【簡単設定】GmailのデータをNotePMに自動的に連携する方法

「Gmailで受信した重要なメールを、チームのナレッジとしてNotePMに共有したい！」
「取引先からの進捗報告などをNotePMに手作業で転記しているけど、時間がかかるし漏れも心配…」

このように、GmailとNotePM間での情報連携に手間やストレスを感じていませんか？
手作業でのコピー＆ペーストは、時間的なコストだけでなく、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。

もし、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動的にNotePMにページとして作成する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGmailとNotePMを連携するためのテンプレートが用意されてます。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

Gmailで特定のメールを受信したら、AIで整形してNotePMにページを作成する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した重要なメールの内容を、都度NotePMに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか。 特に、日報や問い合わせ内容など、定型的な報告を手作業で共有していると、時間もかかり、転記ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、NotePMとGmailの連携を自動化でき、特定のメールを受信した際にAIが内容を整形し、NotePMへ自動でページを作成するため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する日報などを、手作業でNotePMにまとめている方
• NotePMとGmailの連携を手作業で行っており、情報共有の効率化を目指している方
• メールでの報告内容を、AIを活用して要約・整形し、チームに共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でNotePMにページが作成されるため、手作業による転記の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや記載漏れを防ぎ、AIが内容を整形することで、共有情報の品質を均一に保つことにも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotePMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文を任意のフォーマットに整形するためのマニュアル（指示）を作成します。
4. 最後に、オペレーションでNotePMの「ページを作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文にしてページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、メールの内容をどのように整形・要約したいかに応じて、プロンプト（指示文）を任意の内容に設定してください。
• NotePMでページを作成するアクションでは、投稿先のチームドメインとノートコードを任意の値に設定してください。
• ページのタイトルや本文には、メールの件名や本文、AIが生成したテキストなど、フロー内で取得した値を自由に組み合わせて設定できます。

■注意事項

• Gmail、NotePMのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください

詳細を見る 試してみる

GmailとNotePMの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGmailとNotePMを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとNotePMの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／NotePM

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとNotePMをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定およびテキスト生成・NotePMのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Gmailで特定のメールを受信したら、AIで整形してNotePMにページを作成する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した重要なメールの内容を、都度NotePMに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか。 特に、日報や問い合わせ内容など、定型的な報告を手作業で共有していると、時間もかかり、転記ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、NotePMとGmailの連携を自動化でき、特定のメールを受信した際にAIが内容を整形し、NotePMへ自動でページを作成するため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する日報などを、手作業でNotePMにまとめている方
• NotePMとGmailの連携を手作業で行っており、情報共有の効率化を目指している方
• メールでの報告内容を、AIを活用して要約・整形し、チームに共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でNotePMにページが作成されるため、手作業による転記の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや記載漏れを防ぎ、AIが内容を整形することで、共有情報の品質を均一に保つことにも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotePMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文を任意のフォーマットに整形するためのマニュアル（指示）を作成します。
4. 最後に、オペレーションでNotePMの「ページを作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文にしてページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、メールの内容をどのように整形・要約したいかに応じて、プロンプト（指示文）を任意の内容に設定してください。
• NotePMでページを作成するアクションでは、投稿先のチームドメインとノートコードを任意の値に設定してください。
• ページのタイトルや本文には、メールの件名や本文、AIが生成したテキストなど、フロー内で取得した値を自由に組み合わせて設定できます。

■注意事項

• Gmail、NotePMのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください

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ステップ1：GmailとNotePMをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！

