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「Googleフォームで集めたURL、一つひとつ手作業で短縮するのが面倒…」
「アンケート結果を共有したいけど、長いURLだと見栄えが悪くて困る…」
このように、Googleフォームで収集したURLの管理や共有に関する手作業に、手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、Googleフォームに回答が送信されたタイミングをきっかけに、自動的にURLを短縮し、管理用のシートに記録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるはずです。よりスムーズな情報共有とデータ活用を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGoogleフォームで受け取ったURLを短縮する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで送信されたリンクをBitlyで短縮し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、 こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Bitly／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.GoogleフォームとYoomのマイアプリ連携
上記のナビのGoogle スプレッドシートの箇所を参考にして、マイアプリ連携を行いましょう。
2.BitlyとYoomのマイアプリ連携
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。Bitlyを検索して選択しましょう。
任意の方法でサインインします。
Yoomのアクセスについて確認する画面が表示されます。「Allow」を選択しましょう。
「マイアプリ」にBitlyが表示されていれば連携完了です。
3.Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「フォームに回答が送信されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Googleフォームと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
【注意】
今回のフローで使用したいGoogleフォームの準備がまだの方は作成しておきましょう。
例として以下のように作成しました！
使用するGoogleフォームの「フォームID」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「取得した値」について、詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので「取得する値を追加」から必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」を追加する方法について、詳しくは以下をご覧ください。
手動で追加できたら「完了」を選択しましょう。
「リンクを短縮する」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Bitlyと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「対象のURL」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
