の正確性を高めたい方
- 定型的な顧客情報の登録作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトに連絡先が作成されると自動でMicrosoft Excelにレコードが追加されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し「コンタクトが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をどの列に追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションで、データを追加したいExcelファイルとそのファイル内の特定のシートを任意で指定することが可能です。
- Googleコンタクトから取得したどの情報（氏名、会社名、メールアドレスなど）を、Microsoft Excelのどの列に追加するかを自由にマッピング設定できます。
■注意事項
- Googleコンタクト、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
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■概要
新しい顧客や取引先が増えるたびにGoogleコンタクトに情報を登録し、さらにMicrosoft Teamsでチームに共有する作業は、手間がかかるうえ共有漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに新しい連絡先が作成された際にMicrosoft Teamsの指定したチャネルへ自動で通知が送信されます。これにより、情報共有の手間や漏れといった課題を解消し、スムーズな連携体制を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有を行っている方
- 手作業での情報共有に手間を感じ、連絡漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- 顧客や取引先の新規情報を、チーム内で迅速かつ確実に共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトへの登録が完了すると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での共有にかかっていた時間を短縮することができます。
- 手動での情報伝達で起こりがちな共有漏れや内容の誤りを防ぎ、確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、通知したい内容を記載します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送信したいチームやチャネルを任意で指定することが可能です。
- 送信するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。Googleコンタクトから取得した氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を含めて通知することで、より分かりやすい情報共有を実現します。
■注意事項
- Googleコンタクト、Microsoft TeamaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleコンタクトで新しい連絡先を管理する際、都度Google スプレッドシートのリストへ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、入力漏れやコピー＆ペーストのミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに新しい連絡先が作成された際に指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートで顧客情報を管理し、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスや追加漏れといったヒューマンエラーを防止したい方
- 獲得したリード情報をスピーディーにリスト化し、営業活動の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトに連絡先が作成されると自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや追加漏れといったヒューマンエラーの発生を防いでデータリストの正確性を維持できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した連絡先情報を追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加するオペレーションでは、対象となるファイルや、そのファイル内のどのシートに情報を追加するかなどを任意で設定することができます。
■注意事項
- Googleコンタクト、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleコンタクトでコンタクトが作成されたらSlackに通知する
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■概要
Googleコンタクトに新しい連絡先を追加した際、その情報をチームへ共有する作業を手動で行っていませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れやタイムラグが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleコンタクトに連絡先が登録された際に自動でSlackに通知が送信されるため、迅速かつ確実な情報共有が実現し、業務連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleコンタクトで顧客情報を管理し、Slackでチーム連携を行っている方
- 新しい連絡先の追加後、手作業での情報共有に手間や漏れを感じている方
- 営業活動や顧客対応における情報共有のスピードを改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleコンタクトに連絡先を登録するだけでSlackに自動通知されるため、これまで情報共有にかかっていた時間と手間を削減できます。
- 手作業による通知の漏れや、情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleコンタクトとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleコンタクトを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。この設定で、トリガーで取得した連絡先の情報を任意のチャンネルに通知できます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackにメッセージを送信するオペレーションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、営業チーム用のチャンネルや案件ごとのチャンネルなど、共有したい相手に合わせて変更が可能です。
- 通知するメッセージの内容も自由にカスタマイズが可能です。Googleコンタクトから取得した氏名や会社名などの情報と固定のテキストを組み合わせて、分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- Googleコンタクト、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hunterで登録されたLead情報をGoogleコンタクトに同期する
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■概要
営業活動において、Hunterで獲得したリード情報を手作業でGoogleコンタクトに登録していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Hunterで新しいリードが作成されると自動でGoogleコンタクトに同期されます。手作業による登録の手間やミスをなくし、迅速なアプローチの準備を整えることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Hunterで獲得したリード情報を手作業でGoogleコンタクトに登録している方
- リード情報の入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ精度を高めたい方
- 営業活動の初動を早め、効率的なアプローチを実現したいセールスチーム
■このテンプレートを使うメリット
- Hunterでリードが作成されると自動でGoogleコンタクトに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、名前や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HunterとGoogleコンタクトをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHunterを選択し、「Created Lead」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleコンタクトを選択し、「連絡先を作成」アクションを設定し、トリガーで取得したリード情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleコンタクトに連絡先を作成する際、登録する情報を任意に設定できます。例えば、Hunterで取得したリードの氏名やメールアドレス、会社名などの情報を、Googleコンタクトの対応する項目に自動で埋め込む設定が可能です。
■注意事項
- Hunter、GoogleコンタクトのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookで受信したメール内容を基にHubSpotにチケットを作成したり、Salesforceで商談ステージが更新されたら担当者へお礼メールを自動送信したりと、メール業務を効率化できます。
