Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaで管理しているプロジェクトや顧客リストに行を追加するたびに、関連ファイルを保存するためDropboxに手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Codaのテーブルに行が作成されたことをトリガーに、指定したルールでDropboxにフォルダを自動作成します。CodaとDropbox間の連携を自動化し、ファイル管理の初動を効率化させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CodaとDropboxを利用しており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
・Codaで管理するプロジェクトやタスクと連携したフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方
■注意事項
・CodaとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Codaから情報を取得する方法は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
「Codaで管理しているプロジェクト情報をもとに、Dropboxにフォルダを手作業で作成している」
「Codaの行が増えるたびにDropboxを確認して対応するのが面倒だし、フォルダの命名ミスも起こりがち…」
このように、CodaとDropbox間での手作業による情報連携に限界を感じていませんか？
もし、Codaに新しい行が作成されたタイミングで、関連するフォルダがDropboxに自動で作成される仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、ファイル管理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCodaとDropboxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaで管理しているプロジェクトや顧客リストに行を追加するたびに、関連ファイルを保存するためDropboxに手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Codaのテーブルに行が作成されたことをトリガーに、指定したルールでDropboxにフォルダを自動作成します。CodaとDropbox間の連携を自動化し、ファイル管理の初動を効率化させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CodaとDropboxを利用しており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
・Codaで管理するプロジェクトやタスクと連携したフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方
■注意事項
・CodaとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Codaから情報を取得する方法は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
CodaとDropboxを連携してできること
CodaとDropboxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
例えば、Codaで管理しているタスクやプロジェクトの情報に基づいて、Dropboxに必要なフォルダを自動で作成することが可能になり、手作業による手間やミスを削減できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Codaに新しい行が追加されるたびに、その情報（プロジェクト名やクライアント名など）をフォルダ名にしてDropboxに自動でフォルダを作成する連携です。
この連携は、Codaのデータを直接Dropboxに連携するシンプルな構成であり、手動でのフォルダ作成作業をなくし、命名規則の統一とヒューマンエラーの防止を実現します。
Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaで管理しているプロジェクトや顧客リストに行を追加するたびに、関連ファイルを保存するためDropboxに手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Codaのテーブルに行が作成されたことをトリガーに、指定したルールでDropboxにフォルダを自動作成します。CodaとDropbox間の連携を自動化し、ファイル管理の初動を効率化させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CodaとDropboxを利用しており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
・Codaで管理するプロジェクトやタスクと連携したフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方
■注意事項
・CodaとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Codaから情報を取得する方法は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
Codaで作成された行の中でも、「ステータスが進行中」「特定の担当者が割り当てられた」といった、あらかじめ設定した条件に合致した場合にのみ、Dropboxにフォルダを自動で作成する連携です。
この連携は、特定の条件で処理を分ける分岐の仕組みを含むため、必要なフォルダだけを適切なタイミングで作成でき、不要なフォルダの乱立を防いでファイル管理の効率化に繋がります。
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaで管理しているプロジェクト情報などに基づき、関連ファイルを保管するためのフォルダをDropboxに手動で作成していませんか？この単純な繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの命名規則を間違えるといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、CodaとDropboxの連携を自動化し、Codaのテーブルで特定の条件に合う行が作成された際に、Dropboxへ自動でフォルダを作成します。これにより、ファイル管理に伴う手作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Codaで情報を管理しており、Dropboxへの手動でのフォルダ作成に手間を感じている方
・CodaとDropboxを活用したプロジェクト管理やファイル整理のプロセスを効率化したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの適用ミスなどを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・CodaとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Codaから情報を取得する方法は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
