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「受信したデータをMicrosoft Excelで管理しているタスクリストとAsanaに一つひとつ手作業で入力している…」
「両方のツールで情報を更新するのが面倒で、データの不整合が起こりがち…」
このように、Microsoft ExcelとAsana間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelのデータを自動的にAsanaのタスクとして登録したり、更新したりする仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より重要な戦略的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間をかけずに現在の業務フローを改善できますので、ぜひこの機会に自動化を導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft ExcelとAsanaを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft ExcelとAsanaのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたデータ転記や更新作業を自動化し、業務の正確性とスピードを向上させることが可能になります。
Yoomでは、特定の業務シナリオに合わせた連携テンプレートを複数ご用意しており、アカウントを登録するだけで、すぐにMicrosoft ExcelとAsanaの連携を実際に体験できます。
登録はわずか30秒で完了しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
問い合わせフォームや依頼フォームへの回答を起点に、その内容をMicrosoft Excelの管理表に記録し、同時にAsanaに担当者へのタスクを自動で作成します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">フォームからの情報をMicrosoft Excelに記録しつつ、Asanaでタスク化するまでの手間を削減</span>し、対応漏れや遅延を防げます。
新規案件やプロジェクトの依頼がフォーム経由で届いた際に、その情報をMicrosoft Excelの案件管理表に追加すると同時に、Asanaに新しいプロジェクトを自動で立ち上げます。
これにより、<span class="mark-yellow">手動でのプロジェクト作成や関連情報の転記作業が不要となり、プロジェクトの始動をスピードアップ</span>させ、スムーズな案件管理を実現します。
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelとAsanaを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel／Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。
設定方法については、以下のリンク先も参考にしてみてくださいね。
なお、今回はテストのため。事前に以下のようなデータベースを作成しています。
Asanaも同じように登録していきましょう！
Asanaにも事前にテスト用のプロジェクトを作成しています。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にMicrosoft ExcelとAsanaのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
まず、一番上の「タスク追加フォーム」のアイコンをクリックします。
フォームには最初から基本の項目が用意されています。
デフォルトでは「タスク名」と「タスクの説明」を入力して送信できるようになっています。
細かい設定方法については、以下のリンク先を確認してみてくださいね。
※フォームのカスタマイズには一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
下の方にスクロールすると完了ページの設定が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボットの起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
通知の送信先にも関わるので必要なら変更し、そうでなければ「次へ」をクリックしましょう！
フォームの表示設定と詳細設定を設定していきます。
取得した値には、テスト用のタスク名とタスクの説明をテスト入力しましょう。
今回は以下のように設定しています。
設定が終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
次に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
先ほどと同じように設定していきましょう。
アクションには「レコードを追加する」を選びます。
データベースの連携を設定していきます。
※必須と記載の項目は忘れず入力するようにしましょうね。
その他の設定は必須項目ではありませんが変更したい場合は、注釈を参考にしながら入力してくださいね。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を設定していきましょう。
各項目をクリックすると、フォームで設定した値を引用できます。
設定が完了したらテストします。
※各項目を手入力してしまうと、Microsoft Excel側でデータが重複登録されてしまうため、「取得した値」から選ぶようにしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、保存しましょう。
テスト後はMicrosoft Excelの画面できちんとレコードが追加されているか確認しておくと安心です。
最後に、「タスクを追加」のアイコンをクリックします。
アクションは「タスクを追加」を選択しましょう。
各項目を設定していきます。
項目は多いですが無理に全部埋めなくても大丈夫です。
気になるところは注釈を見ながら設定してみてくださいね。
今回は必須項目以外にも、タスクの説明を設定しています。
設定が終わったらテストをして、問題がなければ保存しましょう。
テスト後は、きちんとAsanaの画面で実行されているか確認しておくと安心です。
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、フォームで回答が送信されたら、Microsoft ExcelとAsanaにタスクを追加する方法でした！
今回はMicrosoft ExcelからAsanaへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAsanaからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Asanaで新しいタスクが作成されるたびに、そのタスク名、担当者、期日などの情報をMicrosoft Excelの指定シートに自動で追加します。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">Asana上のタスク情報を自動でMicrosoft Excelに集約</span>するため、プロジェクト全体の進捗状況の可視化や、チーム外へのレポート作成が効率化できます。
Asana上でタスクのステータスが「完了」に変更された際に、その情報と連携しているMicrosoft Excelの該当レコードのステータスも自動で「完了」に更新します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">進捗管理表を手動で更新する手間と更新漏れのリスクをなくし</span>、常に最新かつ正確な状態でプロジェクトの進捗を把握することが可能になります。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft ExcelやAsanaのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
管理している在庫数が不足した際に、チャットツールに自動で通知したり、カレンダーアプリや開発プラットフォームの更新情報を自動で反映させたりできます。
また、フォームから送信された商談メモをAIで解析して追加したり、指定したスケジュールで取得したレコードをSNSに自動投稿したりといった一連の作業も自動化できます。
データの自動収集から情報共有、SNS連携まで、業務プロセス全体を効率化し、手作業の手間を削減しましょう。
プロジェクトにタスクが追加されたことをトリガーに、別のタスク管理ツールにもタスクを作成したり、カレンダーに期日を登録したりします。
また、タスクが完了したら、カスタマーサポートツールのチケットステータスを更新する連携も可能です。
これにより、チーム内のタスク管理を効率化し、手動でのデータ入力を削減します。
Microsoft ExcelとAsanaの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防げるかもしれません。</span>
これにより、担当者は常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、データの入力や確認といった定型業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Asanaでタスクを追加した際に、担当者を割り当てられますか？
A：はい、可能です！
Asanaの「タスクを追加」アクションで担当者のメールアドレスを入力する欄があるので、設定すれば担当者を割り当てられます。
Q：Asanaのタスクを完了した際にMicrosoft Excel側を更新できますか？
A：はい、できます。
例えば、以下のようなテンプレートがあります。
Yoomには他にも様々なテンプレートがあるので、ぜひこちらから確認してみてくださいね。
Q：連携が失敗した場合どうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
また通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
再実行は自動で行われませんので、通知を確認後、手動で再実行を行ってください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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