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「Codaで管理しているプロジェクト情報をもとに、Dropboxにフォルダを手作業で作成している」
「Codaの行が増えるたびにDropboxを確認して対応するのが面倒だし、フォルダの命名ミスも起こりがち…」
このように、CodaとDropbox間での手作業による情報連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Codaに新しい行が作成されたタイミングで、関連するフォルダがDropboxに自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、ファイル管理業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CodaとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CodaとDropboxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
例えば、Codaで管理しているタスクやプロジェクトの情報に基づいて、Dropboxに必要なフォルダを自動で作成することが可能になり、手作業による手間やミスを削減できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Codaに新しい行が追加されるたびに、その情報（プロジェクト名やクライアント名など）をフォルダ名にしてDropboxに自動でフォルダを作成する連携です。
この連携は、Codaのデータを直接Dropboxに連携するシンプルな構成であり、<span class="mark-yellow">手動でのフォルダ作成作業をなくし、命名規則の統一とヒューマンエラーの防止を実現</span>します。
Codaで作成された行の中でも、「ステータスが進行中」「特定の担当者が割り当てられた」といった、あらかじめ設定した条件に合致した場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動で作成する連携です。
この連携は、特定の条件で処理を分ける分岐の仕組みを含むため、<span class="mark-yellow">必要なフォルダだけを適切なタイミングで作成でき、不要なフォルダの乱立を防いでファイル管理の効率化</span>に繋がります。
それでは、実際にCodaとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、専門知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、CodaとDropboxのマイアプリ連携を行いましょう。
Codaの場合
「アプリ一覧」でCodaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択します。
API tokenが生成されました！
「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択してください。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。
「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「テーブルで行が作成されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaでテーブルの作成がまだの方はここで作成しておきましょう。
今回は例として顧客情報を管理する想定で以下のように作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「ドキュメントID」を候補から設定しましょう。
「テーブルID」を同様に設定します。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「取得した値」(アウトプット)について、詳しくはこちらをご覧ください。
すべての情報が「取得した値」に反映されているわけではないので、連携したい項目を手動で取得する必要があります。
「+取得する値を追加」から追加していきましょう。
こちらを参考に追加してくださいね。
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進んだら「フォルダのパス」を設定しましょう。
利用状況に合わせて設定してくださいね。
今回は、Dropboxにある「test」というフォルダの中に{{会社名}}というフォルダを作成しようと思うので、以下のように設定しました！
「取得した値」(アウトプット)は変数となるため、Codaで行が作成される度にそのデータを活用できます。
直接入力した内容は固定値となり、固定値と取得した値を組み合わせてフォルダのパスを設定することも可能です。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功するとDropboxにフォルダが作成されるので確認してください。
また、「取得した値」(アウトプット)にDropboxの情報が反映されるので、確認したら「保存する」を選択しましょう。
Dropboxにフォルダが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はCodaからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからCodaへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxの指定フォルダに請求書や契約書などのファイルが格納されたら、そのファイルをOCR機能で自動的に読み取り、テキスト化されたデータをCodaのテーブルに新しい行として追加します。
この連携は、ファイル内の文字情報を自動で読み取るので、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた書類からのデータ転記作業を削減し、迅速かつ正確なデータ入力</span>を実現したいときに便利です。
Dropboxに格納されたファイルの中でも、「請求書」という単語がファイル名に含まれているなど、特定の条件を満たすファイルのみを対象としてOCRで読み取り、その内容をCodaに行として追加します。
この連携は、特定の条件に合致した場合のみ処理を実行する分岐の仕組みを利用しているため、<span class="mark-yellow">処理したい書類だけをピンポイントでデータ化でき、より柔軟で効率的なデータ管理体制を構築</span>したいときにおすすめです。
CodaやDropboxのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
他のアプリでのアクションをきっかけにCodaに行を追加することができます。
簡単な設定で手作業による転記を省けるため、業務の効率化を図りたいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
メールやフォームアプリと連携すれば、送信されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスを削減したいときなどにおすすめです。
CodaとDropboxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたCodaの情報に基づくフォルダ作成や、書類内容の転記作業といった手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合の対処法は？
A：エラーの原因として、設定内容、フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
また、エラーが発生すると、アカウント登録時に設定したメールアドレスに通知が届くため、通知内容から原因を確認できます。
エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
Q：Codaの行を更新したらフォルダを作成することはできますか？
A：今回はCodaのテーブルで行が作成された場合にDropboxにフォルダが作成されるフローをご紹介しましたが、行の更新時にフォルダを作成することも可能です。
その場合は、以下の構成のフローボットを作成します。
分岐オペレーションを利用することで、指定の列が特定の値になった場合にのみ、Dropboxにフォルダを作成することが可能になります。
分岐オペレーションを利用しない場合は、行が更新されるたびにフォルダが作成されてしまうのでご注意ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：もっと複雑なフォルダ階層は作れる？
A：はい、可能です！
今回の例でいえば、「フォルダのパス」に「test/{{会社名}}/{{姓}}」と設定すれば、testフォルダ＞株式会社テスト商事フォルダ＞田中フォルダといった階層でフォルダを作成できます。
※{{}}は、取得した値を指しています。
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