Outlookで受信した特定条件のメール内容をもとに、boardに顧客を登録する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせメールなどを、一つひとつ手作業でboardに顧客登録していませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されないため、気を遣う業務の一つです。このワークフローは、Outlookで受信した特定のメール内容をもとに、自動でboardに顧客として登録するため、手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、顧客管理の初期対応を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlook経由のお問い合わせを、手作業でboardに登録している方
• boardとOutlook間のデータ転記作業に、手間や時間を要している方
• 顧客情報の登録プロセスを自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、boardへの顧客登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の件名や送信元アドレスなど、条件に合致するメールのみを処理対象とします
4. 次に、オペレーションのテキスト抽出機能を使用し、メール本文から顧客名や連絡先といった登録に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて新しい顧客を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• メールを処理する条件は任意で設定可能です。特定の件名や送信元アドレスを含むメールのみを対象とするなど、運用に合わせて設定してください。
• boardとの連携には、ユーザーが利用しているアカウントのAPIキーを設定してください。これにより、個別のboard環境に顧客情報が登録されます。

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■注意事項

• Outlook、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。