続いて、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。

1.Gmailのマイアプリ連携

以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。

2.NotePMのマイアプリ連携

アプリ一覧の検索窓から、NotePMを検索し、選択します。

以下の画面が表示されます。
必要な情報を入力して、「追加」をクリックしてください。

• アカウント名：「担当者名」など任意の名称を入力してください。
• アクセストークン：NotePMより取得し、貼り付けます。詳しくは、NotePM API ドキュメントをご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Gmailで特定のメールを受信したら、AIで整形してNotePMにページを作成する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した重要なメールの内容を、都度NotePMに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか。 特に、日報や問い合わせ内容など、定型的な報告を手作業で共有していると、時間もかかり、転記ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、NotePMとGmailの連携を自動化でき、特定のメールを受信した際にAIが内容を整形し、NotePMへ自動でページを作成するため、こうした情報共有の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する日報などを、手作業でNotePMにまとめている方
• NotePMとGmailの連携を手作業で行っており、情報共有の効率化を目指している方
• メールでの報告内容を、AIを活用して要約・整形し、チームに共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でNotePMにページが作成されるため、手作業による転記の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや記載漏れを防ぎ、AIが内容を整形することで、共有情報の品質を均一に保つことにも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotePMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文を任意のフォーマットに整形するためのマニュアル（指示）を作成します。
4. 最後に、オペレーションでNotePMの「ページを作成」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文にしてページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、メールの内容をどのように整形・要約したいかに応じて、プロンプト（指示文）を任意の内容に設定してください。
• NotePMでページを作成するアクションでは、投稿先のチームドメインとノートコードを任意の値に設定してください。
• ページのタイトルや本文には、メールの件名や本文、AIが生成したテキストなど、フロー内で取得した値を自由に組み合わせて設定できます。

■注意事項

• Gmail、NotePMのそれぞれとYoomを連携してください
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください

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コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
OKをクリックして設定を進めていきましょう！

ステップ3：Gmailのトリガー設定

ここからフローボットの設定を進めていきます。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
トリガーアクションは、「特定のラベルのメールを受信したら」のままで次に進みましょう！

YoomがGmailの受信メールを確認する間隔を設定します。
編集欄をクリックし、5分、10分、15分、30分、60分から任意で選択してください。
ご利用プランにより設定できる最短の間隔が異なるため、ご注意ください。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

• Yoom料金プラン

編集欄をクリックし、Yoomと連携するラベルを選択してください。
※ここで設定したラベルのメールを受信したらトリガーが起動します。

ラベルを使っていない方は、この機会にぜひ活用してみてくださいね！

ここまで設定できたら、連携したGmailのアドレス宛に指定したラベルのついたテストメールを送信しましょう。
今回は、以下のように送信しました！
※このテストメールは、後続の処理で活用するので実際の運用イメージに近いメールを送信してください。

テストメールを送信したら、Yoomの操作画面に戻り「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほどGmailに送信したテストメールの詳細情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動する値として引用できます。

ステップ4：テキスト生成の設定

次に、Gmailに送信したテストメールをもとに、NotePMに連携するフォーマットを整形します。
「テキスト生成」をクリックしてください。

• 「テキストを生成する」の設定方法

テンプレートでは、「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」というアクションが設定されています。
テキスト生成のもととなる文章の文字数に応じて任意で変更してください。
なお、()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量を踏まえて選択してください。

• 「タスク実行数」のカウント方法について

次に、NotePMに連携するフォーマットを整形するためのプロンプト設定を行います。
編集欄をクリックして、「特定のラベルを受信したら」からGmailに送信したテストメールの内容を引用できるので、任意で設定してください。
今回は、テンプレートであらかじめ設定されている内容をもとに下記のようにアレンジしてみました！
ぜひ参考にしてみてくださいね！

【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！

言語を任意で指定して、「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、生成されたテキストが表示されます。
内容を確認して問題なければ、「完了」をクリックして設定完了です！

【Tips】
生成されたテキストがイメージと異なる場合は、プロンプトを調整することで理想に近づくはずなのでぜひお試しください！

ステップ5：NotePMのアクション設定

最後に、ステップ4で生成したテキストをもとに、NotePMにページを作成する設定を行います。
「ページを作成」をクリックしてください。

クリックすると以下の画面に移ります。
Gmailと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したNotePMのアカウント情報が自動で表示されます。
アクションは、「ページを作成」のままで次に進みましょう！

注釈を参考に、連携したNotePMのチームドメインを入力してください。

編集欄をクリックして、候補の中からページを作成したいノートを選択します。
選択すると自動でノートコードが反映されます。

次に、ページの内容を設定します。

「ページのタイトル」と「ページの本文」は自由にカスタマイズ可能です！
編集欄をクリックして、「特定のラベルのメールを受信したら」からGmailに送信したテストメールの内容を引用できるので、任意で設定してください。
また「日付」から希望の形式を選択することで、フローボットが起動した日にちを都度反映させることも可能です！

ページの本文も取得した値や、テキストを入力してカスタマイズしてください。
「テキストを生成」の「生成結果」がステップ4で生成したテキストなので、こちらは忘れずに追加してくださいね！

