「Salesforceに新しい顧客情報を登録した後、毎回手作業でウェルカムメールを送る作業に手間と時間がかかっている…」
「メール配信の自動化を考えたものの、専門知識や開発コストがネックでなかなか実現できない…」
このように、顧客への迅速なアプローチや、手動でのメール配信作業に課題を感じていませんか？
そんな課題の解消にオススメなのが、Salesforceに顧客データが登録された際に、パーソナライズされたメールを自動配信できる仕組みの活用です。
この仕組みを活用すれば、手作業による配信漏れや遅延を防ぎつつ、顧客との良好な関係を築き、より戦略的な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミング不要で簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して顧客コミュニケーションをもっと円滑にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceの顧客データをもとに、メールを配信する業務フローを自動化するテンプレートが用意されてます。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Salesforceで取引先責任者が登録されたら、Gmailでウェルカムメールを配信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先責任者を登録するたびに、手作業でGmailからウェルカムメールを配信していませんか？この作業は定型的でありながら、顧客との最初の接点として重要ですが、手間がかかりヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの登録だけでGmailからのメール配信が自動化され、APIを利用した連携によってスムーズな顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用し、手作業でのメール配信に手間を感じている営業担当者の方
- 取引先へのフォローメールの送信漏れなどを防ぎ、対応を標準化したいチームリーダーの方
- APIなどを活用して、SalesforceとGmail間のメール配信業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに取引先責任者を登録するだけで自動でメールが配信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録された取引先責任者の会社情報などを取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに任意の宛先へメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください
- Salesforceのオペレーションでは、取得するレコードの条件を任意でカスタマイズすることが可能です
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Salesforceから取得した取引先責任者の名前などの情報を本文に埋め込むことも可能です
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
SalesforceとGmailを連携してウェルカムメールを自動配信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Salesforceに取引先責任者が登録された際に、Gmailからウェルカムメールを自動で配信する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SalesforceとGmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Salesforceのトリガー設定とSalesforce・Gmailのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
Salesforceで取引先責任者が登録されたら、Gmailでウェルカムメールを配信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先責任者を登録するたびに、手作業でGmailからウェルカムメールを配信していませんか？この作業は定型的でありながら、顧客との最初の接点として重要ですが、手間がかかりヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの登録だけでGmailからのメール配信が自動化され、APIを利用した連携によってスムーズな顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用し、手作業でのメール配信に手間を感じている営業担当者の方
- 取引先へのフォローメールの送信漏れなどを防ぎ、対応を標準化したいチームリーダーの方
- APIなどを活用して、SalesforceとGmail間のメール配信業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに取引先責任者を登録するだけで自動でメールが配信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録された取引先責任者の会社情報などを取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに任意の宛先へメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください
- Salesforceのオペレーションでは、取得するレコードの条件を任意でカスタマイズすることが可能です
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Salesforceから取得した取引先責任者の名前などの情報を本文に埋め込むことも可能です
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
ステップ1：SalesforceとGmailをマイアプリ連携
まずYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
1.Salesforceのマイアプリ連携
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
以下の手順を参考にして、SalesforceとYoomを連携してください。
参考：Salesforceのマイアプリ登録方法
2.Gmailのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Salesforceで取引先責任者が登録されたら、Gmailでウェルカムメールを配信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しい取引先責任者を登録するたびに、手作業でGmailからウェルカムメールを配信していませんか？この作業は定型的でありながら、顧客との最初の接点として重要ですが、手間がかかりヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceへの登録だけでGmailからのメール配信が自動化され、APIを利用した連携によってスムーズな顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用し、手作業でのメール配信に手間を感じている営業担当者の方
- 取引先へのフォローメールの送信漏れなどを防ぎ、対応を標準化したいチームリーダーの方
- APIなどを活用して、SalesforceとGmail間のメール配信業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに取引先責任者を登録するだけで自動でメールが配信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成・送信の時間を短縮できます
- 手作業によるメールの送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーをきっかけに登録された取引先責任者の会社情報などを取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに任意の宛先へメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください
- Salesforceのオペレーションでは、取得するレコードの条件を任意でカスタマイズすることが可能です
- Gmailのメール送信設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Salesforceから取得した取引先責任者の名前などの情報を本文に埋め込むことも可能です
■注意事項
- Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3： Salesforceのトリガー設定
「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目には、ステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
トリガーアクションは、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」のままで次に進みましょう！
まず事前準備として、Salesforceに移動して、テスト用に取引先責任者に新しいレコードを登録してください。
※動作確認で使用するため、自分のメールアドレスを入力することをおすすめします！
取引先責任者に新しいレコードを登録したら、Yoomの操作画面に戻ります。
次に、Yoomが、Salesforceの取引先責任者情報を何分間隔で確認するかを設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
マイドメインURLは、Salesforceから確認して入力します。
Salesforceの画面右側にある歯車アイコンをクリックし、「設定」を選択しましょう。
「私のドメイン」を検索バーに入力して選択すると、下記の画面が表示されます。
「現在の私のドメインのURL」をコピーしてください。
Yoomの操作画面に戻り、マイドメインURL欄にコピーしたURLを貼り付けます。
URLを貼り付けたら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、取得した値の各項目の横に、Salesforceで登録した取引先責任者の情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Salesforceのアクション設定
次に、Salesforceで登録した取引先責任者の詳細情報を取得する設定を行います。
「レコードを取得する」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
アクションは、「レコードを取得する」のままで次に進みましょう！
ステップ3と同様に、マイドメインURLを入力してください。
オブジェクトのAPI参照名も、Salesforceで確認します。
再度Salesforceに戻り、設定から「オブジェクトマネージャー」を選択してください。
レコードの詳細情報を取得したいオブジェクトのAPI参照名を確認しましょう。
ステップ3では、取引先責任者の情報を取得しました。
今回は取引先責任者の取引先情報を取得したいため、赤枠内に表示されているAPI参照名をコピーします。
Yoomの操作画面に戻り、コピーしたAPI参照名を貼り付けて「次へ」をクリックします。
次に、取得したいレコードの条件を指定します。
編集欄をクリックし、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」から「取引先ID」を選択し、下記画像の通りに条件を指定してください。
条件を指定したら、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功して、取引先名など取引先の詳細情報を取得できました！
「完了」をクリックして、設定完了です！
ステップ5：Gmailのアクション設定
最後に、Salesforceで登録した取引先責任者に、Gmailでウェルカムメールを配信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
Salesforceと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGmailのアカウント情報が自動で表示されます。
赤枠内の説明を参考に、下記を任意で入力します。
編集欄をクリックして、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」から「メールアドレス」を選択してください。
続いて、下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！
編集欄をクリックして、「取引先責任者に新規レコードが登録されたら」と「レコードを取得」から、Salesforceに登録した取引先責任者の詳細情報を引用できます。
必要な情報を入力して、内容を調整しましょう！
今回は、下記のようにカスタマイズしたのでぜひ参考にしてみてくださいね！
【Tips】
取得した値は、フローボットを起動する度に変動する値として扱われます。
テキストを直接入力した部分は固定値として処理されるため、毎回変動が必要な情報{{取引先名(Name)}}や{{名前}}などは、取得した値を活用することが重要です！
これにより、毎回手動で変動する情報を入力する手間が省け、効率的に連携することができます！
