Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
交換した名刺の管理、手作業でのデータ入力に手間や時間がかかっていないでしょうか？一枚一枚情報を確認しながらの転記は、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが情報を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、こうした名刺管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートで名刺情報を管理し、手作業での入力に手間を感じている方
- OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ抽出を自動化したいと考えている方
- 獲得した名刺情報をスムーズにデータ化し、営業活動に活かしたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへ名刺画像をアップするだけで、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、名前や連絡先の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定する
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードする
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードした名刺ファイルの情報を抽出する
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに追加する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、名刺画像をアップロードする対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
- OCR機能の設定では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、部署名、役職、氏名など）を任意でカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートへの追加設定では、情報を書き込むスプレッドシートファイルやシート、追加する列などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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