【Tips】
1. 取得した値はフローボットを起動する度に変動する値として扱われます。   テキストを直接入力した部分は固定値として処理されるため、毎回変動する情報{{生成結果}}などは、取得した値を活用しましょう！
2. 改行したい場合は、<br>を追加することで改行できます。

下記を任意で設定したら、「テスト」をクリックしてください。

NotePMにページが作成されました！

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、AIで整形した内容でNotePMにページが作成されるか確認してみてくださいね！

NotePMやGmailのAPIを使ったその他の自動化例

NotePMやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

NotePMを使った自動化例

NotePMでページが作成・更新された際にMicrosoft TeamsやSlackへ通知したり、Google スプレッドシートやNotionのデータをもとにNotePMにページを自動作成したりできます。

また、Google フォームの回答内容をNotePMに転記したり、Dropboxに保存された画像のテキストをOCRで読み取ってNotePMにノートを作成することも可能です。

NotePMで特定条件に合うページが作成されたらNotionのデータベースにも追加する

試してみる

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■概要

NotePMで新しいページを作成するたびに、その情報を手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？
この繰り返し作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、NotePMで特定条件に合致するページが作成された際、Notionのデータベースへ自動で情報が追加されるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotePMとNotionを併用し、情報管理の手間を削減したいと考えている方
• 特定条件に合致するNotePMのページ情報を、Notionへ自動で同期させたい方
• 手作業による情報転記のミスや、更新の抜け漏れを防ぎたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• NotePMでページが作成されると、条件に応じてNotionへ情報が自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや情報の欠落といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotePMとNotionをYoomの「マイアプリ」に登録し、Yoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotePMを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、NotePMで新しいページが作成されたことを検知してフローが起動します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を選択し、「コマンドオペレーション」を設定します。ここで、どのような条件のページが作成された場合にNotionへ追加するか、詳細な条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。分岐条件に合致した場合に、NotePMのページ情報をNotionの指定したデータベースへ自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Notionに情報を追加する対象となるNotePMページの条件を任意で設定してください。例えば、特定のタグがついたページや、特定のユーザーが作成したページなど、業務要件に合わせて柔軟に設定が可能です。
• Notionで「レコードを追加する」アクションを設定する際には、NotePMから取得したどの情報をNotionデータベースのどの項目に対応付けて追加するか、そのマッピングを任意で設定してください。

■注意事項

• NotePM、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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NotePMでページが更新されたら、Microsoft Teamsに通知する

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■概要

社内ナレッジの共有でNotePMを活用しているものの、ページが更新されるたびに手動で確認し、関係者にMicrosoft Teamsで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。重要な更新を見逃してしまい、情報共有に遅れが生じることもあります。このワークフローを活用すれば、NotePMでページが更新された際に、自動でMicrosoft Teamsに通知を送信し、こうした情報伝達の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotePMの更新情報をMicrosoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方
• 手作業での通知連絡による、情報伝達の漏れや遅延を防ぎたい担当者の方
• チーム内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• NotePMのページ更新時に自動でMicrosoft Teamsへ通知されるため、手作業での確認や連絡にこれまで費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報伝達時の通知漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有が期待できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotePMとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotePMを選択し、「ページが更新されたら」というアクションを設定します。この設定により、NotePM上でいずれかのページが更新されるとフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。ここで、通知先のチャネルやメッセージ内容を指定することで、更新情報を自動で送信できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルを任意で設定できます。特定のチームやプロジェクトに関連するチャネルを指定することで、必要なメンバーへ確実に情報を届けられます。
• 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、NotePMの更新情報（例えば、更新されたページのタイトルやURLなど、トリガーで取得した情報）を変数として埋め込むことが可能です。これにより、具体的で分かりやすい通知内容を自動で作成できます。

■注意事項

• NotePM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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NotePMでページが作成されたら、Slackに通知する

