boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で新しい案件を登録した後、関係者への共有を「Outlook」で手動で行っていませんか。この作業は、通知の遅れや共有漏れの原因となり、ビジネスの初動を鈍化させる可能性があります。このワークフローは、boardに新規案件が登録されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信します。案件発生を即座に共有し、スムーズな業務連携を実現するためのワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとOutlookを併用しており、案件発生時の通知を手作業で行っている方
- 案件情報の共有を自動化し、チームの初動を迅速にしたいと考えている方
- 手作業による連絡漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動で通知されるため、Outlookでメールを作成・送信する手間と時間を削減できます。
- 担当者による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、案件情報を記載したメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスを任意で設定可能です。個人のアドレスはもちろん、関係者が含まれるメーリングリストなどを宛先に指定することもできます。
■注意事項
- board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
「boardで案件管理をして、Outlookで関係者へ情報共有しているけど入力ミスが心配…」
「boardに新しい案件が登録されるたびに、Outlookでメールを作成して送信するのが手間で、通知漏れもあって不安…」
このように、営業管理ツールboardとメールソフトであるOutlookを併用する中で、手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
そんな課題の解消には、boardに新しい案件が登録されたら、その情報を基に関係者へOutlookで通知が自動送信される仕組みが役立つかもしれません。
この仕組みを活用することで、これらの悩みから解放され、連絡業務の工数を削減し、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出せることが期待できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の定型業務にかかる時間の削減にも繋がるはず！
ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはboardとOutlookを連携し、様々な業務フローを自動化するテンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で新しい案件を登録した後、関係者への共有を「Outlook」で手動で行っていませんか。この作業は、通知の遅れや共有漏れの原因となり、ビジネスの初動を鈍化させる可能性があります。このワークフローは、boardに新規案件が登録されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信します。案件発生を即座に共有し、スムーズな業務連携を実現するためのワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとOutlookを併用しており、案件発生時の通知を手作業で行っている方
- 案件情報の共有を自動化し、チームの初動を迅速にしたいと考えている方
- 手作業による連絡漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動で通知されるため、Outlookでメールを作成・送信する手間と時間を削減できます。
- 担当者による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、案件情報を記載したメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスを任意で設定可能です。個人のアドレスはもちろん、関係者が含まれるメーリングリストなどを宛先に指定することもできます。
■注意事項
- board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardとOutlookを連携してできること
boardとOutlookのAPIを連携すれば、boardで管理している案件情報をトリガーとして、Outlookから自動で通知を送信するといった業務自動化が可能になります。
この連携により、手作業による情報伝達の手間や連絡漏れのリスクを低減し、チーム全体の情報共有をスムーズにできるでしょう。
気になる自動化例があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
boardに新しい案件が登録されたタイミングで、その案件情報をOutlookから指定の宛先に自動で通知するフローです。
この仕組みにより、関係者はタイムリーに新規案件の発生を把握でき、迅速なアクションにつなげることをサポートします。
また、手動での連絡漏れやタイムラグを防止できるのも嬉しいポイント！
boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で新しい案件を登録した後、関係者への共有を「Outlook」で手動で行っていませんか。この作業は、通知の遅れや共有漏れの原因となり、ビジネスの初動を鈍化させる可能性があります。このワークフローは、boardに新規案件が登録されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信します。案件発生を即座に共有し、スムーズな業務連携を実現するためのワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとOutlookを併用しており、案件発生時の通知を手作業で行っている方
- 案件情報の共有を自動化し、チームの初動を迅速にしたいと考えている方
- 手作業による連絡漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動で通知されるため、Outlookでメールを作成・送信する手間と時間を削減できます。
- 担当者による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、案件情報を記載したメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスを任意で設定可能です。個人のアドレスはもちろん、関係者が含まれるメーリングリストなどを宛先に指定することもできます。
■注意事項
- board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardで特定条件の新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
boardに登録された案件の中から「確度が高い」「特定の製品に関する」といった、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、Outlookで関係者に通知するフローです。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させるコマンドを含むため、不要な通知を削減し、本当に重要な情報だけをチームに共有できるので、より効率的な情報伝達が期待できます！
boardで特定条件の新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
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■概要
クラウド型業務システム「board」に新しい案件が登録された際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか？このワークフローは、boardで特定の条件を満たす新しい案件が登録されたタイミングを検知し、自動でOutlookから関係者へメールを送信します。boardとOutlookを連携させることで、重要な案件情報の共有漏れを防ぎ、迅速な対応を後押しします。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理する案件情報を、Outlookを使い手作業で関係者に共有している方
- 特定の重要案件が発生した際に、即時通知を受け取りたいと考えている営業マネージャーの方