CodaとDropboxの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にCodaとDropboxを連携したフローを作成してみましょう！
今回は、専門知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- CodaとDropboxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Codaのトリガー設定およびDropboxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaで管理しているプロジェクトや顧客リストに行を追加するたびに、関連ファイルを保存するためDropboxに手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Codaのテーブルに行が作成されたことをトリガーに、指定したルールでDropboxにフォルダを自動作成します。CodaとDropbox間の連携を自動化し、ファイル管理の初動を効率化させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CodaとDropboxを利用しており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
・Codaで管理するプロジェクトやタスクと連携したフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方
■注意事項
・CodaとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Codaから情報を取得する方法は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
ステップ1：CodaとDropboxをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、CodaとDropboxのマイアプリ連携を行いましょう。
Codaの場合
「アプリ一覧」でCodaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択します。
API tokenが生成されました！
「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択してください。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
Codaで行が作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaで管理しているプロジェクトや顧客リストに行を追加するたびに、関連ファイルを保存するためDropboxに手動でフォルダを作成していませんか？この単純作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Codaのテーブルに行が作成されたことをトリガーに、指定したルールでDropboxにフォルダを自動作成します。CodaとDropbox間の連携を自動化し、ファイル管理の初動を効率化させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・CodaとDropboxを利用しており、手作業でのファイル管理に課題を感じている方
・Codaで管理するプロジェクトやタスクと連携したフォルダ作成を自動化したい方
・手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一をなくしたいチームリーダーの方
■注意事項
・CodaとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Codaから情報を取得する方法は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
テンプレートがコピーされました。
「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Codaのトリガーアクション設定
「テーブルで行が作成されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaでテーブルの作成がまだの方はここで作成しておきましょう。
今回は例として顧客情報を管理する想定で以下のように作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「ドキュメントID」を候補から設定しましょう。
「テーブルID」を同様に設定します。
すべて設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「取得した値」(アウトプット)について、詳しくはこちらをご覧ください。
すべての情報が「取得した値」に反映されているわけではないので、連携したい項目を手動で取得する必要があります。
「+取得する値を追加」から追加していきましょう。
こちらを参考に追加してくださいね。
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Dropboxでフォルダを作成する
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進んだら「フォルダのパス」を設定しましょう。
利用状況に合わせて設定してくださいね。
今回は、Dropboxにある「test」というフォルダの中に{{会社名}}というフォルダを作成しようと思うので、以下のように設定しました！
「取得した値」(アウトプット)は変数となるため、Codaで行が作成される度にそのデータを活用できます。
直接入力した内容は固定値となり、固定値と取得した値を組み合わせてフォルダのパスを設定することも可能です。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功するとDropboxにフォルダが作成されるので確認してください。
また、「取得した値」(アウトプット)にDropboxの情報が反映されるので、確認したら「保存する」を選択しましょう。
Dropboxにフォルダが作成されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
DropboxのデータをCodaに連携したい場合
今回はCodaからDropboxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にDropboxからCodaへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
Dropboxの指定フォルダに請求書や契約書などのファイルが格納されたら、そのファイルをOCR機能で自動的に読み取り、テキスト化されたデータをCodaのテーブルに新しい行として追加します。
この連携は、ファイル内の文字情報を自動で読み取るので、これまで手作業で行っていた書類からのデータ転記作業を削減し、迅速かつ正確なデータ入力を実現したいときに便利です。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、都度Codaのテーブルに手入力していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRがファイル内の文字を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxに格納したファイル情報をCodaで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
