Web会議が終わるたびに、録画データを聞き返しながら議事録を作成し、その内容をChatworkに手作業で投稿する、といった業務に時間を取られていませんか？
重要な会議ほど内容を正確に記録・共有する必要がありますが、この一連の作業は手間がかかり、他の重要なタスクを圧迫してしまうことも少なくありません。
もし、Web会議が終了すると同時に音声が自動で文字起こしされ、その結果が即座にChatworkの指定チャンネルに共有される仕組みがあれば、議事録作成や共有の手間から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはWeb会議の内容を自動で文字起こしする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Chatworkへ共有する
試してみる
Web会議の文字起こし結果をChatworkに共有するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、ZoomやGoogle Meetでの会議が終了したら、その内容を自動で文字起こしして、結果をChatworkに共有するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Chatwork／Google Meet
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Chatworkのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- トリガーとアクションの設定
- フローの起動を確認
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Chatworkへ共有する
試してみる
ステップ1：ChatworkとYoomをマイアプリ連携
まずはじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
基本的な設定方法を解説している、以下のナビゲーションをご参照ください！
Chatworkの連携
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ZoomやGoogle Meetの会議を自動で文字起こしして、Chatworkへ共有する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Web会議のトリガー設定
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるアプリの設定を行います。以下の赤枠をクリックしてください。
まずはトリガーとなる会議を作成します。会議に参加して、リンクをコピーします。
※今回はGoogle Meetを使用しました！
Yoomの設定に戻り、会議をするURLを登録して、「文字起こしのテストを開始」ボタンを押します。
Yoomボットが会議に参加する通知が会議画面に届きますので、参加の許可をして、Yoomボットを会議に参加させましょう。
会議を終了させると、自動でYoomボットが文字起こしを始めます。
文字起こし結果と取得した値が確認できたら、「保存する」ボタンを押しておきましょう！
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：要約する設定
文字起こしのデータから文章を要約する設定を行います。
2つ目の赤枠をクリックしましょう！
変換タイプがデータの条件に当てはまっているか確認しましょう。
今回は、15,000文字以下のデータを処理するためこちらの変換タイプを選択しています。
アクションは、送信されたデータに合わせた条件のものを選択しましょう。
※アクションによって消費されるタスク数が異なります。
取得した値の中から、要約したい対象のテキストを選択します。
文字数を指定します。任意で要約の条件などを細かく指定が可能です。
設定が済んだら、テストを実行してみましょう！
「テスト成功」と表示がされたら、抽出された項目が取得した値に反映されています。
「完了」をクリックしておきましょう！
ステップ5：Chatworkのアクション設定
これまでに取得した値を使用して、Chatworkにメッセージを送信する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしましょう！
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認したら、アクションはテンプレートのままで問題ありません。
メッセージを送信する場所を設定するために、ルームIDを設定します。
メッセージの内容を、これまでに取得した値を活用しながら作成します。
設定が済んだら、テストを実行します。
テストに成功しました！
Chatworkを確認してみましょう！
最後にYoomの設定に戻って、完了ボタンをクリックして設定を保存しましょう。
ステップ6：フローを有効化してテストする
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
ChatworkのAPIを使ったその他の自動化例
ChatworkのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Chatworkを使った自動化例
Chatworkに投稿された内容をもとに、DeepSeekでテキストを生成してチャットボットが返信したり、Google 検索の結果を自動でルームに通知したりできます。また、音声ファイルを文字起こしして英語に翻訳した結果を共有したり、メッセージの投稿をトリガーにBoxへフォルダを作成したり、契約書を作成してOutlookで送信するといった高度な連携も可能です。さらに、Google スプレッドシートへの行追加やGoogle フォームの回答内容、Slackのメッセージ要約などをChatworkへ集約し、社内のあらゆる情報を一元化して管理できます。
Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してOutlookに送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Chatworkでメッセージが投稿されたら、契約書を作成してOutlookに送信することが可能です。この自動化により、生成された契約書を自動でOutlookに送信することで、手作業の手間を削減します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkを日常的に使用しており、メッセージから契約書作成を自動化したいビジネスパーソン
・契約業務における手作業の削減を目指している法務担当者
・Outlookを活用した契約書の管理を効率化したい営業チームのリーダー
■注意事項
・Chatwork、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。
Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Chatworkで投稿された内容をもとに、Boxにフォルダを作成する」業務ワークフローは、チャットで共有された情報を自動的に整理し、Boxにフォルダを作成することで、
