■概要
クラウド型業務システム「board」に新しい案件が登録された際、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか？このワークフローは、boardで特定の条件を満たす新しい案件が登録されたタイミングを検知し、自動でOutlookから関係者へメールを送信します。boardとOutlookを連携させることで、重要な案件情報の共有漏れを防ぎ、迅速な対応を後押しします。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理する案件情報を、Outlookを使い手作業で関係者に共有している方
- 特定の重要案件が発生した際に、即時通知を受け取りたいと考えている営業マネージャーの方
- boardとOutlook間の情報伝達を自動化し、通知漏れなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに特定の案件が登録されると自動でOutlookにメールが送信されるため、手動での通知作業や確認の手間を省くことができます
- 人の手による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を確実に関係者へ共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします
- 最後に、分岐後のオペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、案件情報を記載したメールを指定した宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、boardから取得した案件情報（例：案件の金額や種別など）をもとに、通知を実行する条件を任意で設定できます
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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