■概要
Outlookで受信する請求書などの書類を、都度手動で確認しOneDriveに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにして、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、内容に応じたファイル名でOneDriveの指定フォルダへ格納できます。定型的ながらも重要なファイル管理業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った書類を都度手動でOneDriveに保存している方
- メールに添付された請求書などのファイル名を手作業で変更し管理している方
- OCRを活用して書類の情報を読み取り、ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業によるファイル確認やリネーム、保存にかかる時間を短縮します。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ移動に伴う、命名規則の誤りや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を行う条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報を元にしたファイル名で指定フォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名キーワードや対象フォルダ、確認間隔を任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookの添付ファイル情報取得やダウンロードのアクションでは、対象となるメールIDやファイルIDを指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい項目や言語、使用するAIモデルなどを業務内容に合わせて自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名を、OCRで取得した情報などを活用して動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
