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「Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、関連ファイルを保管するDropboxフォルダを手作業で作っている」
「タスク名とフォルダ名を一致させるのに気を使うし、たまに入力ミスをして後から探すのに苦労する…」
このように、プロジェクト管理ツールWrikeとオンラインストレージDropboxを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さやストレスを感じていませんか？
そこでオススメなのが、<span class="mark-yellow">Wrikeでタスクが作成された瞬間に、対応するDropboxフォルダが自動で生成される仕組み</span>！
こうした日々の細かな手間やヒューマンエラーのリスクから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できるはず！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識が一切不要なノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに快適なものにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">WrikeとDropboxを連携し、様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
WrikeとDropboxのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていた多くの作業を自動化し、業務効率を向上させることが期待できます。
例えば、Wrikeでタスクが作成された際に、そのタスク名のフォルダをDropboxに自動生成したり、特定の条件を満たすタスクが発生した場合にのみフォルダを作成したりといった処理が実現可能に！
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
Wrikeで新しいタスクを作成するたびに、そのタスク名を元にしたフォルダを自動でDropboxに作成する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">タスクごとに関連資料を保管するフォルダを手動で作成する手間が省け、命名規則の統一やフォルダの作成漏れを防ぐ</span>ことができるでしょう。
プロジェクトメンバー全員が整理された環境でファイルにアクセスできるようになり、スムーズな情報共有の実現をサポートします。
Wrikeで作成されたタスクの中でも、特定のプロジェクトに属するものや、特定の担当者が割り当てられたものなど、予め設定した条件に合致するタスクが発生した場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動作成することも可能です。
この連携は分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">不要なフォルダの自動生成を防ぎ、本当に必要な情報だけを整理して管理できる</span>ので、ストレージの管理をよりスマートかつ効率的に行うことができるでしょう。
それでは、さっそく実際にWrikeとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでWrikeとDropboxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Wrikeでタスクが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Wrikeのマイアプリ登録】
検索窓にWrikeと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントでログインしましょう。
ログインしたらYoomとの連携を「承認」し、連携完了です！
【Dropboxのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にDropboxと入力し、表示された候補から選択します。
Dropboxのログイン画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントにログインしてください。
ログインしたらYoomとの連携は完了です！
ここから実際に、フローを作成していきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを使用しているので、以下のバナーをクリックし、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Wrikeにタスクが作成されたことをきっかけに、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレート「タスクが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集可能なので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携した情報が反映されています。フローで使用するものであることを今一度確認してくださいね！
トリガーアクションは変更せず「タスクが作成されたら」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、Wrikeにテスト用のタスクを作成してください。
この際作成するタスクは、「Sampleプロジェクト」などの架空の情報でOKです！
作成後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成したタスクの情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認してください。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認したら「保存する」を押して、次の設定に進みます。
続いて、Wrikeに作成されたタスク情報を基に、Dropboxにフォルダを作成する設定を行います。
「フォルダを作成」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認しましょう。
アクションは「フォルダを作成」のままにして、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を行います。
「フォルダのパス」を、入力欄下に記載されている注釈に従って設定しましょう。
今回はテスト用に、「Wrike_連携フォルダ」という名前のフォルダをDropboxに作成しました。
このフォルダ内にWrikeの情報を使ったフォルダを作成していくように設定していきますよ！
この場合、「フォルダのパス」の注釈に記載されている「/フォルダ1」の部分は、「Wrike_連携フォルダ」となります。
「/サブフォルダ1」の部分には、自動作成するフォルダ名を設定しましょう。
今回はWrikeで作成されたタスク情報を使ってフォルダを作成するので、アウトプットを用いて下図のように設定してくださいね！
こうすることで、Wrikeで作成されたタスクのタイトルを引用して、Dropboxにフォルダを自動作成できるようになります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Dropboxの指定したフォルダ内にフォルダが作成されていることを確認しましょう。
確認後、Yoomの画面に戻って「保存する」を押したら設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Wrikeでタスクが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローの作成手順でした！
今回はWrikeからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからWrikeへのデータ連携を実施したい場合も、もちろん自動化が可能です。
下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxの指定したフォルダに新しいファイルが格納されたことをトリガーとして、Wrikeにタスクを自動で作成するフローです。
例えば、<span class="mark-yellow">クライアントから受領した資料や、デザイナーから納品された制作物をDropboxにアップロードするだけで、関係者へのレビュー依頼タスクがWrikeに自動起票される</span>ため、タスクの作成漏れを防ぎ、迅速なアクションに繋げることができるでしょう。
Dropboxにファイルが格納された際に、ファイル名に特定のキーワードが含まれていたり、特定のフォルダに格納されたりした場合にのみ、Wrikeにタスクを自動作成することも可能です。
この分岐処理を含む連携を活用することで、<span class="mark-yellow">例えば「請求書」という名前のファイルがアップロードされた時だけ経理担当者宛の確認タスクを作成する、といった柔軟な業務フローを構築</span>でき、より的確なタスク管理の実現をサポートします。
WrikeやDropboxのAPIを活用することで、タスク管理やファイル管理の作業を効率化できます。
Yoomでは、こうした業務を自動化するためのテンプレートが多数用意されており、日々の業務負担軽減に貢献します！
タスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに自動で追記することで、進捗をスムーズに可視化できます。また、タスク作成時にOutlookやGoogle Chatに通知することで、関係者が素早く対応できる環境を整えられるかもしれません！
さらに、Microsoft Excelにタスク内容を追加すれば、レポート作成やデータ分析も簡単になるはずです。他にも異なるプロジェクト管理ツール間でも情報を同期でき、タスクの二重登録や伝達漏れを防ぎます！
Salesforceで取引先が登録された際にDropboxにフォルダを作成することで、顧客ごとの資料管理が効率化されます。さらに、DropboxにアップロードされたファイルをOCR処理してGoogle スプレッドシートに自動追加することで、データ入力の手間を削減できるでしょう。
また、Googleフォームから送信されたPDFを自動結合しDropboxに保存したり、Outlookから受信した添付ファイルを自動リネームして保存するなど、ファイル整理と共有作業もシステム化することができます！
いかがでしたか？
本記事でご紹介したように、WrikeとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスクごとのフォルダ作成や、それに伴うデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを効率的に防止する</span>ことができるでしょう。
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、プロジェクトの進捗管理やクリエイティブな作業といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはず！
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃうのもポイント！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、あなたのアイディア次第で活用方法は無限大！
ぜひこの機会に、自社の業務に合う最適なフローを構築してみてください。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
まずは本記事を参考に、WrikeとDropboxの連携からスタートしてみてくださいね！
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