「X-point Cloudに蓄積された過去の申請内容を探すのに時間がかかる…」
「大量の申請の中から、特定の情報を検索して報告するのが面倒…」
このように、X-point Cloudに蓄積された情報の検索や活用に手間を感じることはありませんか？
もし、X-point Cloudに保存された申請情報を自動で検索し、AIで要約してメール送信できる仕組みがあれば、手作業の検索・確認にかかる時間を大幅に削減し、意思決定やレポート分析など重要な業務に集中できます！
今回ご紹介する方法は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。ぜひこの機会に自動化を導入し、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには、X-point Cloudの申請データを検索・活用する業務の自動化テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
X-point Cloudの申請をAI要約して週次メール配信する
試してみる
■概要
X-point Cloudに蓄積される多くの申請内容について、一件ずつ確認したり、必要な情報を検索したりする作業に手間を感じていませんか。重要な情報を見落とさないための定期的なチェックは欠かせないものの、時間的な制約から負担になっているケースも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてX-point Cloudから対象の申請データを自動で検索し、AIが内容を要約してメールで通知します。これにより、申請内容の確認業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請内容の検索や確認作業を、より効率的に行いたいと考えている方
- 定期的にX-point Cloudの申請状況をまとめて報告する必要がある、各部門のマネージャーの方
- 手作業での情報収集や報告書作成による、抜け漏れなどのミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでX-point Cloudの申請検索から要約メールの送信までが自動実行されるため、定期的な確認や報告書作成にかかる時間を削減できます
- AIが申請内容の要約を行うため、人による情報の見落としや解釈のブレをなくし、報告内容の質を均一に保ちながら、業務の属人化を防ぐことにも繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時（例：毎週月曜日の午前9時）を設定します
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」で日付をもとに検索対象期間を取得します
- オペレーションで、X-point Cloudの「書類（申請）を指定の期間で検索」アクションを設定し、対象期間の申請データを取得します
- さらに、AI機能の「テキストを生成」で、抽出した情報を基に申請内容の要約を作成します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」を設定し、作成された要約を指定の宛先へ送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい曜日や日時を任意に設定してください
- X-point Cloudの検索アクションでは、取得対象としたい申請データの期間を自由にカスタマイズできます
- AI機能によるテキスト生成では、どのような要約文を作成させたいか、プロンプトを自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報を変数として組み込むこともできます
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意に設定でき、AIが生成した要約などを変数として本文に含めることが可能です
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
X-point Cloudの申請内容を自動検索し、AIで要約・通知するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、設定したスケジュールでX-point Cloudの申請データを自動で検索し、その内容をAIで要約してメールで通知するフローの作り方を解説します！
今回はYoomを使用してノーコードで設定します。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- X-point Cloudのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーとX-point Cloudのアクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
X-point Cloudの申請をAI要約して週次メール配信する
試してみる
■概要
X-point Cloudに蓄積される多くの申請内容について、一件ずつ確認したり、必要な情報を検索したりする作業に手間を感じていませんか。重要な情報を見落とさないための定期的なチェックは欠かせないものの、時間的な制約から負担になっているケースも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてX-point Cloudから対象の申請データを自動で検索し、AIが内容を要約してメールで通知します。これにより、申請内容の確認業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請内容の検索や確認作業を、より効率的に行いたいと考えている方
- 定期的にX-point Cloudの申請状況をまとめて報告する必要がある、各部門のマネージャーの方
- 手作業での情報収集や報告書作成による、抜け漏れなどのミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでX-point Cloudの申請検索から要約メールの送信までが自動実行されるため、定期的な確認や報告書作成にかかる時間を削減できます
- AIが申請内容の要約を行うため、人による情報の見落としや解釈のブレをなくし、報告内容の質を均一に保ちながら、業務の属人化を防ぐことにも繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時（例：毎週月曜日の午前9時）を設定します
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」で日付をもとに検索対象期間を取得します
- オペレーションで、X-point Cloudの「書類（申請）を指定の期間で検索」アクションを設定し、対象期間の申請データを取得します
- さらに、AI機能の「テキストを生成」で、抽出した情報を基に申請内容の要約を作成します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」を設定し、作成された要約を指定の宛先へ送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい曜日や日時を任意に設定してください
- X-point Cloudの検索アクションでは、取得対象としたい申請データの期間を自由にカスタマイズできます
- AI機能によるテキスト生成では、どのような要約文を作成させたいか、プロンプトを自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報を変数として組み込むこともできます
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意に設定でき、AIが生成した要約などを変数として本文に含めることが可能です
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
