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「Salesforceにアップロードした名刺や請求書の情報を、一件ずつ手入力している…」
「画像を見ながらの転記作業は時間がかかるし、入力ミスも発生しがちで困っている…」
Salesforceに保存した画像ファイルからの転記作業に、このような手間や課題を感じていませんか？
そこでもし<span class="mark-yellow">Salesforceに画像ファイルがアップロードされた際、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、その内容をチャットツールに通知したり別のデータベースに記録したりできる仕組み</span>があったらどうでしょう。これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceにアップロードされた画像ファイルをOCRで自動的に読み取る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforceにアップロードされた画像ファイルの内容をOCR機能で自動的にテキスト化し様々なツールに連携する方法を、具体的なテンプレートでご紹介します。
手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、業務を効率化しましょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Salesforceにアップロードされた名刺や請求書などの画像ファイルをOCR機能で自動的に読み取り、その内容をChatworkなどのチャットツールに通知する</span>フローです。情報のスピーディーな共有と確認作業の効率化を実現できます！
それではここから代表的な例として、Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しChatworkに追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。Salesforceのマイアプリ登録方法も併せて確認しておきましょう。
ChatworkとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみましょう！
※Salesforceと連携すると出来ることもご参照ください。
はじめにSalesforceでテスト用の画像ファイルをアップロードしましょう。
今回は例として名刺のサンプル画像をアップロードしました。
準備できたらYoomの設定画面に戻り「ファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「ファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にマイドメインURLを入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。ここで取得した値を次以降のステップで活用します。
※"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合はこちらをご確認ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことです。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほど取得した内容をもとにファイルをダウンロードします。
「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリック。
ステップ3と同じく、再度マイドメインURLを入力してください。
コンテンツバージョンIDの欄にはSalesforceから取得した値が予め設定されているので、そのままテストしましょう。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
成功したら保存してください。ファイルがダウンロードされました！
この時、ダウンロードされたファイルの名前は「Untitled」で固定されるため、正しいファイルであるかを確認する場合は「ダウンロード」をお試しください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
参考：ファイルの容量制限について
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
先ほどダウンロードした画像ファイルの内容を、テキストとして読み取る設定をします。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック。
上記2記事も併せてご参照ください。
ステップ3・4と同様、アクションは「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」のまま「次へ」をクリックします。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択しましょう。
参考：料金プランについて
詳細設定に入ります。ファイルの添付方法は予め設定されている通りでOKです。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
抽出したい項目は今回「全文」としていますが、一部だけ読み取りたい場合は必要事項をカンマ区切りで入力しましょう。
あとは任意で使用するAIと言語をそれぞれ選択してテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIが画像ファイルの内容をテキストとして抽出してくれました！
ステップ3・4で取得したファイル情報をChatworkで送信します。
「メッセージを送る」をクリック。
※Chatworkと連携して出来ることも併せてご参照ください。
これまでのステップと同様、アクションは「メッセージを送る」のまま「次へ」をクリックします。
まず、テキストボックス下部の説明を参考にルームIDを選択しましょう。
※ChatworkのルームIDの確認方法も併せてご参照ください。
次にメッセージ内容を入力しましょう。
Salesforce・OCRから取得した値などの変数や、固定の文章を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
※メンションも可能です。設定方法はこちら。
設定が完了したらテストしてください。
※「テスト」をクリックすると指定したルームに実際に投稿されます。
テストの際はテスト用のルームに投稿したり、事前にメンバーに通知しておくなどがおすすめです。
成功したら保存しましょう。
Salesforceのファイル情報がChatworkに届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しChatworkに追加する方法でした！
今回ご紹介したSalesforceとOCRの連携にとどまらず、<span class="mark-yellow">さまざまなアプリケーションと組み合わせることで幅広い業務を自動化できます。</span>
以下でピックアップしているテンプレートも参考に、ご自身の業務スタイルに合う最適な連携方法をぜひ探してみてください！
顧客データやリードの管理、商談進捗といった日常的な業務においては、Salesforceの情報を他のクラウドサービスと自動で連携させる仕組みが役立ちます。
新規リードや商談の登録をきっかけにデータベースへ転記を自動化したり、取引情報の更新時にチャットツールへ通知を出すなど、業務フロー全体を効率よくつなげることが可能に。
営業活動やコミュニケーションをスムーズに進めることができるでしょう。
OCRによるテキスト抽出を活用して、情報整理やファイル管理の効率化を実現しましょう。
名刺や履歴書、適格請求書、契約書などの情報を読み取り、データベースや労務管理クラウド、チャットツールへそのまま登録・通知できる仕組みが整っていますよ。
転記作業の省力化だけでなく、各種ツールとの連携によって情報活用の幅も広がります。
Salesforceにアップロードされた画像情報をOCRで自動的にテキスト化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた名刺や書類情報の転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより担当者は面倒なデータ入力作業から解放され、顧客とのコミュニケーションといった本来注力すべきコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書きの文字や定型フォーマットでない帳票も読み取れますか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。詳しくはこちらをご参照ください。
Q：OCRで読み取った情報をSalesforceにも追記できますか？
A：可能です。OCRのアクション設定の下にSalesforceの「レコードを更新する」など、ご自身の業務に合わせたアクションを追加してください。
Q：SlackやGoogle スプレッドシートなど、Chatwork以外のツールにも連携できますか？
A：可能です。例えばSlackに連携したい場合、連携アカウントとアクションを選択する画面でChatworkのアクションをSlackの「チャンネルにメッセージを送る」などに変更してください。
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