「Salesforceにアップしたファイルを、1つ1つクラウドストレージにアップロードする作業に時間がかかっている…」
「Salesforceのデータを他のツールへ転記するのは手間が多い…」
といったように、Salesforceのデータを他のツールへ連携する作業に、手間や課題を感じていませんか？
このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちで、データの正確性を保つのに苦労している方も多いのではないでしょうか。
そこでオススメなのが、Salesforce上でのアクションをきっかけに、その他のツールへデータを自動連携する仕組みです。
この仕組みを活用すれば、こうした日々の定型業務から解放され、創出された時間で顧客との関係構築や営業戦略の策定といった、より付加価値の高いコア業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceに蓄積されたデータを、その他のツールへ連携する業務フローを自動化するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Salesforceにアップロードされた重要なファイルを、都度手作業でGoogle Driveにバックアップしていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動で保存され、ファイル管理の手間とリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle Drive間で、ファイルのバックアップを手作業で行っている方
- ファイル管理の一元化や、バックアップ体制の強化を検討している情報システム担当の方
- Salesforceに蓄積されるファイルを、チーム内で効率的に共有・管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SalesforceからのファイルダウンロードとGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle DriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを対象として指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、どのオブジェクトに紐づくファイルアップロードを検知するかを任意で設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名はSalesforceから取得した元のファイル名などの情報を用いて設定できます。
■注意事項
- Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量についてを参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
SalesforceのファイルをGoogle Driveに自動保存するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「Salesforceにファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動でGoogle Driveに保存する」フローの設定手順を解説していきます！
このフローを使えば、手動でのファイルバックアップ作業が省け、重要な情報の管理を効率化できるでしょう。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SalesforceとGoogle Driveのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Salesforceのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにしてフローの動作確認
《参考》基本的なフローボットの作成方法
Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Salesforceにアップロードされた重要なファイルを、都度手作業でGoogle Driveにバックアップしていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動で保存され、ファイル管理の手間とリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle Drive間で、ファイルのバックアップを手作業で行っている方
- ファイル管理の一元化や、バックアップ体制の強化を検討している情報システム担当の方
- Salesforceに蓄積されるファイルを、チーム内で効率的に共有・管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SalesforceからのファイルダウンロードとGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle DriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを対象として指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、どのオブジェクトに紐づくファイルアップロードを検知するかを任意で設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名はSalesforceから取得した元のファイル名などの情報を用いて設定できます。
■注意事項
- Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量についてを参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ステップ1：SalesforceとGoogle Driveのマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
Salesforce
以下に手順を解説したナビがあるので、こちらをご覧になりながら進めてみてくださいね！
【注意事項】
Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
なお、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけますので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
《参考》Salesforceのマイアプリ登録方法
Google Drive
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に移動するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、Yoomとの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
ステップ2：テンプレートをコピー
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力！
まずは以下バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートのコピーからスタートしましょう。
＊Tips＊テンプレートのコピー手順
- 以下バナーの右側にある「試してみる」をクリック
- Yoomのアカウントにログイン
※Yoomのアカウントをまだ作成していない方は、アカウント登録をしましょう！ - コピーしたテンプレートを格納するワークスペースを選択
Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
Salesforceにアップロードされた重要なファイルを、都度手作業でGoogle Driveにバックアップしていませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、保存漏れなどのミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動で保存され、ファイル管理の手間とリスクを軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとGoogle Drive間で、ファイルのバックアップを手作業で行っている方
- ファイル管理の一元化や、バックアップ体制の強化を検討している情報システム担当の方
- Salesforceに蓄積されるファイルを、チーム内で効率的に共有・管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SalesforceからのファイルダウンロードとGoogle Driveへのアップロードが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogle DriveをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを対象として指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、前段でダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、どのオブジェクトに紐づくファイルアップロードを検知するかを任意で設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。また、ファイル名はSalesforceから取得した元のファイル名などの情報を用いて設定できます。
■注意事項
- Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量についてを参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
さっそく、Salesforceのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！
＊Tips＊コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートをコピーしておいて、設定はあとでやろうと思って画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか分からなくなってしまった…といった場合もあるでしょう。
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されます。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】Salesforceでファイルがアップロードされたら、Google Driveに保存する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートが見当たらない場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
ステップ3：Salesforceのトリガー設定
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、Salesforceにファイルがアップロードされた際に、フローが起動するように設定していきますよ！
設定項目1つ目の「ファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
