■概要
フォームから問い合わせや申し込みがあるたびに、関連資料を管理するためにCanvaで手動でフォルダを作成していませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則のばらつきや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーとしてCanvaに自動でフォルダが作成されるため、このような課題をスムーズに解消し、後続の業務へ円滑に移行できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム経由の案件ごとにCanvaでデザインや資料を管理しているマーケティングや営業担当の方
- 手作業によるフォルダ作成に手間を感じており、クリエイティブなコア業務に集中したい方
- 繰り返し発生する定型業務を自動化することで、業務の標準化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームの回答と同時にCanvaのフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に注力できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、安定した業務品質を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CanvaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダを作成する」アクションを設定し、フォームの内容に応じたフォルダが自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォームトリガーでは、テキスト入力や選択式など、用途に応じて質問項目や回答形式を自由にカスタマイズしてください。
- Canvaでフォルダを作成するアクションでは、フォルダ名を任意で設定できます。フォームの回答内容を引用して「会社名_案件名」のように動的なフォルダ名を設定することも可能です。
■注意事項
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