「ホットプロファイルで新しいリードが登録されるたびに、手動で情報を確認して関係部署に通知するのが大変…」
「リードへの対応が遅れたり、通知漏れが発生したりして機会損失につながっていないか心配…」
このように、名刺管理・SFAツールであるホットプロファイルで獲得したリード情報の共有に、手間や課題を感じていませんか？
もし、ホットプロファイルに新しいリード情報が登録されたタイミングをトリガーにして、Slackなどのチャットツールにその内容を自動で通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
営業チーム全体で迅速かつ漏れのリスクを防ぎ、リード対応を行うことが期待できます。
これにより、重要な商談活動に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはホットプロファイルのリード情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Slackの営業チームへ通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新規リード情報を、営業チームへ迅速に共有できていますか？手作業での連絡では通知の遅れや共有漏れが発生し、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Slackへ自動で通知を送ることができ、リードへの迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルで獲得したリード情報を、手作業でSlackに通知している方
・リードへのアプローチ速度を改善し、機会損失を防ぎたいと考えている営業チームの方
・ホットプロファイルで作成されたリードの通知を自動化し、業務効率化を図りたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで作成されたリードをSlackに自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、ホットプロファイルにリードが作成された際に、その情報をSlackの営業チームへ自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ホットプロファイル/Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ホットプロファイルとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- ホットプロファイルのトリガー設定とSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Slackの営業チームへ通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新規リード情報を、営業チームへ迅速に共有できていますか？手作業での連絡では通知の遅れや共有漏れが発生し、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Slackへ自動で通知を送ることができ、リードへの迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルで獲得したリード情報を、手作業でSlackに通知している方
・リードへのアプローチ速度を改善し、機会損失を防ぎたいと考えている営業チームの方
・ホットプロファイルで作成されたリードの通知を自動化し、業務効率化を図りたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ホットプロファイルとSlackをマイアプリ登録しよう
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビの中でSlackのマイアプリ登録をご紹介しているので、Slackはこちらを参考にマイアプリ登録を進めましょう。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ホットプロファイルのマイアプリ連携
アプリ一覧でホットプロファイルを選択しましょう。
アカウント名には任意の名前を入力しましょう。
アクセストークンはホットプロファイルの管理画面からAPIキーを取得してください。
ドメインにはホットプロファイルのドメインを設定してください。
ホットプロファイルのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Slackの営業チームへ通知する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新規リード情報を、営業チームへ迅速に共有できていますか？手作業での連絡では通知の遅れや共有漏れが発生し、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでリードが作成された際に、Slackへ自動で通知を送ることができ、リードへの迅速なアプローチを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルで獲得したリード情報を、手作業でSlackに通知している方
・リードへのアプローチ速度を改善し、機会損失を防ぎたいと考えている営業チームの方
・ホットプロファイルで作成されたリードの通知を自動化し、業務効率化を図りたい方
■注意事項
・ホットプロファイル、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
添付画像が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：ホットプロファイルのトリガーを設定しよう（リードが作成されたら）
次にフローボットの設定に進みましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「リードが作成されたら」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
以下の設定を確認したら、次へをクリックしましょう。
- タイトルは変更できます。
- ホットプロファイルと連携するアカウント情報を確認しましょう。
- トリガーアクションは「リードが作成されたら」が選択されています。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にプランの最短の起動間隔にしておきましょう。
設定後、ホットプロファイルに移動して、トリガー（リードを作成）を実行してください。
実行したら、Yoomに戻りテストをクリックします。
テストが成功し、取得した値にホットプロファイルのリード情報が追加できたら保存しましょう。
取得した値はこの後のフローで作成します。
ステップ4：Slackのアクションを設定しよう（チャンネルにメッセージを送る）
次に「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
1.連携アカウントとアクションを選択
以下の設定を確認したら、次へをクリックしてください。
- タイトルは変更OKです。
- Slackと連携するアカウント情報を確認しておきましょう。
- アクションは「チャンネルにメッセージを送る」が選択されています。
2.API接続設定
投稿先のチャンネルIDは候補から選択してください。
メッセージは添付画像のようにホットプロファイルで取得した値を活用し、作成してみましょう！
設定したらテストをクリックします。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストが成功したら、Slackのチャンネルにメッセージが通知できたか確認してください。
Slackのチャンネルにメッセージが通知できたことを確認したら、Yoomに戻り保存しましょう。
