「ホットプロファイルで新しいリードが登録されるたびに、手動で情報を確認して関係部署に通知するのが大変…」
「リードへの対応が遅れたり、通知漏れが発生したりして機会損失につながっていないか心配…」
このように、名刺管理・SFAツールであるホットプロファイルで獲得したリード情報の共有に、手間や課題を感じていませんか？
もし、ホットプロファイルに新しいリード情報が登録されたタイミングをトリガーにして、Slackなどのチャットツールにその内容を自動で通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
営業チーム全体で迅速かつ漏れのリスクを防ぎ、リード対応を行うことが期待できます。
これにより、重要な商談活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはホットプロファイルのリード情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Slackの営業チームへ通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新規リード情報を、営業チームへ迅速に共有できていますか？手作業での連絡では通知の遅れや共有漏れが発生し、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Slackへ自動で通知を送ることができ、リードへの迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで獲得したリード情報を、手作業でSlackに通知している方
- リードへのアプローチ速度を改善し、機会損失を防ぎたいと考えている営業チームの方
- ホットプロファイルで作成されたリードの通知を自動化し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリードが作成されると自動で通知されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を削減し、迅速な対応が可能になります
- 手作業による通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、任意のチャンネルに通知を送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーション設定で、通知を送りたいチャンネルを任意で設定してください
- 通知するメッセージ内容には、ホットプロファイルのトリガーで取得したリード情報（会社名や担当者名など）を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます
■注意事項
- ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで作成されたリードをSlackに自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、ホットプロファイルにリードが作成された際に、その情報をSlackの営業チームへ自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル/Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ホットプロファイルとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- ホットプロファイルのトリガー設定とSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Slackの営業チームへ通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新規リード情報を、営業チームへ迅速に共有できていますか？手作業での連絡では通知の遅れや共有漏れが発生し、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Slackへ自動で通知を送ることができ、リードへの迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで獲得したリード情報を、手作業でSlackに通知している方
- リードへのアプローチ速度を改善し、機会損失を防ぎたいと考えている営業チームの方
- ホットプロファイルで作成されたリードの通知を自動化し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリードが作成されると自動で通知されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を削減し、迅速な対応が可能になります
- 手作業による通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、任意のチャンネルに通知を送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーション設定で、通知を送りたいチャンネルを任意で設定してください
- 通知するメッセージ内容には、ホットプロファイルのトリガーで取得したリード情報（会社名や担当者名など）を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます
■注意事項
- ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ホットプロファイルとSlackをマイアプリ登録しよう
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビの中でSlackのマイアプリ登録をご紹介しているので、Slackはこちらを参考にマイアプリ登録を進めましょう。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ホットプロファイルのマイアプリ連携
アプリ一覧でホットプロファイルを選択しましょう。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
アクセストークンはホットプロファイルの管理画面からAPIキーを取得してください。
ドメインにはホットプロファイルのドメインを設定してください。
ホットプロファイルのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Slackの営業チームへ通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新規リード情報を、営業チームへ迅速に共有できていますか？手作業での連絡では通知の遅れや共有漏れが発生し、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Slackへ自動で通知を送ることができ、リードへの迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルで獲得したリード情報を、手作業でSlackに通知している方
- リードへのアプローチ速度を改善し、機会損失を防ぎたいと考えている営業チームの方
- ホットプロファイルで作成されたリードの通知を自動化し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリードが作成されると自動で通知されるため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を削減し、迅速な対応が可能になります
- 手作業による通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを軽減することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定して、任意のチャンネルに通知を送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのオペレーション設定で、通知を送りたいチャンネルを任意で設定してください
- 通知するメッセージ内容には、ホットプロファイルのトリガーで取得したリード情報（会社名や担当者名など）を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます
■注意事項
- ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
添付画像が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：ホットプロファイルのトリガーを設定しよう（リードが作成されたら）
次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「リードが作成されたら」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
以下の設定を確認したら、次へをクリックしましょう。
- タイトルは変更できます。
- ホットプロファイルと連携するアカウント情報を確認しましょう。
- トリガーアクションは「リードが作成されたら」が選択されています。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
設定後、ホットプロファイルに移動して、トリガー（リードを作成）を実行してください。
実行したら、Yoomに戻りテストをクリックします。
テストが成功し、取得した値にホットプロファイルのリード情報が追加できたら保存しましょう。
取得した値はこの後のフローで作成します。
ステップ4：Slackのアクションを設定しよう（チャンネルにメッセージを送る）
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
以下の設定を確認したら、次へをクリックしてください。
- タイトルは変更OKです。
- Slackと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
- アクションは「チャンネルにメッセージを送る」が選択されています。
2.API接続設定
投稿先のチャンネルIDは候補から選択してください。
メッセージは添付画像のようにホットプロファイルで取得した値を活用し、作成してみましょう！
設定したらテストをクリックします。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストが成功したら、Slackのチャンネルにメッセージが通知できたか確認してください。
Slackのチャンネルにメッセージが通知できたことを確認したら、Yoomに戻り保存しましょう。
ステップ5：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONに設定し、フローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
ホットプロファイルを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
ホットプロファイルへの名刺・リード登録をAIや他CRMから自動化できます。
取引先登録に合わせたフォルダ作成や、受注後のBacklog連携、タスクのカレンダー同期も実現。名刺データを活用した営業DXを加速させます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルに名刺情報を登録する
試してみる
■概要
展示会や商談で獲得した名刺情報を、都度Google スプレッドシートからホットプロファイルへ手作業で転記するのは手間がかかるうえ、入力ミスも発生しがちですよね。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに新しい行が追加された際に名刺情報がホットプロファイルに自動で登録されるため、データ入力の手間を省いて迅速かつ正確な顧客情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理しているリード情報をホットプロファイルへ手入力している方
- 名刺情報のデータ入力作業を効率化し、営業活動に集中したいと考えている営業担当者の方
- データ転記作業における入力ミスをなくし、顧客情報管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行を追加するだけで、ホットプロファイルへの名刺情報登録が自動化されるため、手作業によるデータ入力の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を担保します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定して、監視対象のシートを指定します。
- 続いて、オペレーションでホットプロファイルの「名刺情報を登録」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定して、処理が完了した行にステータスなどを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定で、自動化の対象とするファイルやシート名、監視する範囲などを設定してください。
- ホットプロファイルへの名刺情報登録オペレーションでは、スプレッドシートのどの列の情報をホットプロファイルのどの項目に登録するか任意でマッピングできます。
- Google スプレッドシートの更新オペレーションでは、対象のシートや更新したい行を特定する条件、更新内容を自由に設定可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.リードナーチャリングを強化したいマーケティング・営業担当者
・見込み顧客へのアプローチを効率化して成約率向上につなげたい方
2.HubSpotとホットプロファイルを連携させて顧客管理を効率化したい方
・手動でホットプロファイルに登録する手間を省いて業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotは顧客管理と営業活動を効率化するツールです。
しかし、HubSpotとホットプロファイルを別々に運用している際に、HubSpotに登録されたコンタクト情報を手入力でホットプロファイルに転記する必要があり手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力忘れの可能性があります。
[HubSpotとホットプロファイルを連携する]フローを活用することで、担当者は手入力による転記が不要になり業務の効率が大幅に向上して人的なミスのリスクを軽減することができます。
■注意事項
・ホットプロファイル、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Salesforceでリードが登録されたら、ホットプロファイルでも登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報を登録した後、同じ内容をホットプロファイルにも手作業で入力していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの登録をトリガーに、自動でホットプロファイルへリードを登録する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消します。手作業をなくし、より迅速で正確な顧客情報管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとホットプロファイルを併用し、リード情報の二重入力に手間を感じている方
- ホットプロファイルへ手動でリードを登録する際の、入力ミスや反映漏れを防ぎたい方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録をトリガーに、ホットプロファイルへの登録が自動で完了するため、データ入力にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、SalesforceとホットプロファイルをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでSalesforceを選択し、「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」アクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでホットプロファイルを選択し、「リードを登録」アクションを設定します。ここでSalesforceから取得したリード情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に合わせて接続先のドメインを任意で指定してください。
