Googleフォームでファイルが送信されたら、種別に応じてGoogle Driveに格納する

■概要

Googleフォームでファイルを受け付けた後、Google Driveの特定のフォルダに手動で格納し、ファイルの種類ごとに整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Googleフォームにファイル付きの回答が送信された際に、ファイルの種類に応じて自動でGoogle Driveの指定フォルダに格納する一連の流れを自動化し、手作業によるファイル管理の煩雑さを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルをGoogle Driveで管理しているご担当者の方
• 手作業でのファイル仕分けに時間がかかり、格納ミスなどの課題を抱えている方
• GoogleフォームとGoogle Driveを連携させ、ファイル受付業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信を起点に、ファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、これまで手作業で行っていたファイル整理の時間を短縮できます。
• 手動でのファイル移動やフォルダ分けによる、格納場所の間違いや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、フォームの回答内容や添付ファイル情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイル情報などをもとに、後続の処理を分岐させます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分岐条件に応じたフォルダにファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、ファイルIDは固定値で指定するか、前段のトリガーで取得した情報を変数として設定することが可能です。
• 分岐機能では、ファイルの種類やフォームの回答内容など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
• Google Driveへファイルをアップロードする際、アップロード先のフォルダIDやファイル名は、固定値または前段で取得した情報を変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924