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「boardで案件管理をして、Outlookで関係者へ情報共有しているけど入力ミスが心配…」
「boardに新しい案件が登録されるたびに、Outlookでメールを作成して送信するのが手間で、通知漏れもあって不安…」
このように、営業管理ツールboardとメールソフトであるOutlookを併用する中で、手作業による情報連携に課題を感じていませんか？
そんな課題の解消には、<span class="mark-yellow">boardに新しい案件が登録されたら、その情報を基に関係者へOutlookで通知が自動送信される仕組み</span>が役立つかもしれません。
この仕組みを活用することで、これらの悩みから解放され、連絡業務の工数を削減し、より重要な営業活動や顧客対応に集中できる時間を生み出せることが期待できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の定型業務にかかる時間の削減にも繋がるはず！
ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとOutlookを連携し、様々な業務フローを自動化する</span>テンプレートが多数用意されています。
今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
boardとOutlookのAPIを連携すれば、boardで管理している案件情報をトリガーとして、Outlookから自動で通知を送信するといった業務自動化が可能になります。
この連携により、手作業による情報伝達の手間や連絡漏れのリスクを低減し、チーム全体の情報共有をスムーズにできるでしょう。
気になる自動化例があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
boardに新しい案件が登録されたタイミングで、その案件情報をOutlookから指定の宛先に自動で通知するフローです。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">関係者はタイムリーに新規案件の発生を把握でき、迅速なアクションにつなげる</span>ことをサポートします。
また、手動での連絡漏れやタイムラグを防止できるのも嬉しいポイント！
boardに登録された案件の中から「確度が高い」「特定の製品に関する」といった、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、Outlookで関係者に通知するフローです。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させるコマンドを含むため、<span class="mark-yellow">不要な通知を削減し、本当に重要な情報だけをチームに共有できる</span>ので、より効率的な情報伝達が期待できます！
それでは、さっそく実際にboardとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【boardのマイアプリ登録】
検索窓でboardと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されるので下記のように入力し、「追加」を押したら連携完了です！
【Outlookのマイアプリ登録】
検索窓にOutlookと入力し、表示された候補から選択します。
※Microsoft 365（旧称 Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoftのサインイン画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントのメールアドレスか電話番号（またはSkype）の情報を入力し、「次へ」を押してください。
すでにMicrosoftアカウントにログイン済みの場合は、下図のようなアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携する該当のアカウントを選択してくださいね！
Microsoftアカウントにサインイン（もしくはアカウント選択）後、自動的にYoomとの連携が完了します。
ここから実際にフローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを活用しています。まずは以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされ、下図のようなポップアップが表示されます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、boardに新しい案件が登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「新しい案件が登録されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更しましょう。
連携するアカウント情報は、ステップ1でマイアプリ登録した際の情報が反映されていますが、フローで使用するものであることを今一度確認してくださいね！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「APIキー」には、こちらのページで取得できるAPIキーを設定します。
board_APIキー確認画面⬇︎
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、boardにテスト用の案件を登録しましょう。
テストなので、この際の情報は架空のもの（「テスト案件」「Yoom連携テスト」など）でOKです！
登録後、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録した案件の情報がアウトプットとして「取得した値」に抽出されるので、内容を確認してください。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
確認したら「保存する」を押し、次の設定に進みます。
続いて、boardに新しく案件が登録された旨をOutlookを使って通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルは必要であれば変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「To」にメール送信先のアドレスを設定し、「CC」「BCC」は必要に応じて設定しましょう。
「件名」はフローを活用する業務内容に合わせて設定してみてくださいね！
最後に、「メッセージ」に送信するメールの内容を設定していきます。
「boardに新しい案件が登録されました。」など毎回同じ文章を使用するテキストは直接手入力し、「案件名」などboardに登録された情報を引用する部分はアウトプットを使って設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして動作チェックを行いましょう！
この際、先ほど「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テストメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心です。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので確認しましょう。
boardに登録した案件の情報が反映された状態で、設定したメッセージの通りにメールが届いていますね！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローが正常に動作するか確認してみてくださいね！
以上が、「boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する」フローの作成手順でした！
今回はboardからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで受信した問い合わせメールなどの内容を基に、boardに新しい顧客情報や案件を自動で登録するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">メールからの手動でのデータ転記作業が省け、入力ミスを防ぎながら迅速な顧客情報の登録を可能にする</span>ことが期待できます。
結果的に、営業担当がスピーディーに次のアクションへ移ることをサポートするでしょう！
Outlookで受信したメールの中から「新規問い合わせ」「資料請求」といった特定の件名やキーワードを含むものだけをトリガーとして、その内容をboardに顧客情報として自動登録することも可能です。
この連携によって、<span class="mark-yellow">対応すべき重要なメールだけを自動で抽出し、リード情報をboardに集約できる</span>ので、見込み顧客へのアプローチを効率化するのに役立ちそうですね！
案件管理ツールboardや、業務連絡の中心となるOutlookを活用することで、営業支援や社内フローをスムーズに自動化できます。
Yoomでは、こうした業務ツールとの連携テンプレートを多数提供しています！
boardで案件や顧客情報が登録された際に、さまざまな外部サービスと連携することで、案件管理から情報共有までを効率化できます。
たとえば、案件が作成されたタイミングでGoogle Driveにフォルダを自動生成すれば、案件ごとの資料管理がスムーズになります。
さらに、新しい案件や顧客情報が追加された際にSlackやLINEに通知したり、Googleスプレッドシートにデータを記録することで、社内外への共有や進捗管理が自動化されます。
Outlookで受信したメールを起点に、AIやOCRを活用した高度な自動処理が可能です。たとえば、メール本文をAIで要約してGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに記録し、Slackへ通知することで、情報の整理と共有を一括で実現できます！
また、メール署名からSalesforceに自動でリード登録を行ったり、契約書や領収書をOCRで読み取り、kintoneやSlackと連携することで、バックオフィス業務を効率化できます。適格請求書発行事業者の登録有無を確認するフローなど、コンプライアンス対応も自動で行えます。
いかがでしたか？boardとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた案件発生時の通知メール作成や送信といった定型業務にかかる時間を短縮しつつ、ヒューマンエラーの防止</span>が期待できます。
これにより、担当者は情報共有の遅延や連絡漏れを心配することなく、最新の情報に基づいたスムーズなチーム連携を実現し、本来注力すべき営業活動や顧客対応に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるのも魅力の1つ。
「プログラミングは一切分からないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がるのも利点。
本記事を参考に自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひ体験してみてくださいね！
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