■概要
Outlookで受信した特定のメールの内容を確認し、手作業でOneDriveのフォルダ名を変更する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、地味ながらも負担の大きい作業です。このワークフローを活用すれば、Outlookのメール受信をきっかけに、OneDriveのフォルダ名更新を自動化できるため、こうした課題を解消し、手作業による手間やミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する特定のメールをもとに、手作業でOneDriveのフォルダ名を変更している方
- 定型的なフォルダ管理業務を自動化して、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- ファイルやフォルダの管理業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信からフォルダ名の更新までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、業務効率の向上に繋がります。
- 手作業によるフォルダ名の変更がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定して、自動化を開始するメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からフォルダ名に必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダ・ファイルを検索」を設定し、名前を変更したいフォルダを特定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダやファイル名を変更する」を設定し、抽出したデータをもとにフォルダ名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」際に使用するAIの種類や文字数は任意で選択が可能です。
- 変更後のフォルダ名やファイル名は、固定のテキストだけでなく、トリガーとなるメール本文からAI機能で抽出した日付や顧客名などの値を組み込んで設定することが可能です。
- Outlookのトリガー設定では、どの件名のメールをきっかけにフローを起動させるか、条件を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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