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タミル語で書かれた書類や画像ファイルの内容を手作業で確認し、テキスト化する作業に多くの時間を費やしていませんか？
あるいは、言語の壁や手入力による転記ミスに悩まされている方もいるかもしれません。
これらの定型的ながらも重要な作業は、担当者の負担を増やし、本来集中すべきコア業務の時間を奪ってしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">メールやフォームで受け取ったタミル語のファイルを自動でテキスト化し、内容をデータベースやGoogle スプレッドシートに自動で記録できる仕組み</span>があれば、より生産的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">タミル語の画像やPDFファイルをOCRで読み取りテキスト化する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点として、タミル語のファイルをOCRで自動的に読み取り、テキストデータを活用する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで受信したタミル語のファイルを自動でOCR処理し、テキストデータを抽出する</span>ことができます。
メールを起点とした定型業務を自動化して、手作業による確認や入力の手間を削減しましょう！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールで受け付けたタミル語のファイルを自動でOCR処理し、テキストデータを抽出する</span>ことができるため、これまで手間だった申込書やアンケートの内容確認もラクラク対応できます。
<span class="mark-yellow">Dropboxなどのストレージサービスにアップロードされたタミル語のファイルを自動でOCR処理し、テキストデータを抽出する</span>ことが可能であり、ファイル管理とデータ活用の両方を効率化できるでしょう。
それではここから代表的な例として、Gmailでタミル語のファイルを受信したら、OCRでテキストを読み取り、その内容をNotionに自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
GmailとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
NotionとYoomのマイアプリ登録
まず、事前準備として Notion上にデータベースを作成しておきましょう。
ここ作成したデータベースは、最後のステップでレコードを追加するのに使用します。
このタイミングで作成しておかないと、後述するアクセス許可画面に表示されないため注意が必要です。
事前準備が完了したら、以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Gmailと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Gmailで「特定ラベルのメール」を受信しておきましょう。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「テスト」というラベルに振り分けられるように設定しました。
ラベルを作成してGmailを整理する方法は下記のとおりです。
メールのフィルタルールの作成も参考にしてみてくださいね。
また、後続のステップでOCR機能を使用して文字を読み取るため、タミル語のファイルを添付しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGmailをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は特定ラベルのメールの受信）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベルは、入力欄をクリックすると、連携が有効になっているアカウントから候補が表示されます。
先ほどテスト用メールを受信した際に付与したラベルを、対象の項目として選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリック。
テストに成功すると、Gmailで受信した特定ラベルのメールに関する情報が一覧で表示されます。
以下画像の取得した値から添付ファイルを利用し、この後のステップでOCR機能を用いて文字の読み取りを行います。
また、取得した値は以降のアクションで変数として利用でき、フローが起動するたびに最新の情報に更新されるようになりますよ。
内容を確認し、「保存する」をクリック。
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックします。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
画像やPDFファイルから文字を読み取るアクションを設定しましょう。
デフォルトで 「[v2] 任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」 が選択されています。
こちらはプルダウンから変更することが可能です。
選ぶ際は記載されているタスク数が消費されますので、注意してください。
確認後、「次へ」をクリック。
【注意事項】
OCRの設定について、詳しくは以下のヘルプページも参考にしてみましょう。
ファイルの添付方法
トリガーのステップでGmailから取得した添付ファイルがデフォルトで設定されているため、そのまま使用します。
抽出したい項目
今回はメールの添付ファイルからタミル語の原文とその翻訳結果（日本語）を抽出し、Notionにレコードとして追加したいので、デフォルトで設定されている項目をそのまま設定しました。
使用するAI、使用する言語
それぞれ注釈に沿って設定しましょう。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく読み取りされるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、AIによって添付ファイルから読み取り・翻訳された情報が一覧で表示されます。
次のステップで以下画像の取得した値を使用して、Notionへレコードの追加が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
最後に、「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Notionと連携するアカウント情報に問題がないか確認しましょう。
データベースID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、マイアプリ連携時に作成したデータベースを選択し、「次へ」をクリックします。
データベースの連携がうまくいかない場合は、こちらのヘルプページをご確認ください。
追加するレコードの値
入力欄をクリックすると前のステップ（OCR機能で文字の読み取り）で取得した値が表示されるので、その中から対応する項目を各フィールドに割り当てましょう。
取得した値を活用することで、値が固定化されずに毎回最新の情報を反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ内容のレコードがNotionに追加されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でNotionにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Notionに追加されたレコードの情報が表示されます。
あわせてNotionの画面を開き、指定した内容でレコードが実際に追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Gmailでタミル語のファイルを受信したタイミングで、自動的にOCR処理が実行されテキストが抽出されるようになります。
実際にタミル語のファイルをメールで受信し、OCRによってテキストが正しく読み取られるかを確認してみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、OCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、メールで受け取った見積書やフォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelに自動で格納することができます。
また、名刺データや通帳画像をOCRで解析し、SmartHRやkintoneなどに自動登録することで、手作業でのデータ入力を削減できるでしょう。
タミル語のファイルをOCRで自動的にテキスト化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は言語の壁を意識することなく迅速に情報を処理でき、より付加価値の高い業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：タミル語のOCR読み取り精度はどのぐらいですか？
A：YoomのOCRはPDFや画像から高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
項目名が明確・値がユニーク・6500文字以内などの場合は高精度で抽出できますが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が下がってしまうことがあるため注意が必要です。
詳しくは以下のヘルプページをご参照ください。
Q：OCR機能にかかる利用料金はどのぐらいですか？
A：「OCRで文字を抽出」は、チームプラン以上でのご提供となります。
また、フリープランの場合でも各プラン1度無料のトライアルを2週間実施することが可能です。
チームプランまたはサクセスプランのトライアルにお申し込みを頂けますと一定期間AI機能をご利用頂けますので、ご活用ください。
詳しい料金プランについてはこちらをご確認ください。
なお、本機能のアクションは種類ごとにできることや消費タスク数が異なるため、導入時には用途に合ったアクションを選ぶのがおすすめです。
チームプランでは、月に最大10,000回までタスクの実行が基本料金に含まれており、この範囲を超えた場合のみ追加タスク分が課金対象となります。
Q：帳票から特定項目のみを抽出できますか？
A：はい、可能です。
例えば請求書をOCR機能で読み取りする場合、「請求書番号」「品番」「担当者名」など、自社の業務で必要なデータを自由に抽出対象として設定することが可能です。
「OCRで文字を抽出」の詳しい設定方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
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