Zoho CRMで商談が作成されたら、OneDriveでフォルダを作成する

■概要

Zoho CRMで管理している商談情報と、OneDriveに保管する関連資料の紐付けを手作業で行っていませんか？案件ごとにフォルダを作成する作業は、件数が増えるにつれて手間がかかり、フォルダ名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローは、そうしたZoho CRMとOneDrive間の連携における課題を解決します。Zoho CRMで商談が作成されると、自動でOneDriveに関連フォルダが生成されるため、手作業による手間やミスをなくし、効率的な案件管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho CRMとOneDriveを利用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている営業担当者の方
• Zoho CRMの商談情報を基にしたファイル管理を、よりスムーズに自動化したいと考えているチームリーダーの方
• 案件管理における属人化を防ぎ、業務プロセスを標準化して生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho CRMで商談が作成されると自動でOneDriveにフォルダが生成されるため、手作業によるファイル管理の手間を削減できます
• 手動でのフォルダ作成時に起こりがちな、命名規則のミスや作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の精度を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho CRMとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「商談が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでZoho CRMの「商談情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなった商談の詳細情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに任意のフォルダを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMのトリガー設定では、任意のチャネルIDを設定することが可能です
• OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、保存先となる親フォルダを任意で指定してください
• 作成するフォルダ名は、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得した商談名などの情報を変数として埋め込み、動的に設定することも可能です

■注意事項

• Zoho CRM、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。