試してみる

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■概要

NotePMに新しいページを作成した際の情報共有を手動で行うことに手間を感じることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、NotePMでページが作成されると自動でSlackに通知が送信されるため、情報共有時の煩雑な作業を省略し、迅速かつ確実なコミュニケーションを実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotePMで作成した情報をSlackで迅速に共有したいと考えている方
• 手作業によるSlackへの通知作業に手間を感じ、効率化を模索している方
• 情報共有の遅延や漏れを防ぎ、プロジェクトの進行を円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• NotePMでページ作成後、Slackへの通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた通知作業の時間を短縮できます。
• 手作業による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報伝達をサポートします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotePMとSlackをYoomと連携します。
2. トリガーとしてNotePMを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、NotePMで新しいページが作成されたことを検知してフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションとしてSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定します。この際、NotePMで作成されたページのタイトルやURLなどの情報をメッセージに含めることで、通知を受け取った人が内容をすぐに把握できるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャンネルを任意のチャンネルに設定することが可能です。
• Slackへの通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーであるNotePMの「ページが作成されたら」で取得したページのタイトルやURLといった情報を変数として埋め込み、動的なメッセージを作成することもできます。

■注意事項

• NotePM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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NotePMでページが作成されたらGoogle Chatで通知する

試してみる

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■概要

NotePMで新しいページを作成した際、チームへの情報共有に手間やタイムラグを感じていませんか？都度手動で通知を送るのは面倒であり、重要な情報の見逃しにも繋がります。このワークフローを活用すれば、NotePMでのページ作成をトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知を送信できます。Google ChatとNotePMの連携を自動化し、チーム内の情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotePMで作成したページの共有を手作業で行い、手間に感じている方
• Google ChatとNotePMの連携による情報共有の迅速化に関心がある方
• チーム内のナレッジ共有をよりスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• NotePMでページを作成すると自動でGoogle Chatに通知が飛ぶため、手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での通知による共有漏れや遅延を防ぎ、重要な情報がチームメンバーへ確実に伝わる体制を構築できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとNotePMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotePMを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」のアクションを設定することで、NotePMで作成されたページの情報を自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知を送りたいスペースのリソース名を任意で設定してください。これにより、全社向け、部署向け、特定のプロジェクト向けなど、目的に応じたチャンネルへの通知が可能です。

■注意事項

• NotePM、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。 

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、NotePMでページを作成する

試してみる

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■概要

日々の業務でGoogle スプレッドシートに情報を記録し、その内容を基にNotePMでページを作成する作業は、ツールの行き来が発生し手間がかかりますし、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけでNotePMに自動でページが作成されるので、スムーズな業務進行を後押しします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとNotePMを利用し、情報共有の効率化を検討している方
• 手作業でのデータ転記やページ作成に時間と手間を感じている方
• 定型的な情報共有業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、NotePMのページが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、NotePMへのページ作成漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとNotePMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。
3. 最後に、オペレーションでNotePMを選択し、「ページを作成」アクションを設定し、ページタイトルや本文にGoogle スプレッドシートから取得した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• NotePMでページを作成するオペレーションでは、ページのタイトルや本文に、トリガーであるGoogle スプレッドシートの行から取得した特定の列の値を動的に埋め込むことが可能です。例えば、スプレッドシートの「A列：プロジェクト名」「B列：担当者」「C列：更新内容」を、NotePMのページタイトルや本文の適切な箇所に自動で挿入するように設定できます。
• NotePMのページを作成するノートや、ページの公開範囲（例：特定のグループのみ、全体公開など）も任意で設定することができます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、NotePMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Dropboxに写真ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストを読み取りNotePMでノートを作成する

試してみる

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■概要

写真や画像に含まれるテキストを手作業で文字起こしする業務に、手間や時間を取られていませんか？
例えば、会議のホワイトボードや紙の資料、名刺などを撮影し、その内容を一つひとつテキストデータに変換する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、Dropboxに写真ファイルをアップロードするだけで、写真内のテキストが自動で変換されNotePMにノートとして保存されるため、こうした定型業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した写真や画像のテキストを手作業で文字起こししている方
• 写真からテキストへの変換作業を自動化し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
• NotePMを情報ストックのハブとして活用しており、手入力の手間を省きたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxに写真をアップするだけで自動でテキスト化されるため、これまで写真からテキストへの変換（convert photo text to text）作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による文字の転記が不要になるため、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとNotePMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像ファイルを読み込みます。
5. 最後に、オペレーションでNotePMの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をもとにノートを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスを任意で設定してください。また、特定のファイル名のみを対象にすることも可能です。
• OCR機能の設定では、写真や画像内のどの部分のテキストを抽出するか、項目を任意で設定できます。
• NotePMでページを作成するアクションでは、ご利用のチームドメインとノートコードを設定してください。また、ページのタイトルや本文には、OCRで抽出したテキストなど、任意の値や内容を組み合わせて設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、NotePMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Notionで特定条件に合うページが作成されたら、NotePMにもページを作成する