- ホットプロファイルにリードを登録するオペレーションでは、登録したい項目にSalesforceから取得した値を設定したり、特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です。
■注意事項
- Salesforce、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
管理している取引先が増えるたびに、関連資料を保管するためのフォルダを手動で作成していませんか？
こうした作業は単純ですが件数が増えると手間がかかるうえ、フォルダ名の入力ミスといった懸念もあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルに取引先を登録するだけで、OneDriveに取引先ごとのフォルダを自動で作成できます。
フォルダ管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとOneDriveで取引先情報を管理している営業担当者の方
- 取引先ごとの資料管理を効率化し、手作業でのフォルダ作成をなくしたい方
- SaaS間の連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルに取引先を登録するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質を均一に保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、ホットプロファイルで取得した会社名などをフォルダ名として指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、作成先となるドライブと親フォルダを指定してください。
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したホットプロファイルの会社名などを設定することで、動的に命名することが可能です。
■注意事項
- ホットプロファイルとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらcyzenにスポットを登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルに新しい取引先情報を登録した後、cyzenへ訪問先として手動でスポット登録する作業に手間を感じていませんか。二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、日々の業務における非効率の原因となり得ます。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへの会社登録をきっかけに、cyzenへスポット情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとcyzenを利用し、訪問先の情報管理を効率化したい営業担当者の方
- 営業チーム全体のデータ入力作業を削減し、生産性を向上させたいと考えているマネージャーの方
- 手作業によるデータ入力を自動化し、営業プロセス全体の最適化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルに取引先情報を登録するだけでcyzenへのスポット登録が完了するため、データ入力にかかっていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、訪問先の名称や住所の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとcyzenをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでcyzenを選択し、「スポット情報の登録」アクションを設定し、前のステップで取得したホットプロファイルの情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- cyzenにスポット情報を登録する際、登録する内容は自由にカスタマイズ可能です。ホットプロファイルから取得した会社名、住所、電話番号などの情報を、cyzenの対応する項目に設定してください。
- また、業務に合わせて特定のタグを付与したり、備考欄に定型文を入力したりするなど、固定のテキスト情報と組み合わせて登録することもできます。
■注意事項
- ホットプロファイル、cyzenのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルでリードが登録されたら、Sansanに名刺データを登録する
試してみる
■概要
営業活動においてホットプロファイルに新しいリード情報を登録した後、Sansanにも手作業で名刺情報を入力する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか？
また、手入力による情報の二重登録や入力ミスは、データの正確性を損なう可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルへのリード登録をトリガーとして、Sansanへの名刺データ登録が自動化され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとSansanを併用し、データ入力の重複作業に手間を感じている営業担当者の方
- リード情報と名刺情報の一元管理を目指し、データ入力のミスを減らしたいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、営業チームの業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルにリード情報が登録されると、自動でSansanに名刺データが登録されるため、データ入力の時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、ホットプロファイルに新しいリードが作成されるとフローが起動します。
- その後、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、ホットプロファイルのリード情報からSansanへの登録に必要な情報（会社名、氏名、連絡先など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanを選択し、「名刺データを登録」アクションを設定し、抽出した情報をSansanの名刺データとして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ抽出機能のアクションでは、ホットプロファイルのリード情報から具体的にどのテキストデータを抽出し、Sansanのどの項目に対応させるかを任意で設定してください。抽出したい項目や指示内容を細かく指定することで、より正確なデータ連携が可能です。
- Sansanで名刺データを登録するアクションでは、名刺交換日をリード作成日としたり、ホットプロファイルから抽出した氏名、部署名、役職、メールアドレスなどの情報を、Sansanの適切な項目にマッピングするように任意で設定してください。
■注意事項
- ホットプロファイル、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。SFAやCRMなど複数のツールをまたぐ手作業は、入力ミスや反映の遅れにつながり、営業機会の損失を招く可能性もあります。このワークフローは、ホットプロファイルでリードが作成されたら、自動でSalesforceにもリードを作成する一連の流れを円滑にし、リード管理の迅速化とデータ精度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとSalesforceを併用し、リード情報の手入力に課題を感じている方
- ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceへも迅速にリードを作成し、営業連携をスムーズにしたい方
