Googleフォームでファイルが送信されたら、RPAでMP4に変換しBoxに格納する

■概要

動画ファイルのフォーマット変更のために、その都度オンラインのコンバーターサイトを利用して手作業でMP4に変換していませんか。こうした繰り返し作業は、手間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローは、Googleフォームでファイルが送信されると、RPAが自動でMP4への変換処理を行い、Boxへ格納する一連の流れを自動化するものです。ファイル変換から格納までを効率化し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• オンラインのコンバーターサイトなどを利用し、手作業でMP4に変換している方
• GoogleフォームやBoxを活用しており、動画ファイルの授受や管理を効率化したい方
• RPAを用いて、Webサイト上でのファイル変換といった定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへのファイル送信を起点に、MP4への変換からBoxへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイルダウンロードや変換、アップロード作業がなくなることで、ファイルの取り違えや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、添付されたファイルIDなどの情報を取得します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルIDを基にファイルをダウンロードします。
4. 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のファイルコンバーターサイトを開き、ダウンロードしたファイルをMP4に変換します。
5. その後、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションで、変換後のファイルに関する情報などをページ上から抽出します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・取得したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、動画ファイルを受け付ける対象のフォームを任意に指定してください。
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを、トリガーで取得した情報を変数として設定します。
• RPA機能の設定では、MP4変換に利用するWebサイトのURLや操作対象のボタンなど、実際の操作に合わせて自由にカスタマイズ可能です。
• AI機能によるテキスト抽出の設定では、RPAが操作したページの中から、変換後のファイル名など、取得したい情報を任意に指定できます。
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段で取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。