Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りSuperhuman Docsに行を追加する
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りSuperhuman Docsに行を追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Dropbox
と
Superhuman Docs
を自動連携できます。
■概要
Dropboxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、都度Superhuman Docsのテーブルに手入力していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Superhuman DocsとDropboxを連携させることで、特定のフォルダにファイルが格納されるとAI-OCRがファイル内の文字を読み取り、自動でSuperhuman Docsのテーブルに行を追加します。ファイル管理に伴う定型業務を自動化し、より正確で効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに格納したファイル情報をSuperhuman Docsで管理しており、手入力の手間を省きたいと考えている方
- Superhuman DocsとDropboxの連携を通じて、ファイルと関連情報を一元管理し、業務を効率化したいチームの方
- 請求書などの書類をDropboxで受け取り、その内容をSuperhuman Docsへ自動で転記したいバックオフィス担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxにファイルを追加するだけでSuperhuman Docsへ自動で行が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるファイル情報の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■ワークフローの流れ
- はじめに、DropboxとSuperhuman DocsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 次に、オペレーションでAI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキストデータを読み取ります
- 最後に、オペレーションでSuperhuman Docsの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、抽出した情報やファイル名を任意のテーブルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCRで文字を抽出する際に、ファイル内のどの情報を読み取るかを任意で設定してください
- Superhuman Docsに行を追加する際、どのテーブルのどの列に、OCRで抽出した情報やファイル名といったデータを紐付けるかを設定してください
■注意事項
- DropboxとSuperhuman DocsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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