- SFA/CRM間のデータ連携を自動化して、リード管理業務そのものを効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルでリードが作成されると自動でSalesforceにレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手動での情報転記がなくなることで、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、マーケティング・営業データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「リードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、ホットプロファイルから取得したリード情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceでレコードを追加する際、ご利用の環境に合わせて接続先のドメインや、リード情報を登録するオブジェクトを任意で設定できます。
- 登録するリード情報の各項目には、ホットプロファイルで取得した会社名や氏名といった情報を動的に設定したり、リードソースなどの固定値を入力したりと柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- ホットプロファイル、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで商談が受注になった後、Backlogで関連部署へのタスク発行を手作業で行っていませんか？
この連携作業は、対応漏れや情報伝達のミスを引き起こす原因となりがちであり、迅速なプロジェクト開始の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで商談が受注になったことをトリガーに、Backlogへ自動で課題が登録されるため、こうした連携業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ホットプロファイルとBacklogを併用し、受注後のタスク依頼を手作業で行っている営業担当者の方
- 営業部門から制作・開発部門への案件引き継ぎを円滑にし、抜け漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
- 部門間の手作業による連携業務を自動化し、生産性の向上を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- ホットプロファイルの商談ステータス更新に連動してBacklogに課題が自動作成されるため、これまでタスク登録に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、課題の登録漏れや顧客情報の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ホットプロファイルとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「商談が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のステータスが「受注」になった場合のみ、後続のアクションが実行されるよう条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、ホットプロファイルの商談情報をもとに課題を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐条件は、「受注」ステータス以外にも、特定の営業フェーズに更新された場合にフローが起動するよう任意で設定を変更できます。
- Backlogで課題を追加する際に、登録先のプロジェクトIDや課題の件名、種別ID、優先度などを自由にカスタマイズしてください。
- 課題の詳細欄には、ホットプロファイルから取得した商談情報や顧客情報などを変数として埋め込むことで、必要な情報を自動で記載できます。
■注意事項
- ホットプロファイル、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される
試してみる
■概要
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルを業務に活用している企業
・チーム全体の営業活動を可視化し、情報の共有を行う方
・顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.Googleカレンダーで予定管理している企業
・タスクの期限をチーム全体で管理している方
■このテンプレートを使うメリット
ホットプロファイルは顧客情報を管理しタスクに関連づけることで、スムーズな業務進行を行うことができます。
しかし追加されたタスクに期限がある場合、毎回予定を手動で登録することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
このフローを使用することで、期限付きかどうかを判断し、Googleカレンダーに予定を自動で追加することができます。
自動で期限を登録することで共有する情報の正確性を高く保ち、登録漏防ぎ、確実なタスク処理を行うことができます。
また手作業を自動化して作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中することで業務効率化につながります。
■注意事項
・ホットプロファイル、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するか担当者に確認後にホットプロファイルに登録する
試してみる
■概要
メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルのリードに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業・マーケティング担当者
・顧客や見込み客から届くメールから、手作業で署名情報を抽出・登録する手間を省きたい方
・署名情報の入力ミスを減らして顧客データベースの精度を高めたい方
・ホットプロファイルで顧客情報や活動履歴を一元管理している方
2.メールによる顧客コミュニケーションが多い企業
・顧客からのメールから自動で情報を収集して顧客理解を深めたい方
・収集した情報をもとに、顧客セグメントを作成したり、ターゲティングメールを送信したりするなどマーケティング活動に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
メールの署名から手作業でリード情報を抽出してホットプロファイルに登録するのは、非常に労力を要して入力ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。
このフローを活用することによって、メールを受信した際にAIが自動的に署名情報を読み取ってホットプロファイルのリードに必要な情報を登録して手作業での入力作業が不要になることで、業務効率が大幅に向上します。またヒューマンエラーのリスクも軽減されて、より正確なリード管理が可能になります。
例えば、[資料請求が件名にあるメールによって起動する]など自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
ホットプロファイルとSlackを連携し、リード情報の通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報共有の手間を減らし、通知漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者はリード発生後すぐにアクションを起こすことができ、機会損失を防ぎながらコア業務である商談活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Slack以外の通知系アプリなどにも通知可能ですか？
A：
はい、可能です。Slackのオペレーションを他の通知系アプリや、メールアプリに変更することができます。
例えばMicrosoft Teamsの場合、Slackのアクションを削除後、「+」からアプリを追加・連携し、以下のように作成してください。
Q：リードが「作成」された時以外も通知できますか？
A：
A：はい、可能です。
現在Yoomで利用できるホットプロファイルのトリガーとオペレーションは以下を確認してください。
Q：連携がエラーで止まったらどうなりますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