- boardとOutlook間の情報伝達を自動化し、通知漏れなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに特定の案件が登録されると自動でOutlookにメールが送信されるため、手動での通知作業や確認の手間を省くことができます
- 人の手による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を確実に関係者へ共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします
- 最後に、分岐後のオペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、案件情報を記載したメールを指定した宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、boardから取得した案件情報（例：案件の金額や種別など）をもとに、通知を実行する条件を任意で設定できます
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にboardとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- boardとOutlookをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- boardのトリガー設定およびOutlookのメール送信設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で新しい案件を登録した後、関係者への共有を「Outlook」で手動で行っていませんか。この作業は、通知の遅れや共有漏れの原因となり、ビジネスの初動を鈍化させる可能性があります。このワークフローは、boardに新規案件が登録されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信します。案件発生を即座に共有し、スムーズな業務連携を実現するためのワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとOutlookを併用しており、案件発生時の通知を手作業で行っている方
- 案件情報の共有を自動化し、チームの初動を迅速にしたいと考えている方
- 手作業による連絡漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動で通知されるため、Outlookでメールを作成・送信する手間と時間を削減できます。
- 担当者による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、案件情報を記載したメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスを任意で設定可能です。個人のアドレスはもちろん、関係者が含まれるメーリングリストなどを宛先に指定することもできます。
■注意事項
- board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：boardとOutlookをマイアプリ登録
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【boardのマイアプリ登録】
検索窓でboardと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されるので下記のように入力し、「追加」を押したら連携完了です！
-
アカウント名：任意の値で入力できます。「管理アカウント」など、自由に設定してくださいね！
-
アクセストークン：boardの管理画面でAPIトークンを取得して入力します。APIトークンの取得方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
【Outlookのマイアプリ登録】
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から選択します。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoftのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスか電話番号（またはSkype）の情報を入力し、「次へ」を押してください。
すでにMicrosoftアカウントにログイン済みの場合は、下図のようなアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携する該当のアカウントを選択してくださいね！
Microsoftアカウントにサインイン（もしくはアカウント選択）後、自動的にYoomとの連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
ここから実際にフローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。まずは以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で新しい案件を登録した後、関係者への共有を「Outlook」で手動で行っていませんか。この作業は、通知の遅れや共有漏れの原因となり、ビジネスの初動を鈍化させる可能性があります。このワークフローは、boardに新規案件が登録されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信します。案件発生を即座に共有し、スムーズな業務連携を実現するためのワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとOutlookを併用しており、案件発生時の通知を手作業で行っている方
- 案件情報の共有を自動化し、チームの初動を迅速にしたいと考えている方
- 手作業による連絡漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動で通知されるため、Outlookでメールを作成・送信する手間と時間を削減できます。
- 担当者による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、案件情報を記載したメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスを任意で設定可能です。個人のアドレスはもちろん、関係者が含まれるメーリングリストなどを宛先に指定することもできます。
■注意事項
- board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
クリックすると自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされ、下図のようなポップアップが表示されます。「OK」を押して設定を進めましょう！
ステップ3：boardのトリガー設定
最初の設定です！
まずは、boardに新しい案件が登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「新しい案件が登録されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、ステップ1でマイアプリ登録した際の情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを今一度確認してくださいね！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「APIキー」には、こちらのページで取得できるAPIキーを設定します。
board_APIキー確認画面⬇︎
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、boardにテスト用の案件を登録しましょう。
テストなので、この際の情報は架空のもの（「テスト案件」「Yoom連携テスト」など）でOKです！
登録後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録した案件の情報がアウトプットとして「取得した値」に抽出されるので、内容を確認してください。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認したら「保存する」を押し、次の設定に進みます。
ステップ4：Outlookのメール送信設定
続いて、boardに新しく案件が登録された旨をOutlookを使って通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは必要であれば変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「To」にメール送信先のアドレスを設定し、「CC」「BCC」は必要に応じて設定しましょう。
「件名」はフローを活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