試してみる

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■概要

Notionで特定の条件を満たすページが作成されるたびに、手作業でNotePMにも同様のページを作成する作業は、手間がかかり、情報の二重入力や更新漏れの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成されると、設定した条件に基づいて自動でNotePMにもページが作成されるため、情報共有の効率化と作業負担の軽減を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとNotePM間で、手動での情報転記作業に時間を取られている方
• 複数のSaaSツール間での情報連携を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
• 情報の二重管理によるミスや漏れを防ぎ、常に最新情報を共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionで条件に合うページが作成された際に、NotePMへのページ作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの「マイアプリ」ページでNotionとNotePMをそれぞれYoomと連携します。
2. トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Notionで新しいページが作成されるとフローが起動します。
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知した作成されたページの詳細情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を選択します。ここで、取得したNotionのページ情報に基づいて、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むように設定します。
5. 最後に、オペレーションでNotePMの「ページを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を元にNotePMに新しいページを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、どのような条件でNotePMへのページ作成を実行するかを任意に設定・追加が可能です。
• NotePMの「ページを作成」アクションでは、Notionから取得したページのタイトルや本文、その他のプロパティ情報を、NotePMのページのタイトルや本文にどのように反映させるか、変数を活用して柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Notion、NotePMのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Notionでページが作成されたら、NotePMにもページを作成する

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■概要

Notionでナレッジや議事録を作成し、NotePMで社内wikiとして情報を集約している場合、それぞれのツールに同じ内容を手動で転記する作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや記載ミスが発生しやすい状況ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成された際に、その情報を基にNotePMへ自動でページを作成することが可能になるため、情報共有の効率化と正確性の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとNotePMを併用し、情報の一元管理と共有に課題を感じている方
• 手作業によるNotionからNotePMへの情報転記作業を効率化したい方
• 情報共有の抜け漏れやヒューマンエラーを防ぎ、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionでページを作成するだけでNotePMにも自動でページが作成されるため、二重入力の手間を省き、作業時間を短縮することができます。
• 手作業による情報転記が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとNotePMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定することで、Notionで新しいページが作成されたことを検知できるようにします。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知した作成済みページのIDを基に、ページの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでNotePMの「ページを作成」アクションを設定し、取得したNotionのページ情報を利用してNotePMに新しいページを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションでは、取得したいレコードの条件をユーザーのNotionの構成に合わせて任意で設定してください。
• NotePMの「ページを作成」アクションでは、ページを作成するチームドメイン、ノートコード、そしてページのタイトルや本文に含める内容などを任意で設定してください。

■注意事項

• Notion、NotePMのそれぞれとYoomを連携してください。

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Googleフォームに回答が送信されたら、NotePMのノートに転記する

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■概要

Googleフォームで集めた問い合わせやアンケートの回答を、手作業で社内wikiのNotePMに転記していませんか？この作業は単純ですが、手間がかかる上に転記ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとNotePMの連携を自動化し、フォームに回答が送信されると、その内容が自動でNotePMのノートに転記されます。情報共有の迅速化と業務の効率化を実現し、手作業による課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた問い合わせ内容を、手作業でNotePMに転記しているカスタマーサポート担当者の方
• NotePMとGoogleフォームを連携させ、ナレッジの蓄積や情報共有のフローを効率化したいと考えているチームリーダーの方
• 手作業によるデータ入力業務を自動化し、ヒューマンエラーの削減を目指している業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると自動でNotePMにページが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストで発生しがちな入力ミスや、情報共有の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとNotePMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでNotePMの「ページを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容がページのタイトルや本文に反映されるように項目を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。これにより、特定のフォームに送信された回答のみをトリガーとしてフローボットを起動させることが可能です。
• NotePMでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にGoogleフォームのどの回答を反映させるか、また、どのノート配下にページを作成するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、NotePMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 