・CodaとDropboxの連携を通じて、ファイルと関連情報を一元管理し、業務を効率化したいチームの方
・請求書などの書類をDropboxで受け取り、その内容をCodaへ自動で転記したいバックオフィス担当の方
■注意事項
・DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
Dropboxに格納されたファイルの中でも、「請求書」という単語がファイル名に含まれているなど、特定の条件を満たすファイルのみを対象としてOCRで読み取り、その内容をCodaに行として追加します。
この連携は、特定の条件に合致した場合のみ処理を実行する分岐の仕組みを利用しているため、処理したい書類だけをピンポイントでデータ化でき、より柔軟で効率的なデータ管理体制を構築したいときにおすすめです。
Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイルを、一つひとつ確認してCodaに手入力で転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、Dropboxの特定フォルダにファイルが格納された際に、ファイル内の情報を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。これにより、手作業による情報管理の非効率を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DropboxとCodaを用いて、ファイルやタスクなどの情報を管理している方
・Dropboxに格納されたファイルの情報を、手作業でCodaに転記している方
・CodaとDropboxの連携を自動化し、チーム全体の業務効率を高めたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
CodaやDropboxを使ったその他の自動化例
CodaやDropboxのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
Codaを使った便利な自動化例
他のアプリでのアクションをきっかけにCodaに行を追加することができます。
簡単な設定で手作業による転記を省けるため、業務の効率化を図りたいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Google スプレッドシートに行を追加する
試してみる
■概要
CodaとGoogle スプレッドシートを併用しているものの、それぞれの間でデータを手作業でコピー＆ペーストしており、手間や入力ミスに課題を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Codaで特定の条件を満たす行が作成された際に、自動でGoogle スプレッドシートへ行を追加することが可能になります。 CodaとGoogle スプレッドシート間のデータ連携を自動化し、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Codaで管理している情報を、Google スプレッドシートへ手作業で転記している方
・CodaとGoogle スプレッドシートの連携において、データ入力の工数やヒューマンエラーを削減したい方
・複数のツールに散在するデータを連携させ、データ管理を効率化したいと考えている方
■注意事項
・CodaとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Codaから情報を取得する方法は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
Codaで行が作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
CodaとNotionはどちらも強力なドキュメントツールですが、両方を活用している場合、情報を手作業で同期させるのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、NotionとCodaの間でデータを連携させようとすると、コピー＆ペーストによるミスや更新漏れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Codaで新しい行が作成されると、その内容が自動でNotionのデータベースに追加されるため、こうした連携の手間を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Codaで管理している情報をNotionにも反映させており、転記作業に手間を感じている方
・NotionとCodaを連携させ、手作業による情報入力のミスや漏れを防ぎたい方
・二つのツール間の情報同期を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・CodaとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Codaから情報を取得する方法は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
GitHubでプルリクエストが作成されたら、Codaにページを作成する
試してみる
■概要
「GitHubでプルリクエストが作成されたら、Codaにページを作成する」フローは、開発チームのコラボレーションをスムーズにする業務ワークフローです。プルリクエストが発生すると、自動的にCodaに関連情報が記載されたページが生成されるため、タスクの管理や進捗確認が簡単になります。これにより、手動での情報入力や更新作業の手間を省き、チーム全体の効率化を図ることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubを日常的に活用している開発チームのリーダー
・Codaをプロジェクト管理ツールとして利用している担当者
・手動でのタスク管理に時間を取られているチームメンバー
■注意事項
・Coda、GitHubのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、Codaでテーブルの行を更新する
試してみる
■概要
「Googleフォームで回答が送信されたら、Codaでテーブルの行を更新する」フローは、Googleフォームで回答が送信された際、Codaのテーブルに自動的に反映させる業務ワークフローです。
手動でのデータ転記を減らし、情報管理をスムーズに行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用してデータを収集しているビジネスユーザーの方
・Codaでのデータ管理を効率化し、手動入力の手間を減らしたい担当者の方
・フォームからの回答をCodaのテーブルに速やかに反映させたいチームリーダーの方
・業務フローの自動化を通じて、作業時間の削減を目指している経営者の方
・データの一元管理を実現し、情報の正確性を向上させたい方
■注意事項
・Googleフォーム、CodaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Zendeskでチケットが作成されたら、Codaに行を追加する
試してみる
■概要
「Zendeskでチケットが作成されたら、Codaに行を追加する」フローは、顧客サポートの管理を効率化する業務ワークフローです。Zendeskで新しいチケットが発生すると、自動的にCodaにその情報が記録され、チーム全体で状況を共有しやすくなります。これにより、サポート業務の透明性が向上し、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとCodaを既に活用しており、データの一元管理を目指しているサポート担当者の方