最後に、「メッセージ」に送信するメールの内容を設定していきます。
「boardに新しい案件が登録されました。」など毎回同じ文章を使用するテキストは直接手入力し、「案件名」などboardに登録された情報を引用する部分はアウトプットを使って設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして動作チェックを行いましょう！
この際、先ほど「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テストメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心です。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認しましょう。
boardに登録した案件の情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていますね！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です！
ステップ5：トリガーをONにしてフローの動作確認
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するか確認してみてくださいね！
以上が、「boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する」フローの作成手順でした！
Outlookのデータをboardに連携したい場合
今回はboardからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信した内容をもとに、boardに顧客を登録する
Outlookで受信した問い合わせメールなどの内容を基に、boardに新しい顧客情報や案件を自動で登録するフローです。
この連携により、メールからの手動でのデータ転記作業が省け、入力ミスを防ぎながら迅速な顧客情報の登録を可能にすることが期待できます。
結果的に、営業担当がスピーディーに次のアクションへ移ることをサポートするでしょう！
Outlookで受信した内容をもとに、boardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせなどの顧客情報を、都度手作業でboardに登録していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、その内容から顧客情報を自動でboardに登録するため、boardとOutlook間で行っていたデータ入力作業を自動化し、日々の顧客管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した顧客情報をboardへ手入力しており、作業を効率化したい方
- boardとOutlookを用いた顧客管理において、入力漏れやミスを防ぎたい方
- 顧客情報の登録作業を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけでboardに顧客情報が自動登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や送信元で起動するよう条件を指定することも可能です
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、受信したメールの本文から顧客名や連絡先など、登録に必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を利用して新しい顧客を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの件名や差出人などを任意で指定し、特定のメールを受信した時のみフローが起動するように設定してください
- テキスト抽出機能では、ご利用のメールフォーマットに合わせて、顧客名や会社名、連絡先などのどの部分を抽出するかを任意で設定してください
- boardとの連携設定を行う際に、board側で発行した任意のAPIキーを設定してください
■注意事項
- Outlook、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
Outlookで受信した特定条件のメール内容をもとに、boardに顧客を登録する
Outlookで受信したメールの中から「新規問い合わせ」「資料請求」といった特定の件名やキーワードを含むものだけをトリガーとして、その内容をboardに顧客情報として自動登録することも可能です。
この連携によって、対応すべき重要なメールだけを自動で抽出し、リード情報をboardに集約できるので、見込み顧客へのアプローチを効率化するのに役立ちそうですね！
Outlookで受信した特定条件のメール内容をもとに、boardに顧客を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したお問い合わせメールなどを、一つひとつ手作業でboardに顧客登録していませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されないため、気を遣う業務の一つです。このワークフローは、Outlookで受信した特定のメール内容をもとに、自動でboardに顧客として登録するため、手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、顧客管理の初期対応を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlook経由のお問い合わせを、手作業でboardに登録している方
- boardとOutlook間のデータ転記作業に、手間や時間を要している方
- 顧客情報の登録プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーに、boardへの顧客登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の件名や送信元アドレスなど、条件に合致するメールのみを処理対象とします
- 次に、オペレーションのテキスト抽出機能を使用し、メール本文から顧客名や連絡先といった登録に必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて新しい顧客を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールを処理する条件は任意で設定可能です。特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを対象とするなど、運用に合わせて設定してください。
- boardとの連携には、ユーザーが利用しているアカウントのAPIキーを設定してください。これにより、個別のboard環境に顧客情報が登録されます。
■注意事項
- Outlook、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardやOutlookを使ったその他の自動化例
案件管理ツールboardや、業務連絡の中心となるOutlookを活用することで、営業支援や社内フローをスムーズに自動化できます。
Yoomでは、こうした業務ツールとの連携テンプレートを多数提供しています！
boardを使った自動化例
boardで案件や顧客情報が登録された際に、さまざまな外部サービスと連携することで、案件管理から情報共有までを効率化できます。
たとえば、案件が作成されたタイミングでGoogle Driveにフォルダを自動生成すれば、案件ごとの資料管理がスムーズになります。
さらに、新しい案件や顧客情報が追加された際にSlackやLINEに通知したり、Googleスプレッドシートにデータを記録することで、社内外への共有や進捗管理が自動化されます。
boardで新しい案件が登録されたら、LINEに通知する
試してみる
■概要
案件管理にboardを利用している場合、新しい案件が登録されるたびにLINEで関係者に通知する業務は、手間がかかる上に連絡漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、boardで新しい案件が登録された際に、その情報を自動でLINEに通知するものです。boardの情報をLINEに自動連携させることで、こうした手作業をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件情報を関係者にLINEで共有しており、手作業に手間を感じている方
- 外出先などでもLINEを通じてboardの最新案件を迅速に把握したい営業担当者の方
- boardとLINEの連携による業務自動化で、情報共有のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動で関係者のLINEに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による通知漏れや連絡の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への迅速で正確な情報共有を可能にします
