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「Googleフォームでファイル付きの回答を受け付けた後、一つ一つ手動でGoogle Driveのフォルダに整理している…」
「ファイルの種類や提出部署ごとにフォルダを分ける作業が面倒で、ミスも起きやすい…」
このように、GoogleフォームとGoogle Drive間でのファイル管理業務に、手間や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、添付ファイルを自動的にGoogle Driveの指定フォルダへ格納する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい手作業から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで手作業にかけていた時間や手間を大幅に削減し、業務をもっと楽にすることが可能です！
Yoomには<span class="mark-yellow">GoogleフォームとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GoogleフォームとGoogle DriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル管理のプロセスを自動化できます。
例えば、フォームの回答内容に基づいて、添付ファイルを適切なフォルダに自動で振り分けるといったことが可能になり、業務の効率を格段に向上させることができます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームでファイルが添付された回答を受け取った際に、そのファイルを自動的にGoogle Driveの特定のフォルダへ移動させることができます。
これにより、<span class="mark-yellow">手動でファイルをダウンロードし、適切なフォルダへアップロードし直すといった一連の作業が不要になり、ファイル整理の手間を大幅に削減</span>できます。この連携は、アプリ間のデータを直接つなぐシンプルな構成です。
Googleフォームの回答内容（例えば、選択された部署名や書類の種類など）を条件として、添付されたファイルをGoogle Drive内の異なるフォルダへ自動的に振り分けて格納することが可能です。
この仕組みを構築することで、<span class="mark-yellow">手作業によるファイルの仕分けミスを防ぎ、整理された状態でファイルを管理できるため、後から必要なファイルを素早く見つけ出す</span>ことができます。
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
[Googleフォームのマイアプリ登録]
アプリ一覧画面の検索欄に「Googleフォーム」と入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、権限の許可を求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、Yoomとの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
【Google Driveのマイアプリ登録】
Google Driveのマイアプリ連携はGoogleフォームと同様の手順です。
アプリ一覧画面の検索欄で「Google Drive」を検索し、設定を行なってください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まずは、フロー稼働の起点となるフォームを設定していきましょう。
一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。
Googleフォームと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーに「フォームに回答が送信されたら」が選択されていることを確認してください。
入力が終わったら、「次へ」をクリック。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらテストのため、Googleフォームで回答者としてフォームに記入し、送信してください。なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Googleフォームから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
なお、YoomのGoogleフォームでは、デフォルトで取得できる値は、「回答ID」「最終回答日時」「回答の作成日時」「回答者のメールアドレス」のみとなっており、ユーザーの回答内容を取得するためには、手動でアウトプットを追加する必要があります。
追加する方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
Google Driveにファイルをダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※なお、ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
これまでと同じ要領でタイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは、そのままにして、「次へ」を押してください。
Google Driveに保存されているファイルをダウンロードします。ファイルIDを選択しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、ファイルが取得されます。
最後に、ダウンロードしたファイルをGoogle Driveにアップロードする設定を行います。
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
これまでと同じ要領でタイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは「ファイルをアップロードする」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、API接続設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Google Driveの指定フォルダにファイルが格納されていることを確認してみましょう。
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するかどうかを確認しましょう！
Yoomでは、Google フォームとGoogle Driveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Google フォームとGoogle Driveでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Googleフォームで回答が送信されたら、その内容をLINE WORKSに通知したり、面接の予約情報をGoogleカレンダーに自動で登録したりできます。
また、回答情報をもとにカオナビに従業員を登録し、LINE WORKSのアカウントを発行することも可能です。
さらに、名刺画像をOCRで読み取ってサスケに登録したり、フォームの内容から請求書を作成してSlackで共有したりと、様々な業務を効率化できます。
Google DriveにアップロードされたファイルをDocuSignで締結したら自動で格納したり、ファイルを元にMisocaで見積書を作成したりできます。
また、Google Driveから顧客データをダウンロードして楽楽明細に一括インポートするなど、各種サービスと連携した業務を効率化できます。
さらに、Google Meetで会議が終わったら録画データをGoogle Driveに格納し、Gmailに通知することも可能です。
GoogleフォームとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのダウンロード、アップロード、フォルダへの振り分けといった一連の転記作業の手間を完全に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はファイル管理業務から解放され、常に整理された状態で情報にアクセスできるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：共有ドライブ（Shared Drive）にファイルを格納できますか？
A : 可能です。個人ではなくチームでファイルを管理・運用したい方は、個人のマイドライブではなく、組織の共有ドライブが連携先として指定できます。
Q：添付ファイルだけでなく、回答テキストも一緒に保存できますか？
A : 提出されたファイルと、そのファイルに関する情報（回答者名、提出日など）をセットで保存できます。
Q：連携が失敗した場合（エラー時）の通知方法はありますか？
A : エラーになると、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。また、エラー時の対応方法については、こちらをご覧ください。
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