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Gmailを使った自動化例

Gmailで受信した内容や添付ファイルを、Notion、Google ドライブ、Dropboxなどの各アプリへ自動で集約・保存できます。

また、Tallyの回答をもとにしたGmailでの通知やSquareの支払いに合わせたサンクスメールの自動送信も可能です。

Gmailの受信内容をNotionに追加する

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■概要

Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
• メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
• 問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のGmailを受信するだけでNotionに情報が自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による転記作業がなくなることで、入力間違いや重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信メール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から「会社名」「担当者名」「問い合わせ内容」など、どのような情報を抽出するかを任意で設定してください。
• Notionの「レコードを追加する」では、追加するデータベースや各項目に設定する値を任意で設定できます。固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定することが可能です。

■注意事項

• Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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■概要

Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
• 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
• 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
• 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
• Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
• 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

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■概要

Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールをGmailで受信するだけで、添付ファイルが自動でDropboxにアップロードされるため、面倒なファイル保存作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った添付ファイルの管理を効率化したいと考えている方
• 取引先からのファイルをDropboxで共有しており、アップロードの手間をなくしたい方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの保存を防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール受信をトリガーに添付ファイルが自動保存されるため、これまで手作業で行っていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロード忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」のアクションを設定して、受信したメールの添付ファイルを指定の場所にアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダパスやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前段で取得したデータを動的な値として組み合わせることで、より柔軟なファイル管理が可能です。例えば、ファイル名に受付番号や日付を自動で付与するなどの設定ができます。

■注意事項‍

• Gmail、DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した内容をもとに、Todoistにタスクを作成する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した依頼メールなどを、都度Todoistに手作業で登録していませんか？
この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に内容をAIで解析して、Todoistにタスクを登録できます。
これにより、タスク管理に関する一連の手間を省き、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで業務連絡を受け、Todoistでタスク管理をしている方
• メールの内容をTodoistに手動で転記する作業に手間を感じている方
• タスクの登録漏れを防ぎ、より抜け漏れのないタスク管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した内容をTodoistに自動でタスク作成するため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの登録漏れや内容の入力ミスを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTodoistをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文からタスク名や期日などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、AIで抽出した情報を元にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、「依頼」や「要対応」など、タスク化したいメールに含まれる特定のキーワードを設定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、タスク名や期限など、メール本文からどの情報を抽出するかを具体的に指示することが可能です。
• Todoistでタスクを作成する際に、AI機能で抽出したデータを元に、タスクのタイトルや説明、期日などを自由にマッピングしてください。

■注意事項

• Todoist、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した内容をもとにStreakにタスクを作成する

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■概要

Gmailで受信したお問い合わせや依頼メールの内容を、都度手作業でCRMツールのStreakに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を解析しStreakに自動でタスクを作成するため、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとStreakを用いて顧客管理をしており、手作業での情報入力に手間を感じている方
• メールからのタスク登録漏れや対応の遅れを防ぎ、業務品質を向上させたいチームリーダーの方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信すると自動でStreakにタスクが作成されるため、手作業での転記や入力にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うことで、情報の転記ミスやタスク作成の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとStreakをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでStreakの「Create a Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、フローの起動間隔を任意で指定できます。
• OCR機能の設定では、タスク化したい情報が含まれるテキスト（Gmailで受信した本文など）と、その中から抽出したい項目をそれぞれ指定できます。
• Streakでタスクを作成するアクションでは、タスクを追加するBoxのキー、タスクの詳細、期日、担当者のメールアドレスを任意で設定できます。

■注意事項

• Gmail、StreakのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailで通知する

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■概要

Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

Trelloを業務に活用している方

・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー

・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム

・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門

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■このテンプレートを使うメリット‍

・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。

・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。

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■注意事項

・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。

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TimeRexで予定が登録されたら自動でGmailで通知する

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■概要

TimeRexで予定が登録されたら自動でGmailで通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単に連携設定を行えます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.TimeRexを利用してスケジュール管理を行っている方

・日程調整完了後、資料などを添付して定型的なメールを送りたい方

・手動でメールを送る作業を減らしたい方

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2.主な連絡手段としてGmailを利用している企業

・Gmailを日常的に使っていて、予定の通知を見逃したくない方

・自動で通知を受け取り、効率的にスケジュールを管理したいと考える方

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■このテンプレートを使うメリット

TimeRexとGmailを連携させることで、予定が登録されるたびに自動で通知が届くというメリットがあります。
これにより、重要な予定を見逃すことなく、スムーズなスケジュール管理が実現します
予定に迅速に対応できるため、業務効率の向上に寄与しますし、迅速な対応により信頼性も向上します。