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとLINE公式アカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントを選択し、「マルチキャストメッセージを送る」アクションを設定して、通知内容を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE公式アカウントの「マルチキャストメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したい宛先を任意で設定できます
- 通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したboardの案件名や金額などの情報を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- board、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardで新しい顧客が作成されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
クラウド型業務・経営管理システム「board」で新しい顧客が作成されるたびに、手作業でSlackに情報を共有していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅延といったリスクも伴います。このワークフローを活用することで、boardとSlackの連携が自動化され、顧客情報の作成・更新をトリガーに、指定したSlackチャンネルへ即座に通知を送信できます。これにより、手作業による連絡の手間やミスをなくし、チーム全体での迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで顧客管理を行い、Slackでチーム内の情報共有を行っている方
- boardの更新情報を手作業でSlackに通知しており、非効率を感じている方
- 新規顧客の情報をチームに迅速かつ正確に共有する仕組みを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで顧客情報が作成・更新されると自動でSlackに通知が飛ぶため、これまで手作業での情報共有に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による連絡漏れや、情報の伝達ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な顧客情報を確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ通知するよう設定します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、boardから取得した情報を指定のチャンネルへ通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の条件は任意で設定可能です。例えば、特定のランクの顧客が作成された場合のみ通知するなど、業務に合わせた柔軟なカスタマイズができます。
- Slackへの通知先は、任意のチャンネルに設定可能です。部署やプロジェクトチームなど、通知内容に応じたチャンネルを指定してください。
■注意事項
- board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録する
試してみる
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム
・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方
2.boardとGoogleスプレッドシートを併用しているマーケティングチーム
・boardで案件情報を管理し、Googleスプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方
・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。
・boardで案件が登録されると、すぐににGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。
・案件情報をboardとGoogleスプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。
■注意事項
・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとSlackを併用している営業チーム・プロジェクト管理チーム
・boardで案件情報を管理し、Slackでチームコミュニケーションを行っている方
・新規案件の登録をSlackでリアルタイムに通知し、チームメンバーに共有したい方
・案件登録後の対応をSlack上で迅速に行いたい方
2.Slackを活用している企業やチーム
・Slackを導入している企業
・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・boardに案件登録と同時にSlackに通知が届くため、チームメンバーはすぐに案件情報を把握することができます。
・boardに案件登録さると直ぐにSlackのチャンネルへ通知されるため、顧客からの問い合わせや要望に迅速に対応することができます。
・Slack上での情報共有により、チーム全体で商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行うことができます。
・案件に関する情報がSlack上で共有されることで、課題を早期に発見して対応することができます。
・Slackのチャンネルへの通知内容や通知先などを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・board、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
Outlookを使った自動化例
Outlookで受信したメールを起点に、AIやOCRを活用した高度な自動処理が可能です。たとえば、メール本文をAIで要約してGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに記録し、Slackへ通知することで、情報の整理と共有を一括で実現できます！
また、メール署名からSalesforceに自動でリード登録を行ったり、契約書や領収書をOCRで読み取り、kintoneやSlackと連携することで、バックオフィス業務を効率化できます。適格請求書発行事業者の登録有無を確認するフローなど、コンプライアンス対応も自動で行えます。
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しSlackに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 契約書管理に携わる担当者
・契約書情報の手動登録に時間を取られている方
・メール受信した契約書の管理を効率化したい方
2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者
・契約書類の一元管理や処理状況の把握の迅速化を目指す方
・契約書の処理漏れや遅延が課題となっており、業務プロセスの改善を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとSlackでスムーズに情報が共有されます。
その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・Outlook、kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでメールが届いたら、抽出した内容をMicrosoft Excelに追加し、Slackにも通知する
試してみる
■概要
Outlookでメールが届いたら、抽出した内容をMicrosoft Excelに追加し、Slackにも通知するフローです。
メール管理と情報共有を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのメール管理が煩雑で効率化を図りたいビジネスパーソン
- Microsoft Excelを使用してデータ整理を行っている事務担当者
- チーム内での情報共有をスムーズにしたいプロジェクトリーダー
- 日々の業務でSlackを活用しているコミュニケーション担当者
- 業務の自動化に興味があり、Yoomを導入したい企業のIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
