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「Google Chatに投稿された顧客情報を、boardに手作業で登録している…」
「チーム内の情報共有はGoogle Chat、顧客管理はboardと、ツールが分かれていて二度手間になっている…」
このように、Google Chatとboardを併用する中で、手作業によるデータ転記に手間や非効率を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Chatへの投稿をきっかけに、自動でboardに顧客情報が作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、入力ミスを防ぎながら、より戦略的な業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google Chatとboardを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google ChatとboardのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた様々な業務プロセスを自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば、Google Chatのメッセージをもとにboardの顧客情報を自動で作成したり、特定の条件に合致する情報のみを連携させたりと、柔軟な設定ができます。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをテンプレートとしてご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Chatの特定のスペースに投稿されたメッセージをトリガーにして、自動でboardに新しい顧客情報を作成できるため、<span class="mark-yellow">手作業による転記の手間や入力ミスをなくし、迅速な顧客対応を実現します。</span>
例えば「【新規顧客】」といった特定のキーワードを含むメッセージにのみ反応してboardに顧客を作成することで、<span class="mark-yellow">不要な通知や誤った顧客登録を防ぎ、本当に必要な情報だけを正確に連携させることができます。</span>
この連携は、特定の条件で処理を分ける分岐ロジックを活用した、より実践的な自動化です。
それでは、さっそく実際にGoogle Chatとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle Chatとboardの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はGoogle Chatで投稿されたメッセージ内容をもとに、boardに顧客を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Chatの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogle Chatと検索し対象アプリをクリックしてください。
※下記のように検索結果に2種類表示されますが、「Google Chat（OAuth）」の方を選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、「Sign In with Google」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、Client IDとClient Secretをそれぞれ入力し、「登録する」をクリックしましょう。
Google Chat（OAuth）のマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください。
boardの場合
新規接続を押したあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでboardと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
boardの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてGoogle Chatでスペースにメッセージを送信しておきましょう。
投稿されたメッセージから必要な情報を抽出し、boardに顧客として自動登録されるかを確認するため、今回は以下の内容をテスト用に投稿しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogle Chatをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はスペースにメッセージが送信されこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Google Chatに送信されたメッセージに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値（＝アウトプット）をもとに、boardへ登録が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプ（GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク））がデフォルトで設定されているので、文字数やタスク数に応じて変更し「次へ」をクリックします。
Google Chatからトリガーイベントとして受信したメッセージを対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると取得済みのアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力してください。今回はboardに顧客を登録するため、「姓、名」と「メールアドレス」の各項目を対象テキストから抽出する設定にしました。
また、AIへの指示内容は任意で設定可能です。どのようにテキストを解析・抽出してほしいかを伝える指示を入力しましょう。
詳しい設定方法については、以下のヘルプページをご参照ください。
入力が完了したら、設定した項目が実際に正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、テキストから抽出された情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得したアウトプットをもとに、boardへ顧客の登録が可能です。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「顧客の登録」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
boardと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
boardに登録する顧客の設定をします。APIキーは注釈に沿って入力しましょう。
顧客名と顧客略称名は入力欄をクリックすると、前のステップでAI抽出済みのアウトプットが表示されるので、選択して入力しましょう。
デフォルト支払条件IDも同様に注釈に沿って入力してください。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でboardに顧客が登録されるか確認しましょう。
テストが成功すると、登録された顧客情報が一覧で表示されます。
あわせて、boardの画面を開き、指定した内容で顧客が登録されているかを確認してみましょう。
今回は下記の通り登録されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Google Chatの特定スペースにメッセージが投稿された際に、指定した形式に従ってboardに顧客情報が自動で作成されるようになります。
実際にGoogle Chatでメッセージを投稿し、boardに顧客が正しく登録されるかを確認してみましょう。
今回はGoogle Chatからboardへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にboardからGoogle Chatへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客情報や案件の更新を素早くチームに共有することで、さらなる業務効率化が可能です。
boardで新しい顧客が登録されたタイミングで、その情報を素早くGoogle Chatの指定スペースに通知することで、<span class="mark-yellow">関係者全員が迅速に新規顧客情報を把握し、迅速なフォローアップ体制を構築できます。</span>
この連携により、情報共有の漏れや遅延を防ぎ、チーム全体の連携を強化します。
boardに新しい案件が登録された際に、その案件情報をAIが自動で要約し、重要なポイントだけをGoogle Chatに通知すれば、<span class="mark-yellow">長文の案件詳細を全員が読む必要がなくなり、情報の把握スピードが向上します。</span>
この連携は、特定の条件で処理を分岐させることで、より的確な情報共有を実現します。
日々の業務連絡や情報整理を自動化すれば、チーム全体のスピード感がぐっと上がります。ここでは、Google Chatやboardを活用した便利な自動化テンプレートをご紹介します。
Google Chatを活用することで、さまざまなツールからの情報をリアルタイムで共有できます。通知の抜け漏れを防ぎ、業務のスムーズな連携にもつながります。
特に、タスクの進捗やファイルの追加などを共有したい場面で効果的です。
boardを使えば、案件管理や情報の一元化がぐっと楽になります。人の手で更新していた情報も自動で反映されるようになり、業務の効率化とミス防止につながります。
複数のツールとの連携によって、よりスムーズなワークフローが実現できます。
Google Chatとboardの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGoogle Chatとboard間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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