また、TimeRexには元々メールの送信機能が備わっていますが、Yoomを利用することで、送付するメールの内容をより柔軟に設定することができます。
例えば、当日までに確認してほしい資料がある場合、資料を添付してメールを自動送信することができます。

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■注意事項

・TimeRexとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信する

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■概要

Squareで支払いが行われたらGmailで個別にサンクスメールを送信するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Squareを利用して決済業務を行う方

・Squareを導入している店舗

・オンライン販売の決済システムでSquareを利用している方

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2.Gmailを利用している方

・サンクスメールの作成や送信を行うことが多い方

・Squareの支払いに応じてサンクスメールを自動で送付したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Squareは実店舗やオンライン店舗における決済業務を効率化できるシステムです。
しかし、決済完了後の自動メールの他に別途サンクスメールを送信したい場合、宛先誤りが発生する恐れがあります。

このフローは、Squareで支払いが行われるとGmailから購入者の方に自動でサンクスメールを送信することができ、ヒューマンエラーの発生を防止します。
サンクスメールの送信は支払い完了後にシームレスに行われるため、時間帯を問わずタイムリーに送信することが可能です。

Gmailの本文は任意で設定可能なため、ビジネスに合わせた内容を送信することができます。

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■注意事項

・SquareとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Tallyで回答が送信されたら、Gmailで通知する

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■概要

Tallyでアンケートや問い合わせフォームを運用しているものの、新しい回答が送信されてもすぐに気づけず、対応が遅れてしまうことはないでしょうか。また、回答があるたびに関係者へ手動で共有する作業は、手間がかかるだけでなく見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Tallyに新しい回答が送信されると同時に、Gmailで指定した宛先に通知を自動送信できるため、回答の見落としを防ぎ、スムーズな初動対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで受け付けた問い合わせやアンケートの確認作業を効率化したいと考えている方
• フォームに回答があるたびに手作業で関係者に通知しており、手間を感じている方
• Tallyからの回答をすぐに把握し、顧客対応のスピードを向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyに回答が送信されると即座にGmailで通知が届くため、都度Tallyを確認する手間を省き、本来の業務に集中する時間を確保できます。
• 自動で通知が実行されることで、手動での対応時に起こりがちな確認漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TallyとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、通知のきっかけとなるフォームを指定します。
3. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを設定します。本文にはTallyから取得した回答内容を含めることも可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailで通知を送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。特定の担当者だけでなく、チームで利用しているメーリングリストなどを指定することも可能です。
• 通知メールの本文には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したTallyのフォーム回答内容を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• ‍‍Tally、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをGmailで送信する

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■概要

フォームで受け付けた打ち合わせや面談の予約をカレンダーに登録し、案内メールを送信するといった一連の対応業務には手間がかかりますよね。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーとして、Googleカレンダーへの予定登録とGmailでのメール送信を自動化できます。
日程調整の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた予約情報を手作業でGoogleカレンダーに登録している方
• 日程調整後の確認メールや資料送付に手間や時間を要している営業担当者の方
• 繰り返し発生する連絡業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に予定登録とメール送信が自動で行われるため、予定管理や連絡業務に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業での情報転記が不要になることで、日時の入力間違いやメールの送信漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. GoogleカレンダーとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを選択し、フォームで受け付けた情報を基に予定を登録します。
4. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、予定の詳細や関連資料のリンクなどを記載したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、会社名や氏名、予約希望日時といった、取得したい項目を設定してください。
• Googleカレンダーの予定作成アクションでは、予定を登録するカレンダーを指定していしてください。
  予定のタイトルや開始・終了日時などには、フォームで取得した値を埋め込むことが可能です。
• Gmailでのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文などを自由に設定でき、フォームで取得した氏名などの変数を本文に埋め込むこともできます。

■注意事項

• Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

GmailとNotePMの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたGmailで受信したメール内容のNotePMへの転記作業をなくし、情報共有の漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、チーム全体で常に最新の情報を共有できるため、迅速かつ正確な意思決定が可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います。

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問