ドキュメント管理を効率化します。これにより、手動でのフォルダ作成や情報整理の手間を省き、チームの生産性向上に繋げることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ChatworkとBoxを日常的に利用しているチームのリーダー
・チャット内容を基にしたドキュメント整理を自動化したい管理者
・業務効率化を図り、手作業のフォルダ作成を減らしたい企業のIT担当者
・チャットからの情報整理に時間を取られているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Chatwork、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知するフローです。
Googleフォームで送信された情報を翻訳してChatworkに通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームで送信された情報を翻訳してChatworkに通知する」フローは、多言語のデータを効率的に共有する業務ワークフローです。
国際的なチームや多様な顧客からのフィードバックを集める際、異なる言語で入力された情報を迅速に翻訳し、Chatworkで共有することで、コミュニケーションの円滑化を図ります。
手作業による翻訳や通知の手間を削減し、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・多言語でのデータ収集を行っている企業やチームの運営者
・GoogleフォームとChatworkを活用して業務連携を自動化したい管理者
・翻訳作業を効率化し、チーム内でのコミュニケーションを円滑にしたい方
・顧客からのフィードバックを多言語で管理・共有したいマーケティング担当者
■注意事項
・Googleフォーム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をChatworkに投稿する
試してみる
LINE WORKSで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をChatworkに投稿するフローです。
Slackに送信されたメッセージを要約してChatworkに送信する
試してみる
■概要
Slackでやり取りされる膨大な情報の中から、重要なメッセージを見落としたり、Chatworkを利用しているメンバーへの共有に手間がかかっていませんか。手作業での転記は時間がかかるだけでなく、情報の抜け漏れといったミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackに投稿されたメッセージをAIが自動で要約し、Chatworkへ送信する一連の流れを自動化できます。これにより、情報共有の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・SlackとChatworkを併用しており、ツール間の情報共有に手間を感じている方
・Slackに流れる多くのメッセージから、重要な情報を手動でまとめている方
・複数ツール間の情報格差をなくし、チームの連携を円滑にしたいと考えている方
■注意事項
・Slack、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Chatworkの投稿をもとにGoogle 検索を行い、結果を指定ルームに通知する
試してみる
音声ファイルを文字起こし・英語に翻訳してChatworkに通知
試してみる
定期的にスマレジ・タイムカードで出勤中の従業員を取得し、Chatworkに通知する
試してみる
■概要
スマレジ・タイムカードで出勤中の従業員を毎日確認し、関係者に共有する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。
特に複数拠点の勤怠状況を把握する場合、手作業での確認や報告は非効率であり、漏れが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、設定した時間にスマレジ・タイムカードの出勤中従業員リストを自動で取得し、Chatworkへ通知できるため、こうした課題を解消し、勤怠状況の把握を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・スマレジ・タイムカードを使い、従業員の出勤中の状況を手作業で確認している店舗責任者の方
・日々の勤怠状況を定時にChatworkで共有しており、その報告業務を自動化したいと考えている方
・従業員の勤怠管理をより効率化し、出勤状況の把握を改善したい人事担当者の方
■注意事項
・スマレジ・タイムカード、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・スマレジ・タイムカードのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6435753
Chatworkで投稿された新しいメッセージをチャットボットが受け取り、DeepSeekでテキストを生成し返信する
試してみる
■概要
Chatworkでの問い合わせ対応や定型的なやり取りに、毎回手動で返信するのは手間がかかるのではないでしょうか？このワークフローを活用すれば、Chatworkで投稿された新しいメッセージをチャットボットが受け取るかのように、DeepSeekが適切なテキストを生成し自動で返信することが可能になります。これまで返信作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Chatworkでの問い合わせ対応を自動化し、顧客満足度を向上させたいと考えている方
・DeepSeekを活用し、社内からの定型的な質問への返信を自動化したい情報システム担当者の方
・AIによるテキスト生成を取り入れ、コミュニケーション業務の効率化を目指すすべての方
■注意事項
・DeepSeek、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
会議の文字起こしとChatworkへの共有フローを自動化することで、これまで手作業で行っていた議事録の作成や共有にかかる時間と手間を削減し、ヒューマンエラーのない迅速な情報共有を実現できます。
これにより、会議の参加者はすぐに次のアクションに移ることができ、プロジェクトの進行をスムーズにすることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：文字起こし結果を他のアプリにも同時に保存できますか？
A：
はい、保存できます。フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、新規のオペレーションを追加することで、希望ツールのアクションを選択できます。
Q：文字起こしにかかる時間や、会議の長さに制限はありますか？
A：
長時間の会議でも90分以内であれば文字起こしの処理は可能ですが、それ以上の場合は会議を分割してご利用ください。消費タスク数は会議10分あたり18タスクです。Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、フロープランでは毎月100タスクまで実行が可能です。
Q：連携処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