ステップ5：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONに設定し、フローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
ホットプロファイルを活用したその他の自動化例
Yoomでは、ホットプロファイルを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、ホットプロファイルに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
ホットプロファイルへの名刺・リード登録をAIや他CRMから自動化できます。
取引先登録に合わせたフォルダ作成や、受注後のBacklog連携、タスクのカレンダー同期も実現。名刺データを活用した営業DXを加速させます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルに名刺情報を登録する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、ホットプロファイルに名刺情報を登録するフローです。
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録する
試してみる
HubSpotでコンタクトが作成されたら、ホットプロファイルにリードを登録するフローです。
Salesforceでリードが登録されたら、ホットプロファイルでも登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリード情報を登録した後、同じ内容をホットプロファイルにも手作業で入力していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや反映漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの登録をトリガーに、自動でホットプロファイルへリードを登録する一連の流れを構築できるため、こうした課題を円滑に解消します。手作業をなくし、より迅速で正確な顧客情報管理を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとホットプロファイルを併用し、リード情報の二重入力に手間を感じている方
・ホットプロファイルへ手動でリードを登録する際の、入力ミスや反映漏れを防ぎたい方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業活動の生産性を高めたいと考えている担当者の方
■注意事項
・Salesforce、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
ホットプロファイルで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
ホットプロファイルで取引先が登録されたらcyzenにスポットを登録する
試してみる
ホットプロファイルで取引先が登録されたらcyzenにスポットを登録するフローです。
ホットプロファイルでリードが登録されたら、Sansanに名刺データを登録する
試してみる
■概要
「ホットプロファイルでリードが登録されたら、Sansanに名刺データを登録する」ワークフローは、ホット プロファイルから新規リード情報を自動でSansanに連携し、手入力の手間や抜け漏れを防ぐ仕組み。
営業チームのスムーズな名刺管理をサポートします！
■このテンプレートをおすすめする方
・ホット プロファイルを使ってリード管理しているが、Sansanへの名刺取り込みが手作業で大変だと感じている営業担当者の方
・名刺データの登録漏れや入力ミスを減らし、チーム全体の情報更新をリアルタイムにしたい営業マネージャーの方
・異なるアプリ間のデータ連携を手軽に構築し、工数削減を目指したいIT部門のご担当者さま
■注意事項
・ホットプロファイル、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceにもリードを作成する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで獲得した新しいリード情報を、都度Salesforceへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。SFAやCRMなど複数のツールをまたぐ手作業は、入力ミスや反映の遅れにつながり、営業機会の損失を招く可能性もあります。このワークフローは、ホットプロファイルでリードが作成されたら、自動でSalesforceにもリードを作成する一連の流れを円滑にし、リード管理の迅速化とデータ精度の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ホットプロファイルとSalesforceを併用し、リード情報の手入力に課題を感じている方
・ホットプロファイルでリードが作成されたら、Salesforceへも迅速にリードを作成し、営業連携をスムーズにしたい方
・SFA/CRM間のデータ連携を自動化して、リード管理業務そのものを効率化したいと考えている方
■注意事項
・ホットプロファイル、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する
試してみる
■概要
ホットプロファイルで商談が受注になったらBacklogに課題を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ホットプロファイルで商談の管理を行っている方
・顧客との商談をホットプロファイルで管理し商談ステージに応じて対応を進めている方
・商談の情報を他のタスク管理ツールに手動で連携している方
2.Backlogを業務で利用している方
・プロジェクト全体のタスク管理を行っているマネージャー層の方
・ホットプロファイルで特定のステージになった商談を自動でBacklogに追加したい方
■注意事項
・ホットプロファイル、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ホットプロファイルで期限付タスクを追加したらGoogleカレンダーに登録される
試してみる
ホットプロファイルで期限が設定されているタスクを追加したらGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するか担当者に確認後にホットプロファイルに登録する
試してみる
メールの署名情報をAIで抽出し、リード登録するかを担当者に確認後にホットプロファイルのリードに登録するフローです。
まとめ
ホットプロファイルとSlackを連携し、リード情報の通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報共有の手間を減らし、通知漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者はリード発生後すぐにアクションを起こすことができ、機会損失を防ぎながらコア業務である商談活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Slack以外の通知系アプリなどにも通知可能ですか？
A：
はい、可能です。Slackのオペレーションを他の通知系アプリや、メールアプリに変更することができます。
例えばMicrosoft Teamsの場合、Slackのアクションを削除後、「+」からアプリを追加・連携し、以下のように作成してください。
Q：リードが「作成」された時以外も通知できますか？
A：
A：はい、可能です。
現在Yoomで利用できるホットプロファイルのトリガーとオペレーションは以下を確認してください。
Q：連携がエラーで止まったらどうなりますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法についてをご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。設定方法はSlack・Chatworkへの通知設定をご確認ください。
