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「HubSpotで管理している取引情報を、工数管理のためにClockifyにも手入力している…」
「HubSpotとClockifyで二重入力が発生していて、手間がかかるしミスも起きやすい…」
このように、複数のSaaSを併用する上で、手作業でのデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
そこでオススメしたいのが、<span class="mark-yellow">HubSpotで新しい取引が作成された際に、その情報を自動でClockifyにタスクとして登録する仕組み</span>の活用です！
これがあれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができ、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、これまで自動化を諦めていた方でも導入可能な方法です。
ぜひこの機会に面倒な手作業を省き、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとClockifyを連携し、さまざまな業務フローを自動化できる</span>テンプレートがすでに用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
HubSpotとClockifyのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたデータ登録や更新作業を自動化することが可能になります！
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に当てはまるものや、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
HubSpotで新しい取引が作成されたことをきっかけにして、その取引情報を基にClockifyに新しいタスクを自動で作成するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">営業担当者が手動でタスクを作成する手間を省き、工数管理の徹底と入力漏れの防止</span>に繋がります。
HubSpotで作成された取引の中から、特定の条件に合致するものだけを抽出し、Clockifyにタスクを自動で作成することも可能です。
この連携は分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">特に管理が必要な取引のみをタスク化し、Clockify上の情報を効率的に管理</span>したい場合におすすめです。
それでは、実際にHubSpotとClockifyを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとClockifyの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Clockify
[Yoomとは]
今回は「HubSpotで取引が作成されたら、ClockifyでTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずは下図をご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法について解説していきます。
【HubSpotのマイアプリ登録】
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
【Clockifyのマイアプリ登録】
検索窓にClockifyと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されるので、それぞれ下記のように設定しましょう。
▼参考：API Key取得方法▼
こちらのページからYoomと連携するClockifyアカウントにログインし、アイコンクリック後に表示される下図の画面で「Preferences」を選択してください。
次に「ADVANCED」をクリックし、「Manage API keys」を選択します。
「GENERATE NEW」をクリックするとAPI Keyを作成できるので、ここで取得した値をコピーしておき、Yoomの画面に戻って「API Key」に貼り付けてくださいね！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しい取引が作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「新しい取引が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは編集できるので、必要に応じて自由に変更しましょう。
連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
（基本的に、ステップ1で連携した情報が反映されています）
トリガーアクションは「新しい取引が作成されたら」のままにして、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら動作チェックのためにテストを行いますので、HubSpotの画面に移動し、テスト用に新しく取引を作成してください。
テスト用なので「Yoom 太郎」や「Demo株式会社」などの架空の情報でOKです！
作成後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成した取引の情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※取得した値とは？
「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指し、Yoomでは「アウトプット」と呼んでいます。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
※「テスト」の重要性について
各オペレーションの設定画面では、それぞれ「テスト」を実施し、テストを成功させることが重要です。
テストを成功させることで「取得した値」が取得でき、前述したように後続のオペレーション設定時に活用できます。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、HubSpotに作成された取引情報を使って、Clockifyにタスクを自動作成する設定を行います。
「Create Task」をクリックしてください。
タイトルは任意で変更し、連携するアカウント情報はフローで使用するものであることを確認します。
アクションは変更せず、「次へ」を押してください。
最後に、API接続設定を下記のようにしていきましょう！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にClockifyにタスクが作成されているかを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押して設定完了です！
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が「HubSpotで取引が作成されたら、ClockifyでTaskを作成する」フローの作成手順でした！
今回はHubSpotからClockifyへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にClockifyからHubSpotへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Clockifyで新しいタスクが作成されたことをきっかけに、そのタスク情報を基にHubSpotにチケットを自動で作成する連携です。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">プロジェクトの進捗や作業内容を顧客情報と紐付けて一元管理できるため、対応漏れを防ぎながらスムーズな情報共有の実現</span>をサポートします。
Clockifyで作成されたタスクの中から、特定のプロジェクトや担当者など、あらかじめ設定した条件に合致するタスクのみをHubSpotのチケットとして自動作成することも可能です。
この分岐処理を含む連携により、<span class="mark-yellow">特に重要なタスクや顧客対応が必要なタスクだけをHubSpotに集約できるため、効率的なチケット管理</span>を実現したいときに利用してみてください。
HubSpotやClockifyのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
Outlookと連携することで、HubSpotに新規取引先が登録されたら、メールを自動送信できます。
これにより、取引先や関係者へ手動でメールを作成して送信する手間が削減されるため、業務を効率化したいときに利用してみてください。
Google スプレッドシートと連携することで、指定のシートに行が追加されたらClockifyにプロジェクトを自動で作成できます。
これにより、同じ情報を転記する作業を省けるため、プロジェクトの作成ミスを防ぎたいときにおすすめです。
いかがでしたか？
HubSpotとClockifyの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ツール間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
「本当に手間をかけずに簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！
その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、様々な活用シーンに柔軟に合わせることが可能です。
自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
まずは本記事を参考にHubSpotとClockifyの連携からスタートして、毎日の業務効率がどれだけ改善されるのか体験してみてください。
Q：HubSpotの取引情報を更新した際も、連携できますか？
A：はい、HubSpotをトリガーとしたフローを構築する場合、主に次のようなアクションをきっかけにフローを起動し、他のツールへデータを連携することができます。
HubSpotで利用できるアクションの一覧は、こちらをご覧ください。
Q：Clockifyの情報をHubSpotに反映できますか？
A：はい、可能です。
「ClockifyのデータをHubSpotに連携したい場合」でご紹介したように、ClockifyからHubSpot方向へのフローを設定することで、双方向での同期を実現できます。
ただし、同じアクションによる双方向の連携では、フローボットの無限ループが発生するのでご注意ください。
Q：連携が失敗した場合、どうすれば分かりますか？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携が失敗している事を知らせるメールが届きます。
メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口をご活用いただくことも可能です。
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