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「Salesforceに新しい顧客情報を登録した後、毎回手作業でウェルカムメールを送る作業に手間と時間がかかっている…」
「メール配信の自動化を考えたものの、専門知識や開発コストがネックでなかなか実現できない…」
このように、顧客への迅速なアプローチや、手動でのメール配信作業に課題を感じていませんか？
そんな課題の解消にオススメなのが、Salesforceに顧客データが登録された際に、パーソナライズされたメールを自動配信できる仕組みの活用です。
この仕組みを活用すれば、手作業による配信漏れや遅延を防ぎつつ、顧客との良好な関係を築き、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミング不要で簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して顧客コミュニケーションをもっと円滑にしましょう！
YoomにはSalesforceの顧客データをもとに、メールを配信する業務フローを自動化するテンプレートが用意されてます。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、「Salesforceに取引先責任者が登録された際に、Gmailからウェルカムメールを自動で配信する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
1.Salesforceのマイアプリ連携
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
以下の手順を参考にして、SalesforceとYoomを連携してください。
参考：Salesforceのマイアプリ登録方法
2.Gmailのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目には、ステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
トリガーアクションは、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」のままで次に進みましょう！
まず事前準備として、Salesforceに移動して、テスト用に取引先責任者に新しいレコードを登録してください。
※動作確認で使用するため、自分のメールアドレスを入力することをおすすめします！
取引先責任者に新しいレコードを登録したら、Yoomの操作画面に戻ります。
次に、Yoomが、Salesforceの取引先責任者情報を何分間隔で確認するかを設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
マイドメインURLは、Salesforceから確認して入力します。
Salesforceの画面右側にある歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択しましょう。
「私のドメイン」を検索バーに入力して選択すると、下記の画面が表示されます。
「現在の私のドメインのURL」をコピーしてください。
Yoomの操作画面に戻り、マイドメインURL欄にコピーしたURLを貼り付けます。
URLを貼り付けたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、取得した値の各項目の横に、Salesforceで登録した取引先責任者の情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、Salesforceで登録した取引先責任者の詳細情報を取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「レコードを取得する」のままで次に進みましょう！
ステップ3と同様に、マイドメインURLを入力してください。
オブジェクトのAPI参照名も、Salesforceで確認します。
再度Salesforceに戻り、設定から「オブジェクトマネージャー」を選択してください。
レコードの詳細情報を取得したいオブジェクトのAPI参照名を確認しましょう。
ステップ3では、取引先責任者の情報を取得しました。
今回は取引先責任者の取引先情報を取得したいため、赤枠内に表示されているAPI参照名をコピーします。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPI参照名を貼り付けて「次へ」をクリックします。
次に、取得したいレコードの条件を指定します。
編集欄をクリックし、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」から「取引先ID」を選択し、下記画像の通りに条件を指定してください。
条件を指定したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功して、取引先名など取引先の詳細情報を取得できました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
最後に、Salesforceで登録した取引先責任者に、Gmailでウェルカムメールを配信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Salesforceと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGmailのアカウント情報が自動で表示されます。
赤枠内の説明を参考に、下記を任意で入力します。
編集欄をクリックして、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」から「メールアドレス」を選択してください。
続いて、下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！
編集欄をクリックして、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」と「レコードを取得」から、Salesforceに登録した取引先責任者の詳細情報を引用できます。
必要な情報を入力して、内容を調整しましょう！
今回は、下記のようにカスタマイズしたのでぜひ参考にしてみてくださいね！
【Tips】
取得した値は、フローボットを起動する度に変動する値として扱われます。
テキストを直接入力した部分は固定値として処理されるため、毎回変動が必要な情報{{取引先名(Name)}}や{{名前}}などは、取得した値を活用することが重要です！
これにより、毎回手動で変動する情報を入力する手間が省け、効率的に連携することができます！
件名と本文編集が完了したら、「次へ」をクリックします。
Gmailから送信するメッセージの内容が表示されます。
取得した値が正しく反映されていることを確認し、テストを実行しましょう！
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したメールアドレスにウェルカムメールが届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Salesforceに取引先責任者が登録されたら、Gmailからウェルカムメールが自動配信されるか確認してみてくださいね！
今回ご紹介した自動化以外にも、YoomにはSalesforceを使ったさまざまな業務フローを簡単に自動化できるテンプレートが豊富に用意されています。
たとえば、Salesforceで管理している商談の進捗状況を他のデータベースへ同期したり、チャットツールのやりとりをSalesforceの活動履歴に記録することも可能！
自動化を取り入れることで、データ登録やマーケティングリストへの追加を効率化し、スムーズな営業活動をサポートします。
SalesforceとGmailを連携し、ウェルカムメールの配信を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール配信業務を効率化し、配信漏れや対応遅れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は迅速な顧客コミュニケーションを実現し、より重要な顧客との関係構築や戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に設定できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：メールの件名や本文を顧客ごとに変えられますか？
A：
はい、可能です！
今回ご紹介した連携では、Salesforceに登録された取引先名や取引先責任者名などの情報を変動した値として引用できます。
これらの情報は、本文はもちろん件名にも反映できるので、カスタマイズしてご活用ください！
Q：Gmail以外のメールアプリも使えますか？
A：
はい、Gmail以外にも、Outlookなどのメールアプリと連携することができます！
連携可能なアプリ一覧は以下のリンクからご確認いただけます。
連携するアプリをGmailから変更したい場合は、下記の手順で変更できますので、ぜひお試しください！
1.フローボットの設定画面で「メールを送る」オペレーションを削除します。
2.「メールを送る」オペレーションを削除した場所の「＋」をクリックします。
3.赤枠内の検索窓で連携したいアプリを検索して選択します。
詳しくは下記をご参照ください。
Q：メールが送信エラーになった場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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