「X-point Cloudで特定のフォームを探すのに時間がかかる…」
「毎日決まったフォームを検索して、内容を確認・共有するのが地味に手間…」
このように、X-point Cloud上でのフォーム検索や、その後の通知作業が手作業のために煩雑になっていませんか？
もし、X-point Cloudで特定のフォームをフォーム名から自動で検索し、その結果をチャットツールなどに自動で通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう！
そのうえ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはX-point Cloudのフォームをフォーム名から検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Slackに通知する
試してみる
■概要
X-point Cloudで日々申請・承認される稟議書の情報を、都度ログインして確認する作業に手間を感じていませんか。特に、複数のフォームを利用していたり、扱う件数が多かったりする場合、検索や内容の把握が大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したフォーム名でX-point Cloudの書類を自動で検索し、その結果をAIが整形・要約して毎朝Slackへ通知することが可能になります。日々の確認業務を効率化し、重要な意思決定に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで申請または承認された稟議書の確認に時間を要している管理職の方
- X-point Cloud上で特定のフォーム名を指定した検索や確認を手作業で行っている方
- Slackを活用して、申請・承認業務に関する情報共有を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にX-point Cloudの書類をフォーム名で検索し、AIが整形・要約した結果が自動で通知されるため、確認作業の時間を短縮できます。
- 手作業による確認作業での見落としや、重要な稟議書の確認漏れといった人的ミスのリスクを軽減し、抜け漏れのない情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションを設定し、対象のフォーム名を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを選択し、前のステップで取得した書類一覧を整形・要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日9時など、通知をする日時を自由にカスタマイズできます。
- 検索する稟議書の承認状況は「下書き」「承認中」など、任意で設定できます。
- AIにテキストの生成を依頼する際の指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。「100字以内で要約して」といった具体的な指示を追加できます。
- Slackで通知を送るチャンネルや、メッセージ本文の内容は自由にカスタマイズできます。メンションを付けて特定の担当者に通知することも可能です。
■注意事項
- X-point CloudとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
X-point Cloudのフォーム検索結果をSlackに通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、毎朝X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、その結果をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- X-point CloudとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガーの設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Slackに通知する
試してみる
■概要
X-point Cloudで日々申請・承認される稟議書の情報を、都度ログインして確認する作業に手間を感じていませんか。特に、複数のフォームを利用していたり、扱う件数が多かったりする場合、検索や内容の把握が大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したフォーム名でX-point Cloudの書類を自動で検索し、その結果をAIが整形・要約して毎朝Slackへ通知することが可能になります。日々の確認業務を効率化し、重要な意思決定に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで申請または承認された稟議書の確認に時間を要している管理職の方
- X-point Cloud上で特定のフォーム名を指定した検索や確認を手作業で行っている方
- Slackを活用して、申請・承認業務に関する情報共有を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にX-point Cloudの書類をフォーム名で検索し、AIが整形・要約した結果が自動で通知されるため、確認作業の時間を短縮できます。
- 手作業による確認作業での見落としや、重要な稟議書の確認漏れといった人的ミスのリスクを軽減し、抜け漏れのない情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションを設定し、対象のフォーム名を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを選択し、前のステップで取得した書類一覧を整形・要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日9時など、通知をする日時を自由にカスタマイズできます。
- 検索する稟議書の承認状況は「下書き」「承認中」など、任意で設定できます。
- AIにテキストの生成を依頼する際の指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。「100字以内で要約して」といった具体的な指示を追加できます。
- Slackで通知を送るチャンネルや、メッセージ本文の内容は自由にカスタマイズできます。メンションを付けて特定の担当者に通知することも可能です。
■注意事項
- X-point CloudとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：X-point CloudとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Slackは下記のナビで紹介しています。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
X-point Cloudのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
X-point Cloudと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
毎朝、X-point Cloudで稟議書をフォーム名から検索し、Slackに通知する
試してみる
■概要
X-point Cloudで日々申請・承認される稟議書の情報を、都度ログインして確認する作業に手間を感じていませんか。特に、複数のフォームを利用していたり、扱う件数が多かったりする場合、検索や内容の把握が大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したフォーム名でX-point Cloudの書類を自動で検索し、その結果をAIが整形・要約して毎朝Slackへ通知することが可能になります。日々の確認業務を効率化し、重要な意思決定に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで申請または承認された稟議書の確認に時間を要している管理職の方
- X-point Cloud上で特定のフォーム名を指定した検索や確認を手作業で行っている方
- Slackを活用して、申請・承認業務に関する情報共有を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にX-point Cloudの書類をフォーム名で検索し、AIが整形・要約した結果が自動で通知されるため、確認作業の時間を短縮できます。
- 手作業による確認作業での見落としや、重要な稟議書の確認漏れといった人的ミスのリスクを軽減し、抜け漏れのない情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）をフォーム名で検索」アクションを設定し、対象のフォーム名を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを選択し、前のステップで取得した書類一覧を整形・要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日9時など、通知をする日時を自由にカスタマイズできます。
- 検索する稟議書の承認状況は「下書き」「承認中」など、任意で設定できます。
- AIにテキストの生成を依頼する際の指示内容（プロンプト）は任意で設定可能です。「100字以内で要約して」といった具体的な指示を追加できます。
- Slackで通知を送るチャンネルや、メッセージ本文の内容は自由にカスタマイズできます。メンションを付けて特定の担当者に通知することも可能です。
■注意事項
- X-point CloudとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
スケジュールトリガーをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートは、指定したスケジュールになると起動します。
そのため、まずはスケジュールの設定を行いましょう。
スケジュールは日付指定、曜日指定、Cron設定の中から選択できます。
今回はデフォルトで設定されている曜日指定を使用し、毎朝9時に起動するように設定しました。
設定できたら完了をクリックしてください。
ステップ4：X-point Cloudの書類（申請）をフォーム名で検索する設定
書類（申請）をフォーム名で検索をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
フォーム名を設定します。
デフォルトで入力されていますが、自由に変更できます。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※フォーム名の項目も含めて入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行う全ての書類（申請）をフォーム名で検索する設定に適用されますのでご注意ください。
設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ5：テキストを生成する設定
テキストを生成をクリックします。