ステップ1：X-point Cloudのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
検索窓に「X-point Cloud」と入力し、対象のアプリを選択します。
続いて、X-point Cloudにログインします。
新規登録画面が表示されたら、以下3項目をX-point Cloudの管理画面から取得しましょう。
サブドメインは、X-point CloudのURLから確認できます。以下の赤枠部分をコピーしてYoomの新規登録画面に貼り付けてください。
次に、X-point Cloudの右上から「管理者メニューへ」を開き、クライアントIDとドメインコードを取得します。
ドメイン管理画面が開くと、「ドメイン基本設定」にドメインコードが表示されているのでコピーして、Yoomの画面に貼り付けます。
続いて、ドメイン管理画面右上の「認証情報」をクリックしてください。
OAuth 2.0 クライアントIDを新規登録すると、以下のようにクライアントIDが表示されます。
こちらをコピーして、Yoomの新規登録画面に貼り付けてください。
すべての項目を入力したら、「追加」をクリックします。
以上で、X-point Cloudのマイアプリ連携が完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
下記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
X-point Cloudの申請をAI要約して週次メール配信する
試してみる
■概要
X-point Cloudに蓄積される多くの申請内容について、一件ずつ確認したり、必要な情報を検索したりする作業に手間を感じていませんか。重要な情報を見落とさないための定期的なチェックは欠かせないものの、時間的な制約から負担になっているケースも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてX-point Cloudから対象の申請データを自動で検索し、AIが内容を要約してメールで通知します。これにより、申請内容の確認業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請内容の検索や確認作業を、より効率的に行いたいと考えている方
- 定期的にX-point Cloudの申請状況をまとめて報告する必要がある、各部門のマネージャーの方
- 手作業での情報収集や報告書作成による、抜け漏れなどのミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでX-point Cloudの申請検索から要約メールの送信までが自動実行されるため、定期的な確認や報告書作成にかかる時間を削減できます
- AIが申請内容の要約を行うため、人による情報の見落としや解釈のブレをなくし、報告内容の質を均一に保ちながら、業務の属人化を防ぐことにも繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガー機能を選択し、ワークフローを起動したい日時（例：毎週月曜日の午前9時）を設定します
- 次に、AI機能の「テキスト抽出」で日付をもとに検索対象期間を取得します
- オペレーションで、X-point Cloudの「書類（申請）を指定の期間で検索」アクションを設定し、対象期間の申請データを取得します
- さらに、AI機能の「テキストを生成」で、抽出した情報を基に申請内容の要約を作成します
- 最後に、メール機能の「メールを送る」を設定し、作成された要約を指定の宛先へ送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい曜日や日時を任意に設定してください
- X-point Cloudの検索アクションでは、取得対象としたい申請データの期間を自由にカスタマイズできます
- AI機能によるテキスト生成では、どのような要約文を作成させたいか、プロンプトを自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報を変数として組み込むこともできます
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意に設定でき、AIが生成した要約などを変数として本文に含めることが可能です
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
テンプレートをコピーしたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
このステップでは、フローを起動するタイミングを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】X-point Cloudの申請をAI要約して週次メール配信する」を選んでください。
テンプレートが開いたら、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
スケジュールの設定方法は、以下の3つから選べます。
- 日付指定
- 曜日指定
- Cron設定（実行頻度を細かく調整できます。
詳しい設定方法については、下記をご参照ください。
自社の運用に合わせてスケジュールを設定したら、「完了」をクリックします。
ステップ4：AIによるテキスト抽出の設定
このステップでは、日付をもとにX-point Cloudの検索対象期間を取得します。
テンプレート内の「テキスト抽出」をクリックしてください。
はじめに、オペレーションを設定します。今回は「日付から必要な情報だけを抽出する」用途のため、タスク数の少ない「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」を使用します。
続いて、抽出する情報を設定します。
対象のテキストには、今日の日付が自動で入力されています。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「日付」タブを開き、「今日」の中から任意のフォーマットを選択してください。
抽出したい項目と指示内容は、設定したスケジュールに合わせて編集できます。今回はデフォルト設定で進めます！
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下のように取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータを指します。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに最新のデータに更新される動的な値となります。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
想定どおりにテキストが抽出できない場合は、以下をお試しください。
- 指示文をより具体的な内容に変更する
- ページを再読み込みして再度テストを実行する
指定した項目が取得できたら、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ5：X-point Cloudのアクション設定
このステップでは、指定した期間に該当するX-point Cloudの申請データを取得する設定を行います。
テンプレート内の「書類（申請）を指定の期間で検索」をクリックしてください。
はじめに、アクションとアカウント情報を確認します。
- アクション：「書類（申請）を指定の期間で検索」が自動で選択されています。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。別のアカウントを使用したい場合は、「＋ 連携アカウントを追加」から切り替えが可能です。
設定内容を確認したら、次へ進みましょう。
次に、検索対象期間を指定します。
今回は、ステップ4で取得した値が自動で入力されているので、そのままで問題ありません。
設定内容を確認し、テストを実行してください。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
