■概要
展示会や商談で交換した大量の名刺、その後のデータ入力に手間を感じていませんか。手作業での入力は時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、フォームに名刺の画像をアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取り、Microsoft Excelのリストへ格納します。面倒なデータ入力作業を自動化し、より正確で迅速な顧客管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 交換した名刺の情報を手作業でMicrosoft Excelに入力している営業担当者の方
- OCR機能を活用して名刺のデータ化を自動化し、入力ミスを防ぎたい方
- 名刺情報の管理を効率化して、迅速に顧客アプローチを行いたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから名刺画像をアップロードするだけで、OCRによるテキスト抽出からMicrosoft Excelへの格納までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業での転記がなくなることで、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームに名刺画像をアップロードするよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、フォームで受け取った名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、OCR機能が読み取ったテキスト情報を指定のファイルに格納します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、処理完了を担当者などに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、名刺画像のアップロード欄以外に、担当者名など任意の回答項目を自由に設定できます。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたいテキスト項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定可能です。
- Microsoft Excelでは、格納先のアイテムIDやシート名を任意で設定し、OCR機能で取得した値をどの列に格納するかを自由に設定できます。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にOCRで読み取った会社名や氏名などの情報を含めて送信することも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、GmailとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
