■概要
Microsoft Teamsでプロジェクトに関する連絡を受けた後、関連するOneDriveのフォルダ名を手作業で更新していませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をトリガーに、AIが投稿内容から必要な情報を抽出して、該当するOneDriveのフォルダ名を自動で更新し、ファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsとOneDriveで案件管理を行い、手作業でのフォルダ名変更に課題を感じている方
- 特定のチャット投稿をもとにした定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- AIによるテキスト抽出を活用し、手作業での情報転記をなくしたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿からフォルダ名変更までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報確認や転記作業が不要になるため、フォルダ名の付け間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定のキーワードが含まれる投稿のみを処理するように条件を設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿本文から案件名などの情報を抽出します。
- オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」を設定し、名称変更の対象となるフォルダを検索します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイル名を変更する」を設定し、AIが抽出した情報をもとにフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」際に使用するAIの種類や文字数は任意で選択が可能です。
- OneDriveでフォルダ名を変更する際に、任意の名称を設定できます。例えば、固定のテキストと前段のAI機能で抽出した案件名などの変数を組み合わせることで、「【対応中】案件A」のように、柔軟な命名規則の自動化が可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