日々の業務で受信するメールを処理することは、ヒューマンエラーの発生の可能性があります。
このフローを活用すれば、受信メールの必要な情報を自動でMicrosoft Excelに整理し、重要な情報をSlackに通知でき、手動でのデータ入力や情報共有の手間を大幅に削減し、業務のスムーズな進行をサポートします。
また、メール処理から情報共有までの一連の流れを自動化することで、業務全体の効率化を実現します。
正確な情報を素早くチームに共有し、情報の一元管理を行うことで、チーム全体の業務進行を円滑にできます。
Outlookで受信したメールの署名情報からSalesforceにリードを登録し、Slackに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメール、その都度手作業でSalesforceにリード登録していませんか？さらにチームへの共有でSlackに通知する作業も重なると、手間がかかり入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、メール受信をトリガーに、署名情報からSalesforceへのリード登録、Slackへの通知までを自動化し、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookのメールからSalesforceへ手作業でリード登録している営業担当者の方
- 獲得したリード情報をSlackで迅速に共有し、営業活動を円滑にしたいチームリーダーの方
- 手作業によるデータ入力の非効率さや、登録ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からリード登録、チームへの共有までの一連のプロセスが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記がなくなることで、リード情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Salesforce、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文の署名から氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、前段で抽出したデータを各項目に紐付けます。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、リード登録が完了した旨を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や差出人を含むメールのみを対象とするなど、フローが起動する条件を細かく指定することが可能です。
- AIのテキストデータ抽出では、氏名や会社名に加えて、電話番号や役職など署名情報から抽出したいデータ項目を任意で追加・変更できます。
- Salesforceにリードを作成する際、どの項目にどのデータを登録するかを自由にマッピングでき、カスタム項目へのデータ登録にも対応しています。
- Slackへの通知は、通知先のチャンネルやメンション相手を任意で設定でき、本文にはSalesforceに登録した会社名などの情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、Salesforce、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信するお問い合わせや注文メールを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートへ追記するため、こうした課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookに届く定型メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
- 問い合わせや注文データを手作業で管理しており、入力ミスや漏れを防ぎたい方
- AIを活用して、日々の面倒な転記作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの内容を確認し、転記する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような項目（例：会社名、氏名、電話番号など）を抽出するかを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、AIが抽出したデータをどの列に追加するかを指定したり、対応状況などの特定のテキストを固定値として入力したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する
試してみる
■概要
インボイス制度の開始に伴い、受け取った領収書が適格請求書発行事業者のものかを確認する業務が増えていないでしょうか。手作業での確認は時間がかかるだけでなく、登録番号の転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した領収書から登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで確認、その結果をSlackに通知する一連の流れを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する領収書のインボイス制度対応に手間を感じている経理担当者の方
- 手作業による登録番号の確認と共有で、ミスや確認漏れのリスクを減らしたい方
- 適格請求書発行事業者公表システムでの照合作業を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、確認からSlackへの通知までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 登録番号の読み取りからシステムでの照合までを自動化することで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な経理処理に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。特定の件名や差出人のみを対象にすることも可能です。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした領収書ファイルから登録番号を抽出します。
- 続いて、適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションで、抽出した番号の登録情報を照合します。
- 次に、分岐機能で条件を設定し、事業者登録があった場合のみ後続のSlack通知へ進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、確認結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、画像からどのようなデータを抽出するのかを任意で設定できます。
- 分岐機能では、適格請求書発行事業者として登録があった場合のみ通知を行うなど、条件に該当する場合のみ後続のフローを進行させることが可能です。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルのほか、メッセージ内容に事業者名など前段で取得したデータを動的に埋め込めます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
いかがでしたか？boardとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた案件発生時の通知メール作成や送信といった定型業務にかかる時間を短縮しつつ、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
これにより、担当者は情報共有の遅延や連絡漏れを心配することなく、最新の情報に基づいたスムーズなチーム連携を実現し、本来注力すべき営業活動や顧客対応に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるのも魅力の1つ。
「プログラミングは一切分からないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
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Yoomで日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がるのも利点。
本記事を参考に自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひ体験してみてくださいね！
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