・顧客からの問い合わせ管理を効率化し、チーム内での情報共有をスムーズにしたいビジネスオーナーの方
・ZendeskとCodaの連携による業務自動化に興味があり、手動作業を減らしたい管理職の方
■注意事項
・ZendeskとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Dropboxを使った便利な自動化例
メールやフォームアプリと連携すれば、送信されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスを削減したいときなどにおすすめです。
Dropboxにファイルが追加されたらOCRし、コラボフローで申請書を申請する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や書類の内容を確認し、コラボフローで都度申請書を作成する作業に手間を感じていませんか。
手作業による転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、Dropboxへのファイル追加をきっかけにOCRが内容を自動で読み取り、コラボフローの申請書を申請します。
コラボフローのAPI連携などを活用して一連の申請業務を自動化し、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxとコラボフローを利用した申請業務で、手入力の手間を削減したい方
・コラボフローのAPI連携などを活用して、一連の申請フローの自動化を実現したい方
・紙やPDF書類の情報をOCRでデータ化し、業務プロセスを効率化したいと考えている方
■注意事項
・Dropbox、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する
試してみる
■概要
「Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、Dropboxに保存されたドキュメントを自動でテキスト化し、Slackでチームに即時に共有する業務ワークフローです。
これにより、手動での情報整理や共有作業が不要になり、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを頻繁に利用しているチームリーダー
・Dropboxにアップロードするファイルの内容を迅速にチームと共有したい方
・手動でのOCR処理に時間を取られている事務担当者
・ファイルのテキスト化作業を自動化することで、他の重要な業務に集中したい方
・Slackでの情報共有をスムーズに行いたい企業の方
・OCRで読み取った情報を速やかにSlackに通知することで、コミュニケーション効率を向上させたい方
・業務プロセスを自動化して生産性を高めたいビジネスパーソン
・DropboxとSlackの連携を活用し、日常業務の自動化を実現したい方
■注意事項
・Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailから特定のメッセージを受信したら、添付ファイルをDropboxに格納し、freee人事労務に従業員を作成する
試してみる
■概要
「Gmailから特定のメッセージを受信したら、添付ファイルをDropboxに格納し、freee人事労務に従業員を作成する」ワークフローは、入社連絡メールをトリガーに、書類をDropboxへ自動保存し、同時にfreee人事労務へ社員情報を登録。
二度手間を省き、手続きをスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで入社通知を受け取り、手作業で添付ファイルを管理している人事担当の方
・Dropboxとfreee人事労務を別々に操作し、ファイル保存と社員登録に時間がかかっている方
・採用関連の書類管理や人事データのヒューマンエラーを減らしたい経営者やチームリーダーの方
■注意事項
・Gmail、Dropbox、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceに取引先が登録されたらDropboxにフォルダを作成する
試してみる
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にDropboxにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに追加するフローです。
フォームで受信した売上データを分析し、Microsoft Excelで書類を発行してDropboxに格納する
試してみる
■概要
このワークフローでは、フォームで受信した売上データを分析し、Microsoft Excelで書類を発行してDropboxに格納することが可能です。これにより、手作業によるミスを減らし、業務のスピードアップを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Excelを使って手動で売上分析を行っている経理担当者の方
・複数のフォームから売上データを収集しており、データ整理に時間を取られている営業チームの方
・売上データの分析結果を効率的に共有・保存したい企業の管理者の方
・データ入力や書類作成の自動化を検討している中小企業の経営者の方
・正確な売上分析を迅速に行いたいマーケティング担当者の方
■注意事項
・Microsoft ExcelとDropboxをYoomと連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
CodaとDropboxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたCodaの情報に基づくフォルダ作成や、書類内容の転記作業といった手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合の対処法は？
A：エラーの原因として、設定内容、フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
また、エラーが発生すると、アカウント登録時に設定したメールアドレスに通知が届くため、通知内容から原因を確認できます。
エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
Q：Codaの行を更新したらフォルダを作成することはできますか？
A：今回はCodaのテーブルで行が作成された場合にDropboxにフォルダが作成されるフローをご紹介しましたが、行の更新時にフォルダを作成することも可能です。
その場合は、以下の構成のフローボットを作成します。
- Coda：テーブルで行が更新されたら
- 分岐オペレーション
- Dropbox：フォルダを作成
分岐オペレーションを利用することで、指定の列が特定の値になった場合にのみ、Dropboxにフォルダを作成することが可能になります。
分岐オペレーションを利用しない場合は、行が更新されるたびにフォルダが作成されてしまうのでご注意ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：もっと複雑なフォルダ階層は作れる？
A：はい、可能です！
今回の例でいえば、「フォルダのパス」に「test/{{会社名}}/{{姓}}」と設定すれば、testフォルダ＞株式会社テスト商事フォルダ＞田中フォルダといった階層でフォルダを作成できます。
※{{}}は、取得した値を指しています。
