Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する

■概要

Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、都度Codaのテーブルに手入力していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、CodaとDropboxを連携させることで、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRがファイル内の文字を読み取り、自動でCodaのテーブルに行を追加します。ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より正確で効率的な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに格納したファイル情報をCodaで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
• CodaとDropboxの連携を通じて、ファイルと関連情報を一元管理し、業務を効率化したいチームの方
• 請求書などの書類をDropboxで受け取り、その内容をCodaへ自動で転記したいバックオフィス担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルを追加するだけでCodaへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 手作業によるファイル情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとCodaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストデータを読み取ります
5. 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、抽出した情報やファイル名を任意のテーブルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のOCRで文字を抽出する際に、ファイル内のどの情報を読み取るかを任意で設定してください
• Codaに行を追加する際、どのテーブルのどの列に、OCRで抽出した情報やファイル名といったデータを紐付けるかを設定してください

■注意事項‍

• DropboxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。