「Notionに従業員情報を登録しているけど、Softrで構築したポータルサイトにも同じ情報を手入力するのが面倒…」
「Softrのユーザー情報を更新する際に、Notionの情報も手動で修正しており、更新漏れや入力ミスが発生してしまう…」
このように、NotionとSoftrを併用する中で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
二重入力の手間や情報の不整合は、見えないコストとして業務を圧迫する原因になりがちです。
もし、Notionのデータベースに新しい情報が追加・更新された際に、その内容が自動でSoftrに反映される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒なデータ管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionとSoftrを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Notionで従業員が登録されたら、Softrにも追加する
試してみる
■概要
Notionで管理している従業員情報を、Webサイトや顧客ポータルを構築できるSoftrにも手作業で登録していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が追加されるとSoftrにも自動でユーザー登録できます。これにより、管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとSoftrで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- メンバーズサイトなどの運営で、手作業でのユーザー登録に手間を感じている方
- 従業員情報の管理や登録業務の効率化・自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに情報を一度入力するだけでSoftrにも自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSoftrをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、特定のデータソースに新しい従業員が登録されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 次に、オペレーションでNotionのアクションを設定し、トリガーで取得した従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSoftrのアクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにSoftrにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定で、従業員情報として収集する項目（氏名、メールアドレス、部署など）を任意で設定できます。
- Softrにユーザーとして追加する際、Notionから連携する従業員情報を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Notion、SoftrのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
NotionとSoftrを連携してできること
NotionとSoftrのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたデータ転記や更新作業を自動化し、最新の情報を両方のアプリケーションで同期させることが可能になります。
これにより、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Notionで従業員が登録されたら、Softrにも追加する
Notionを従業員データベースとして活用している場合に、新しい従業員の情報が追加されたことをトリガーとして、Softrのユーザーリストにも自動で同じ情報を登録します。
この連携により、従業員ポータルなどへのアカウント発行作業が自動化され、手作業による登録の手間や入力ミスをなくすことができます。
Notionで従業員が登録されたら、Softrにも追加する
試してみる
■概要
Notionで管理している従業員情報を、Webサイトや顧客ポータルを構築できるSoftrにも手作業で登録していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が追加されるとSoftrにも自動でユーザー登録できます。これにより、管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとSoftrで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- メンバーズサイトなどの運営で、手作業でのユーザー登録に手間を感じている方
- 従業員情報の管理や登録業務の効率化・自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに情報を一度入力するだけでSoftrにも自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSoftrをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、特定のデータソースに新しい従業員が登録されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 次に、オペレーションでNotionのアクションを設定し、トリガーで取得した従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSoftrのアクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにSoftrにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定で、従業員情報として収集する項目（氏名、メールアドレス、部署など）を任意で設定できます。
- Softrにユーザーとして追加する際、Notionから連携する従業員情報を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Notion、SoftrのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionで情報が特定ステータスに更新されたら、SoftrでUserを削除する
Notion上の従業員データベースで、特定の従業員のステータスが「退職」などに更新された際に、Softr上の該当ユーザーを自動的に削除します。
この仕組みによって、退職者アカウントの削除漏れを防ぎ、セキュリティを強化しながら、アカウント管理の手間を削減することが可能になります。
Notionで情報が特定ステータスに更新されたら、SoftrでUserを削除する
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■概要
Notionで顧客や会員情報、従業員情報を管理し、SoftrでWebサイトや会員・従業員向けのポータルを構築しているものの、退会処理などのユーザー情報の同期を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや削除ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、NotionとSoftrを連携させ、Notion上のステータスを更新するだけで、Softrのユーザー情報を自動で削除する仕組みを構築します。これにより、手作業による削除作業をなくし、正確で効率的なユーザー管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとSoftrを連携させて会員サイトや顧客ポータル、社内ポータルを運営している方
- Notion上のステータス変更を手動でSoftrに反映させている担当者の方
- NotionとSoftr間でのユーザー情報管理における削除漏れやミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionでステータスを変更するだけでSoftrのユーザー削除が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた更新時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業に起因するユーザーの削除漏れや、誤って別の人を削除してしまうといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSoftrをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を改めて取得します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、取得したNotionページのステータスが特定の値（例：「退会済み」）の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでSoftrの「Delete User」を選択し、条件に合致したユーザーを自動で削除するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガーおよびオペレーション設定では、連携の対象としたいデータソースIDを任意で指定してください。
- 分岐機能の設定では、Softrでユーザーを削除する条件となるNotionのステータスを、運用に合わせて任意の値（例：「解約」「利用停止」など）に設定してください。
■注意事項
- Notion、SoftrのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上でのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
NotionとSoftrの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にNotionとSoftrを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとSoftrの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はNotionで従業員が登録されたら、Softrにも追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- NotionとSoftrをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Notionのトリガー設定およびSoftrのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Notionで従業員が登録されたら、Softrにも追加する
