■概要
Salesforceにアップロードされた請求書や申込書など任意の画像ファイルの内容を確認し、手作業でChatworkに転記・共有する業務に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能でファイル内のテキストを自動で読み取り、Chatworkへ通知する一連の流れを自動化し、SalesforceとChatwork間の連携を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceにアップロードしたファイルの内容を、手作業でChatworkに共有している方
- SalesforceとChatwork間の情報連携で発生する、転記ミスや共有漏れをなくしたい方
- 定型的な情報共有業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceにファイルが追加されると自動でOCRがテキストを読み取りChatworkへ通知されるため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとChatworkをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を含んだメッセージを任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたいファイルの項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください
- Chatworkへの通知設定では、メッセージの送信先となるルームを任意で指定できるほか、本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
■注意事項
- Salesforce、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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