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「Google DriveとCanvaを日常的に使っていて、Driveにあるファイルを元にCanvaでデザインを作りたい！」
「でも、毎回手作業でCanvaにフォルダを作ったり、ファイルをアップロードしたりするのは正直面倒…」
このように、二つのツール間での手作業による連携に非効率を感じていませんか？
特に、請求書や見積書などのファイル名からクライアント名を読み取り、Canvaに手動でフォルダを作成するような定型業務は、単純な作業でありながら時間もかかり、ミスも起こりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルが追加されるだけで、その内容を自動で読み取ってCanvaに専用フォルダを作成する仕組み</span>があれば、これらの定型的な業務から解放され、デザイン制作という本来のクリエイティブな業務にもっと集中できる時間を増やしていけます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとCanvaを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとCanvaのAPIを連携すれば、Google Driveにファイルが格納されたタイミングで、そのファイル情報を基にCanvaでフォルダを作成する、といった一連の業務フローを自動化できます。
これにより、デザイン作成前の準備作業にかかる時間を削減し、手作業によるミスを防ぎます。ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveにアップロードされた請求書などの書類から、OCR機能を使ってファイル内のテキスト（例えば会社名など）を自動で読み取り、そのテキストをフォルダ名としてCanva内に自動でフォルダを作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業でのフォルダ作成やファイル管理の手間が一切なくなり、デザイン作成の準備を効率化</span>できるため、クリエイティブな作業にすぐに取り掛かれます。
Google Drive内の指定したフォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーにして、OCRでファイル内の情報を読み取り、その情報を基にCanvaでフォルダを自動作成するフローを構築します。
特定のプロジェクトやクライアントに関連するファイルのみを対象に自動化できるため、<span class="mark-yellow">必要な情報だけをCanva上で整理し、作業環境を常にクリーンに保つ</span>ことができ、管理コストの削減にも繋がります。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとCanvaを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとCanvaの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
事前準備
テスト用にGoogle Driveにファイルを追加しておきます。
今回は以下のような見積書を準備しました！
はじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google Driveの場合
マイアプリから「新規接続」を押した後、Google Driveを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録は完了です。
Canvaの場合
同様にマイアプリから「新規接続」を押した後、Canvaを検索し、クリックしてください。
以下の画面から、「許可」をクリックします。
これでCanvaのアプリ連携は完了です
ここからフローを作成していきます！
あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGoogle Driveに新しくファイルが追加されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
フォルダIDのフィールドをクリックすると、候補が出てくるので連携したいフォルダを選択します。
既にテスト用のファイルが格納されています。
選択したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示され、取得した値(アウトプット)が出力されます。
アウトプットについてはこちらの記事も参考にしてください。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、ファイルをダウンロードする設定を行います。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
ファイルの容量制限については、こちらを確認しましょう。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
ファイルIDは、前項で取得した値から、「ファイルID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、トリガーが実行されるたび新しいファイルIDが反映されます。
入力したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると以下のように表示されるので、「保存する」をクリックします。
次に3つ目の工程をクリックします。
OCRを活用し、PDFから文字を読み取るための設定を行います。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
タイトルは任意で変更が可能です。
アクションは「任意のPDF・画像ファイル(〇〇字以内)から文字情報を読み取る」を選択します。
文字数によって消費するタスクが異なりますので、適切な文字数を選択してください。
選択したら「次へ」をクリックします。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次の画面で、ファイルの添付方法は「取得した値を使用」、右側のプルダウンをクリックし、前項で取得した値からファイルを選択してください。
PDFの文字から抽出したい項目を指定します。
今回は「件名」「相手先」「日付」を指定しました。
Canvaで作成するフォルダ名に使用したい項目をピックアップしています。
AIが判定しやすいように、わかりやすい項目を設定しましょう。
使用するAIと言語も選択し、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、ダウンロードしたPDFから値が取得されました。
確認し、「保存する」をクリックします。
次に4つ目の工程をクリックします。
Canvaでフォルダを作成するための設定を行います。
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
フォルダ名を設定します。
前項で取得した値の件名や日付、相手先会社名をカスタマイズすることができます。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しいフォルダ名が作成されます。
親フォルダIDも注釈に従って入力してください。
入力したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると以下のように表示され、Canva側では新しいフォルダが作成されます。
確認し「保存する」をクリックしましょう。
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する方法は以上です。
Yoomでは、Google DriveとCanvaに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Google DriveとCanvaでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Google Driveに格納されたファイルやGoogleフォームで送信された画像をOCRで読み取り、YoomDB、Misoca、kintone、Notion、Microsoft Dynamics365 Salesといった様々なアプリケーションに自動でデータを登録できます。
Googleフォームに添付されたファイルや、BASEで作成・更新された商品、NotionやSlackの投稿をトリガーに、Canvaにフォルダを自動で作成できます。これにより、デザイン素材やプロジェクトの整理を効率化できます。
Google DriveとCanvaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGoogle DriveからCanvaへの情報整理やフォルダ作成といった準備作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はデザイン制作の準備段階にかかる時間を短縮し、本来注力すべきクリエイティブなコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：自動処理が失敗した場合、どのようにエラーを知ることができますか？
A：連携に失敗した場合は、フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばメールなどで自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから「削除→再接続」で復旧可能です。
詳しくは、こちらのヘルプページをご参照ください。
Q：どんなフォーマットの書類でもOCRで読み取れますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって抽出結果に差が出る場合があります。項目名が明確で、値がユニーク、文字数が6500文字以内のような場合は高精度で処理できますが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字を含むファイルでは精度が低くなることがあります。
詳細についてはこちらのヘルプページをご確認ください。
Q：フォルダ名に「処理日の日付」や固定の文言を自動で追加できますか？
A：フォルダ名はカスタマイズ可能です。
「処理日の日付」は取得した値から「作成時間」や「実行時間」を選択することで追加できます。
固定の文言なども追加してお好みのフォルダ名に設定してみてください。
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