HubSpotで新規取引が作成されたら、AIで情報を分析してOutlookで送信する

■概要

HubSpotで新しい取引が作成されるたび、その情報を確認し、分析してOutlookでメールを作成・送信する作業は、手間がかかります。
定型業務でありながらも重要な作業のため、他の業務を圧迫しているかもしれません。
このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をトリガーとして、AIによる情報分析からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとOutlookを利用し、新規取引への対応を迅速化したい方
• AIを活用して取引情報を分析し、顧客ごとに最適化されたコミュニケーションをしたい方
• 手作業による情報処理のミスをなくし、業務の質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotでの取引作成からOutlookでのメール送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• AIによる情報分析とシステムによる自動送信で、手作業による情報の見落としやメール作成時の誤記といったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotおよびOutlookをYoomと連携します。
2. トリガーとしてHubSpotの「新しい取引が作成されたら」を選択し、HubSpotで新しい取引が作成されたことを検知してフローが起動するよう設定します。
3. 次に、HubSpotの「取引のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、作成された取引に関する詳細情報を取得します。
4. 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、前段で取得した取引情報を基に送信するメールの文面などをAIに生成させます。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含めたメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメール本文などのテキストを生成する際、HubSpotから取得した情報を変数としてプロンプト内に埋め込むことで、取引ごとにパーソナライズされた動的なメッセージを作成することが可能です。
• Outlookからのメール通知は、通知先のメールアドレスを任意に設定できるだけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを入力できます、また、前段のステップで取得した取引情報やAIが生成したテキストを変数として活用したりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。