試してみる
■概要
Notionで管理している従業員情報を、Webサイトや顧客ポータルを構築できるSoftrにも手作業で登録していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が追加されるとSoftrにも自動でユーザー登録できます。これにより、管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとSoftrで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- メンバーズサイトなどの運営で、手作業でのユーザー登録に手間を感じている方
- 従業員情報の管理や登録業務の効率化・自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに情報を一度入力するだけでSoftrにも自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSoftrをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、特定のデータソースに新しい従業員が登録されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 次に、オペレーションでNotionのアクションを設定し、トリガーで取得した従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSoftrのアクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにSoftrにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定で、従業員情報として収集する項目（氏名、メールアドレス、部署など）を任意で設定できます。
- Softrにユーザーとして追加する際、Notionから連携する従業員情報を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Notion、SoftrのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1： NotionとSoftrをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の画面が表示されるので、任意のアカウントでログインしてください。
Notionの場合
まず、事前準備として、Notion上に従業員情報を管理するためのデータベースを作成しておきましょう。
このタイミングで作成しないと、後述のアクセス許可画面に表示されないためです。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでNotionと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されるので、任意の方法でログインします。
今回はメールアドレスでログインするので、アドレス入力後「続行」をクリックします。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
YoomからNotionへのアクセス権限を確認し、「ページを選択する」をクリックします。
Yoomがアクセスできるページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
Softrの場合
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSoftrと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名、API Key、Domainをそれぞれ入力し、「追加」をクリックします。
ステップ2： 該当のテンプレートをコピー
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Notionで従業員が登録されたら、Softrにも追加する
試してみる
■概要
Notionで管理している従業員情報を、Webサイトや顧客ポータルを構築できるSoftrにも手作業で登録していませんか？二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が追加されるとSoftrにも自動でユーザー登録できます。これにより、管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとSoftrで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- メンバーズサイトなどの運営で、手作業でのユーザー登録に手間を感じている方
- 従業員情報の管理や登録業務の効率化・自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに情報を一度入力するだけでSoftrにも自動でユーザーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSoftrをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、特定のデータソースに新しい従業員が登録されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
- 次に、オペレーションでNotionのアクションを設定し、トリガーで取得した従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSoftrのアクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにSoftrにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定で、従業員情報として収集する項目（氏名、メールアドレス、部署など）を任意で設定できます。
- Softrにユーザーとして追加する際、Notionから連携する従業員情報を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Notion、SoftrのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上でのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
ステップ3： Notionのトリガー設定
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
今回はテスト用に、従業員「テスト次郎」が追加されたことを想定し、以下のレコードを登録しました。
なお、最後のステップでSoftrにユーザーを作成する際、メールアドレスは必須の登録項目となります。
そのため、この段階で従業員のメールアドレスを入力しておくことをおすすめします。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でNotionをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定のデータソースのページが作成されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
データソースIDは注釈に沿って入力してください。
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Notionで新たに作成されたデータベースに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は後続のステップで利用可能です。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
ステップ4： 分岐の設定
「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
今回のフローにおいて、Notionのトリガーは「特定のデータソースのページが作成・更新された」ときに起動します。
そのままでは既存レコードを更新した場合にもフローが動いてしまうため、不要なユーザー作成が発生してしまう可能性があります。
そこで分岐条件を設定し、「作成日時」と「最終更新日時」が同じ場合のみ処理を進めるようにします。
これにより、従業員情報が新たに追加されたときだけSoftrでユーザー作成が実行されるようになり、不要な重複登録を防ぐことができます。
以下の画面では基本的に内容を確認するだけでOKです。
タイトル
任意で設定してください。
オペレーション
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」が選択されていることを確認してください。
取得した値
「作成日時」が選択されていることを確認してください。
分岐条件
「作成日時」「値と等しくない」が選択されていることを確認しましょう。
右の値には「最終更新日時」を指定します。
デフォルトで設定されていますが、誤って消してしまった場合などは、画像のとおり入力欄をクリックすると前のステップでNotionから取得した値が表示されます。
その中から「最終更新日時」を選択してください。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
設定が完了したら、「保存する」をクリックします。
ステップ5： Notionのレコードを取得
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
また、Notionと連携するアカウント情報に問題がないかもあわせて確認しておきましょう。
連携するデータベースを設定します。
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、ステップ3でテスト用に従業員情報を追加したデータソースIDと同じものを選択しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
レコード条件の設定では、Notionのどのレコードを処理対象にするかを指定します。
デフォルトで「レコードID」「等しい」という条件が設定されています。
右側の入力欄をクリックすると、トリガーのステップでNotionから取得した値一覧が表示されるので、その中から「ID」を選択してください。
これにより、トリガーで作成されたレコードと一致するデータをこのステップで取得できるようになります。
入力が完了したら、設定した条件に基づいて該当するレコードが正しく取得できるかを確認するため、「テスト」をクリックしましょう。
