・
「X-point Cloudで特定のフォームを探すのに時間がかかる…」
「毎日決まったフォームを検索して、内容を確認・共有するのが地味に手間…」
このように、X-point Cloud上でのフォーム検索や、その後の通知作業が手作業のために煩雑になっていませんか？
もし、X-point Cloudで特定のフォームをフォーム名から自動で検索し、その結果をチャットツールなどに自動で通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
そのうえ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはX-point Cloudのフォームをフォーム名から検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎朝X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、その結果をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Slackは下記のナビで紹介しています。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
書類（申請）をフォーム名で検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
フォーム名を設定します。
デフォルトで入力されていますが、自由に変更できます。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※フォーム名の項目も含めて入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行う全ての書類（申請）をフォーム名で検索する設定に適用されますのでご注意ください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
テキストを生成をクリックします。
今回はデフォルトで設定されているテキストを生成 500文字以内（3タスク）を利用しますが、変更をクリックすることで別のものに変更することも可能です。
文字数やタスク数を確認し、利用したいものをお選びください。
プロンプトはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて変更してください。
また、プロンプト内には取得した値が設定されています。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
言語について今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※プロンプトも含めて入力欄に直接記入すると入力した値が固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのテキスト生成の設定に適用されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値に生成結果が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
チャンネルにメッセージを送るをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
投稿先のチャンネルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用したいものを選択してください。
メッセージはデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
※直接入力した箇所は固定文となりますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストをクリックすると実際にメッセージが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Slackのチャンネルにメッセージが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上が毎朝X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、その結果をSlackに自動で通知するフローでした！
承認時の通知やAIによる申請内容の要約、さらには関連ドキュメントの自動保存まで、煩雑な管理作業をすべて自動化できます。
外部フォームからの自動起票やデータベースを用いた一括操作など、高度な運用もノーコードで実現可能です。
手作業による転記や確認漏れを減らし、本来注力すべき業務に集中できるスマートな基盤を構築しましょう。
X-point Cloudでのフォーム検索と結果の通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な確認・検索作業の手間を削減し、重要な情報の見落としを防ぐことができます。
これにより、担当者は確認漏れを心配することなく、本来集中すべき業務に時間を使えるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます。
Yoomでは、Slack以外にもMicrosoft TeamsやGoogle Chatなど様々なアプリと連携可能です。
Q：検索結果をGoogle スプレッドシートに自動で記録できますか？
A：
はい、できます。
Yoomでは連携したアプリごとに様々なアクションを行えます。
検索結果をGoogle スプレッドシートに自動で記録することはもちろん、取得した値を利用してレコードを検索したり、更新したりすることも可能です。
