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「Notionに従業員情報を登録しているけど、Softrで構築したポータルサイトにも同じ情報を手入力するのが面倒…」
「Softrのユーザー情報を更新する際に、Notionの情報も手動で修正しており、更新漏れや入力ミスが発生してしまう…」
このように、NotionとSoftrを併用する中で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
二重入力の手間や情報の不整合は、見えないコストとして業務を圧迫する原因になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに新しい情報が追加・更新された際に、その内容が自動でSoftrに反映される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、面倒なデータ管理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">NotionとSoftrを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
NotionとSoftrのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたデータ転記や更新作業を自動化し、最新の情報を両方のアプリケーションで同期させることが可能になります。
これにより、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Notionを従業員データベースとして活用している場合に、新しい従業員の情報が追加されたことをトリガーとして、Softrのユーザーリストにも自動で同じ情報を登録します。
この連携により、<span class="mark-yellow">従業員ポータルなどへのアカウント発行作業が自動化され、手作業による登録の手間や入力ミスをなくす</span>ことができます。
Notion上の従業員データベースで、特定の従業員のステータスが「退職」などに更新された際に、Softr上の該当ユーザーを自動的に削除します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">退職者アカウントの削除漏れを防ぎ、セキュリティを強化しながら、アカウント管理の手間を削減</span>することが可能になります。
それでは、さっそく実際にNotionとSoftrを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとSoftrの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はNotionで従業員が登録されたら、Softrにも追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の画面が表示されるので、任意のアカウントでログインしてください。
Notionの場合
まず、事前準備として、Notion上に従業員情報を管理するためのデータベースを作成しておきましょう。
このタイミングで作成しないと、後述のアクセス許可画面に表示されないためです。
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでNotionと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されるので、任意の方法でログインします。
今回はメールアドレスでログインするので、アドレス入力後「続行」をクリックします。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
YoomからNotionへのアクセス権限を確認し、「ページを選択する」をクリックします。
Yoomがアクセスできるページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
Softrの場合
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSoftrと検索し対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名、API Key、Domainをそれぞれ入力し、「追加」をクリックします。
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
今回はテスト用に、従業員「テスト次郎」が追加されたことを想定し、以下のレコードを登録しました。
なお、最後のステップでSoftrにユーザーを作成する際、メールアドレスは必須の登録項目となります。
そのため、この段階で従業員のメールアドレスを入力しておくことをおすすめします。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でNotionをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定のデータベースのページが作成されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
データベースIDは注釈に沿って入力してください。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Notionで新たに作成されたデータベースに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は後続のステップで利用可能です。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されます。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
今回のフローにおいて、Notionのトリガーは「特定のデータベースのページが作成・更新された」ときに起動します。
そのままでは既存レコードを更新した場合にもフローが動いてしまうため、不要なユーザー作成が発生してしまう可能性があります。
そこで分岐条件を設定し、「作成日時」と「最終更新日時」が同じ場合のみ処理を進めるようにします。
これにより、従業員情報が新たに追加されたときだけSoftrでユーザー作成が実行されるようになり、不要な重複登録を防ぐことができます。
以下の画面では基本的に内容を確認するだけでOKです。
タイトル
任意で設定してください。
オペレーション
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」が選択されていることを確認してください。
取得した値
「作成日時」が選択されていることを確認してください。
分岐条件
「作成日時」「値と等しくない」が選択されていることを確認しましょう。
右の値には「最終更新日時」を指定します。
デフォルトで設定されていますが、誤って消してしまった場合などは、画像のとおり入力欄をクリックすると前のステップでNotionから取得したアウトプットが表示されます。
その中から「最終更新日時」を選択してください。
アウトプットを活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
設定が完了したら、「保存する」をクリックします。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
また、Notionと連携するアカウント情報に問題がないかもあわせて確認しておきましょう。
