Googleフォームで回答されたファイルデータを、指定のGoogle Driveのフォルダに移動する

■概要

Googleフォームでファイル付きの回答を収集する際、回答があるたびにファイルをダウンロードし、指定の管理フォルダへ手動で移動する作業に手間を感じてはいないでしょうか。こうした定型的な作業は、他の業務を圧迫する一因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、添付されたファイルデータを自動で指定のGoogle Driveフォルダに格納できるため、ファイル管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで応募書類や課題提出物など、ファイルの収集を行っている担当者の方
• Google Driveに保存されるファイルを、手作業でフォルダ分けしている方
• 手動でのファイル移動による格納漏れや、格納先のミスを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答があるたびに発生していたファイルの移動作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル整理に伴う格納先の指定ミスや移動漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の確実性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle DriveをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleフォームの回答情報を取得し、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで取得したファイル情報を指定します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、自動化の対象としたい任意のフォームを指定することが可能です。
• Google Driveでダウンロードするファイルは、前のステップで取得したフォームの回答情報から変数としてファイルIDを設定します。
• Google Driveへファイルをアップロードする際は、保存先のフォルダIDなどを任意で指定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924