Salesforceで商談のステータスが更新されたらクラウドサインで書類を送付する

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、手作業で契約書を作成し、クラウドサインにアップロードして送付する作業に手間を感じていませんか。こうした繰り返し発生する手作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータス更新をきっかけに、契約書類の作成からクラウドサインでの送付までを自動化し、これらの課題をスムーズに解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで商談を管理し、クラウドサインで契約書を送付している営業担当者の方
• 商談の受注後に発生する、書類作成から送付までの定型業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による書類の送付漏れや、顧客情報の入力ミスを防止したい営業管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceのステータス更新後、手作業で行っていた書類作成や送付業務が自動化され、コア業務に集中する時間を確保することができます。
• システムが連動して処理を行うため、手作業による顧客情報の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のステータスなど特定の条件を満たした場合に後続の処理が実行されるよう設定します。
4. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、書類作成に必要な取引先情報や商談情報を取得します。
5. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートに取得した情報を差し込み、書類を自動で作成します。
6. 最後に、クラウドサインの各種オペレーションを設定します。「書類の作成」でタイトルを設定し、「書類にファイルを添付」で作成した書類を追加します。その後、「宛先の追加」で送付先情報を設定し、「書類の送信・リマインド」で送信を実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのトリガー設定では、更新を検知する起動間隔や、お使いのSalesforceのマイドメインURLを任意で指定してください。
• 分岐機能では、取得した商談のフェーズ情報などを基に「フェーズが『受注』と一致する場合」といったように、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズしてください。
• Salesforceの「レコードを取得する」アクションでは、書類作成に利用する情報が格納されているオブジェクトのAPI参照名を指定してください。
• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、元となるテンプレートのファイルIDや、完成した書類の格納先フォルダID、出力ファイル名を指定し、差し込む情報を設定してください。
• クラウドサインの「書類の作成」アクションでは、送信する書類のタイトルを任意で設定してください。
• クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションでは、Googleドキュメントで作成したファイルを指定してください。
• クラウドサインの「宛先の追加」アクションでは、Salesforceから取得した担当者のメールアドレスや氏名などを指定してください。

■注意事項

• SalesforceとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。