「Googleフォームで受け付けた問い合わせ内容を、Clio Manageに手作業で転記している…」
「入力項目が多くて時間がかかるし、コピー＆ペーストのミスも心配…」
このように、ツール間での手作業によるデータ連携に、時間や手間といった課題を感じていませんか？
定型的ながらも重要なこの作業に追われ、本来集中すべき業務に時間を割けない状況は避けたいものです。
もし、Googleフォームに回答が送信されたときに、その内容が自動でClio Manageの案件として登録される仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます。
さらに、入力ミスを心配する必要もなくなり、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保できるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がない方でも簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームとClio Manageを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Googleフォームに回答が送信されたら、Clio ManageにMatterを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた案件情報を、手作業でClio Manageに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとClio Manageの連携を自動化し、フォームに新しい回答が送信されるとClio ManageにMatterが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、案件管理の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの問い合わせをClio Manageで管理しており、手入力に手間を感じている方
- GoogleフォームとClio Manageを連携させ、案件管理のプロセスを自動化・効率化したい方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にClio ManageのMatterが自動で作成されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- システムが自動で連携処理を行うため、手作業による情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとClio ManageをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでClio Manageの「Search Persons or Companies」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClio Manageの「Create Matter」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにMatterを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Clio Manageの検索アクションでは、トリガーで取得したメールアドレスなどの情報を使用して、Matterに紐づけるContact IDを特定できます。
- Clio ManageでMatterを作成するオペレーションにて、説明（Description）や開始日（Open Date）などの詳細項目を、フォームの回答内容に応じて任意に設定できます。
■注意事項
- GoogleフォームとClio ManageのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
GoogleフォームとClio Manageの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogleフォームとClio Manageを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogleフォームとClio Manageの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム／Clio Manage
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGoogleフォームに回答が送信されたら、Clio ManageにMatterを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- GoogleフォームとClio Manageをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- GoogleフォームのトリガーおよびClio Manageの各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームに回答が送信されたら、Clio ManageにMatterを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた案件情報を、手作業でClio Manageに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとClio Manageの連携を自動化し、フォームに新しい回答が送信されるとClio ManageにMatterが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、案件管理の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの問い合わせをClio Manageで管理しており、手入力に手間を感じている方
- GoogleフォームとClio Manageを連携させ、案件管理のプロセスを自動化・効率化したい方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にClio ManageのMatterが自動で作成されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- システムが自動で連携処理を行うため、手作業による情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとClio ManageをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでClio Manageの「Search Persons or Companies」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClio Manageの「Create Matter」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにMatterを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Clio Manageの検索アクションでは、トリガーで取得したメールアドレスなどの情報を使用して、Matterに紐づけるContact IDを特定できます。
- Clio ManageでMatterを作成するオペレーションにて、説明（Description）や開始日（Open Date）などの詳細項目を、フォームの回答内容に応じて任意に設定できます。
■注意事項
- GoogleフォームとClio ManageのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
ステップ1：GoogleフォームとClio Manageをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Googleフォームは下記のGoogle スプレッドシートと同じ手順で連携できます。
Clio ManageとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでClio Manageと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、Domainを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Googleフォームに回答が送信されたら、Clio ManageにMatterを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた案件情報を、手作業でClio Manageに入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとClio Manageの連携を自動化し、フォームに新しい回答が送信されるとClio ManageにMatterが自動で作成されるため、こうした課題を解消し、案件管理の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの問い合わせをClio Manageで管理しており、手入力に手間を感じている方
- GoogleフォームとClio Manageを連携させ、案件管理のプロセスを自動化・効率化したい方
- 手作業によるデータ転記での入力漏れやミスを減らし、業務品質を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を基にClio ManageのMatterが自動で作成されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- システムが自動で連携処理を行うため、手作業による情報の入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとClio ManageをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでClio Manageの「Search Persons or Companies」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでClio Manageの「Create Matter」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにMatterを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、自動化の対象としたいフォームを任意で設定してください。
- Clio Manageの検索アクションでは、トリガーで取得したメールアドレスなどの情報を使用して、Matterに紐づけるContact IDを特定できます。
- Clio ManageでMatterを作成するオペレーションにて、説明（Description）や開始日（Open Date）などの詳細項目を、フォームの回答内容に応じて任意に設定できます。
■注意事項
- GoogleフォームとClio ManageのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleフォームと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、あらかじめGoogleフォームでテスト用に回答を送信しておきましょう。
今回は、既存顧客からの相談を受け付けたケースを想定し、以下の回答を送信しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogleフォームをチェックし、トリガーとなるアクション（今回はフォームに回答が送信されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
フォームID
連携したいGoogleフォームのURLから設定しましょう。
（事前準備でテスト用に回答を送信したGoogleフォームを設定してください）
入力が完了したら「テスト」をクリックし、Googleフォームに送信した回答内容が正しく取得できるか確認しましょう。
テストに成功すると、Googleフォームに送信された回答に関する情報が一覧で表示されます。
なお、回答内容を手動で取得する必要があるため、下記のページの手順で取得してください。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
