OneDriveでファイルが更新されたら、Microsoft Excelも自動更新してメールで通知する

■概要

OneDrive上のファイルが更新されるたびに、手作業でMicrosoft Excelのデータを修正し、関係者へメールで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に、これらのSaaS間で情報を同期させる作業は、時間もかかり、ミスが発生する可能性も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、OneDriveでのファイル更新をトリガーにMicrosoft Excelの該当データを自動で更新し、指定した宛先にメール通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとMicrosoft Excel間で、頻繁にデータの転記や更新作業を行っている方
• ファイル更新後のMicrosoft Excelへの反映と関係者への通知を忘れずに行いたい方
• 手作業によるデータ入力ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveのファイル更新からMicrosoft Excelのデータ更新、メール通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、メール通知の漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。
4. さらに、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、OneDriveの更新内容を反映させます。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に更新内容を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、フローの起動間隔のほかに、対象とするドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能の設定では、取得したアウトプットを使用して、更新ファイルだけを分岐するように条件をカスタムすることが可能です。
• Microsoft Excelのレコード更新の設定では、どの行のどの列を更新するかの条件や、更新する値をアウトプットを使用して動的に設定できます。
• メール機能の設定では、固定のテキストだけでなく、アウトプットを活用して、更新されたファイル名や内容などを件名や本文に含めるなど、通知内容を柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。