Outlookでメールが届いたら、抽出した内容をMicrosoft Excelに追加し、Slackにも通知する
Outlookでメールが届いたら、抽出した内容をMicrosoft Excelに追加し、Slackにも通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Slack
と
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した定型メールの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者にSlackで通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業での対応は、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーに、Microsoft Excelへの情報追加とSlackへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookのメール内容を手作業でMicrosoft Excelに転記しているご担当者の方
- 定型メールの受信を、都度Slackで関係者に共有しているチームリーダーの方
- メールからの情報転記や共有漏れといったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信を起点に、Microsoft Excelへの転記とSlack通知が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「正規表現によるデータの抽出」を設定し、メール本文から必要な情報を抽出します。
- その後、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに行追加します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名を任意で設定できます。
- Microsoft Excelに追加する情報やSlackで通知するメッセージ内容は、メール本文から抽出した情報などを用いて任意で設定可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft Excel、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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特定の件名のメールを受信したら
メールを受信したら
カレンダーにイベントが登録されたら
カレンダーのイベントが追加・更新されたら
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
ワークシート情報を取得特定のセルの値を取得列方向に範囲を取得行方向に範囲を取得シートを追加シート名を変更テーブル一覧を取得テーブルを追加セルに数式を入力セルに値を入力アイテムIDを取得シートを削除指定範囲を昇降順に並び替えるワークシート保護の解除共有URLからドライブアイテムIDを取得Excel セッションの作成サイト一覧を取得サイトのドライブ一覧を取得ワークシート情報を取得（SharePoint）特定のセルの値を取得（SharePoint）列方向に範囲を取得（SharePoint）行方向に範囲を取得（SharePoint）シートを追加（SharePoint）シート名を変更（SharePoint）テーブル一覧を取得（SharePoint）テーブルを追加（SharePoint）セルに数式を入力（SharePoint）セルに値を入力（SharePoint）シートを削除（SharePoint）指定範囲を昇降順に並び替える（SharePoint）ワークシート保護の解除（SharePoint）Excel セッションの作成（SharePoint）アイテムIDを取得（SharePoint）
フローボットトリガー
特定の件名のメールを受信したらメールを受信したらカレンダーにイベントが登録されたらカレンダーのイベントが追加・更新されたらタスクが作成されたら本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら
フローボットオペレーション
自分のカレンダーにイベントを登録する予定表を作成する指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録するメールの添付ファイルの情報を取得するメールの添付ファイルをダウンロード指定のユーザーのカレンダーのイベントを削除する指定のユーザーのカレンダーのイベントを更新する自分のカレンダーのイベントを削除する自分のカレンダーのイベントを更新するタスクを作成する（リマインド設定対応）タスクを作成する（リマインド設定非対応）自分のカレンダーのイベントを検索する指定のユーザーのカレンダーのイベントを検索する会議の日時を検索する予定表一覧を取得メールのメッセージを取得メッセージを移動特定のメッセージを取得
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