Outlookで受け取った契約書をOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Outlookで受け取った契約書の内容を確認し、Google スプレッドシートへ転記する作業に手間を感じていませんか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された契約書をOCRで読み取ります。
さらに、Google スプレッドシートへ自動で情報を追加できるため、このような課題を解消するための有用ツールとなるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る契約書の管理を手作業で行っている方
- 契約情報をGoogle スプレッドシートに手入力しており、入力ミスや漏れを防ぎたい方
- 定型的な契約書処理を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書の情報を自動で読み取り転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務の効率化に繋がります。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」を選択してファイル情報を取得し、次のアクションで「メールの添付ファイルをダウンロード」を設定してデータをダウンロードします。
- その後、OCR機能「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードした契約書ファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのような条件で処理を分岐させるかを任意に設定・追加できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目（会社名、契約金額など）を任意でカスタムすることが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、前段のオペレーションで取得した値をどの列に記録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受信したアンケート結果をGoogle Chatに通知する
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■概要
Outlookで受信するアンケートの回答メールを、チームで確認するために、都度Google Chatへ転記するのは手間ではないでしょうか。手作業での共有は時間がかかるだけでなく、通知の漏れや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、アンケート結果を自動でGoogle Chatへ通知できるため、情報共有のプロセスを効率化し、対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- アンケート結果などの定型的な情報共有を自動化し、業務を効率化したい方
- 手作業による情報共有での、通知漏れや転記ミスなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をきっかけに自動で通知が実行されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、アンケート結果が記載されたメールの件名や送信元などを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの本文などを引用して、指定したスペースに通知されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、どのメールを自動化の対象とするか、件名や差出人アドレス、本文に含まれるキーワードなどで任意に設定してください。
- Google Chatのオペレーション設定では、通知を送信するスペースや、送信するメッセージの本文などを任意の内容にカスタムしてください。
■注意事項
- OutlookとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft ExcelとSlackに追加・通知する
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■概要
「OutlookのメールをAIで要約してMicrosoft ExcelとSlackに追加・通知する」フローは、受信メールの内容を効率的に管理し、チーム内での情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメールを効率的に管理したいビジネスパーソンやチームリーダーの方
- 情報共有を迅速化し、チーム全体で最新の情報をリアルタイムに把握したい方
- Microsoft Excelでのデータ管理を自動化し、手作業の負担を減らしたい経理や管理部門の方
- Slackを活用してコミュニケーションを強化し、情報の漏れや伝達ミスを防ぎたい企業
■このテンプレートを使うメリット
OutlookのメールのAIによる要約とMicrosoft Excelへの登録が自動化されるため、作業負担が軽減されます。
さらに、Slackへの自動通知により、チーム全体が迅速に情報を把握できます。
メール管理の手間が削減され、業務効率が向上します。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
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■概要
Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。
- 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。
- HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。
Salesforceの商談ステージが更新されたらOutlookの予定表に自動的に予定を追加する
試してみる
■概要
Salesforceで商談ステージが更新されるたびに、手動でOutlookの予定表に打ち合わせなどを登録していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステージの更新をきっかけに、Outlookへ自動で予定を追加し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとOutlookを日常的に利用し、スケジュール管理を効率化したい営業担当者の方
- 営業チームの定型業務を自動化し、生産性の向上を目指しているセールスマネージャーの方
- 手作業による入力ミスや登録漏れを防ぎ、商談管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceでの商談情報更新後、自動でOutlookに予定が登録されるため、これまで手作業で行っていた入力の手間を省くことができます。
- 手作業での情報転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防止し、スケジュール管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件（例：商談ステージが「アポイント確定」）の場合に後続の処理に進むよう設定します。
- 続いて、OCR機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、Salesforceの商談情報から顧客名や日時などのデータを抽出します。
- 最後に、Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションで、抽出したデータをもとに予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガーでは、フローボットが起動する間隔やご自身のマイドメインURLを任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した商談ステージなどの情報にもとづき、後続のオペレーションを起動させる条件を自由にカスタマイズできます。
- OCR機能の「テキストからデータを抽出する」では、どのテキストからどの項目を抽出するかを指定可能です。対象のテキストには前のステップで取得したアウトプットを利用できます。
- Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」では、予定のタイトルや開始日時、終了日時などを任意の値やSalesforceから取得した情報で設定してください。
■注意事項
- Outlook、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
GoogleコンタクトとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたGoogleコンタクトとOutlook間の情報共有作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は伝達漏れやタイムラグを心配することなく、常に最新の情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連絡先の「更新」も同期できますか？
A：はい。連絡先の更新についても今回のフローで検知が可能なため同期することができます。
Q：Googleコンタクトのどの項目がOutlookに連携されますか？（カスタムフィールドは対象ですか？）
A：はい、「Googleコンタクトのトリガー設定」にて取得した項目から連携対象を選択することができます。また、Googleコンタクトのカスタムフィールドについても取得が可能なため、メールの連携内容に掲載することも可能です。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づくための通知機能はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