連携するデータベースを設定します。
入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、ステップ3でテスト用に従業員情報を追加したデータベースを選択しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
レコード条件の設定では、Notionのどのレコードを処理対象にするかを指定します。
デフォルトで「レコードID」「等しい」という条件が設定されています。
右側の入力欄をクリックすると、トリガーのステップでNotionから取得したアウトプット一覧が表示されるので、その中から「オブジェクトID」を選択してください。
これにより、トリガーで作成されたレコードと一致するデータをこのステップで取得できるようになります。
入力が完了したら、設定した条件に基づいて該当するレコードが正しく取得できるかを確認するため、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、Notionから取得したレコードの内容が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットをもとに、この後のステップでSoftrでユーザーの作成が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「Create User」をクリックします。
「Create User」をクリックします。
Email
入力欄をクリックすると、前のステップでNotionから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
アウトプットを活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがSoftrに登録されてしまうので注意が必要です。
以下の画像の通り、Full NameとPasswordについても、メールアドレスと同様に取得した値から対応する値を選択して入力しました。
Generate Magic Linkは、Softrで新しいユーザーを作成するときにマジックリンクを自動生成するかどうかを決める設定です。
任意の項目をプルダウンから選択しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でSoftrにユーザーが正しく作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成されたユーザーの情報が一覧で表示されます。
あわせてSoftrを開き、指定した内容でユーザーが作成されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Notionで従業員が登録されたタイミングで、Softrのユーザーリストにその情報が自動で追加されるようになります。
実際にNotionに新しい従業員の情報を登録し、Softrにユーザーが正しく追加されるかを確認してみましょう。
今回はNotionからSoftrへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSoftrからNotionへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。お客様からの問い合わせ管理やユーザー情報の同期など、幅広い業務を効率化できます。
Softrで構築したWebサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった際に、その内容をNotionのデータベースに自動で追加します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">問い合わせ内容を手動で転記する必要がなくなり、対応漏れを防ぎながら、顧客情報をNotionに一元管理</span>できます。
Softr上のユーザーが自身のプロフィール情報を更新した際に、その変更内容をNotionの従業員データベースにも自動で反映させます。
この自動化により、<span class="mark-yellow">情報の鮮度を保ち、手動でのデータ修正作業をなくす</span>ことで、情報管理の正確性と効率性を高めることができます。
今回ご紹介した連携以外でも、NotionやSoftrのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
アイテムが追加されたらタスク管理ツールにカードを作成したり、データベースに情報を格納しチャットツールに通知したりします。
また、特定の条件を満たすページが作成された際に、オンラインストレージにフォルダを自動作成することも可能です。
これにより、情報の整理や共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
ツールのAPIが呼び出された際に、チャットツールに通知を送ることができます。
また、データベースに従業員やレコードが登録された際やオンラインフォームの回答内容をもとに、ユーザーとして自動で追加することも可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報転記の手間を削減し、業務効率を向上させます。
NotionとSoftrの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた従業員情報の登録・更新・削除といった一連の管理業務を効率化し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ転記作業から解放され、より戦略的な人事管理やコンテンツ企画といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生すると、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
通知にはエラーが起きたオペレーションや詳細のリンクが記載されており、すぐに原因を確認できます。エラー内容を確認して修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Notionのデータベース構造を変更した場合、Yoomの設定修正は必要ですか？
A：Notionのデータベース構造を変更しても、基本的にYoom側の修正は必要ありません。
今回の連携では、プロパティに入力された値（例：メールアドレスや氏名など）を取得して連携しているため、列名を変更しても処理は継続して正しく動作します。
ただし、プロパティ自体を削除した場合や形式を変更した場合（例：テキスト→セレクト）には値を取得できなくなることがあるため、設定の見直しが必要です。
また、Notion側に新しいプロパティを追加しても、Softrの「Create User」アクションで設定できる項目以外が自動で反映されることはありません。
Q：退職者のアカウント削除はどのくらい早く実行されますか？
A：記事内で紹介している「Notionで情報が特定ステータスに更新されたら、Softrでユーザーを削除する」テンプレートでは、退職者アカウントの削除は設定したトリガー間隔ごとに確認され、トリガーとなるアクションを確認した場合にフローボットが起動して実行されます。
迅速に削除を行いたい場合は、トリガー間隔を最短に設定することをおすすめします。
なお、トリガーの起動間隔は 5分・10分・15分・30分・60分 から選択できます。
利用できる起動間隔はご契約プランによって異なります。
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