Salesforceで商談のステータスが更新されたらクラウドサインで書類を送付する

■概要

Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、手作業で契約書を作成し、クラウドサインにアップロードして送付する作業に手間を感じていませんか。こうした繰り返し発生する手作業は、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータス更新をきっかけに、契約書類の作成からクラウドサインでの送付までを自動化し、これらの課題をスムーズに解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Salesforceで商談を管理し、クラウドサインで契約書を送付している営業担当者の方
  • 商談の受注後に発生する、書類作成から送付までの定型業務を効率化したいと考えている方
  • 手作業による書類の送付漏れや、顧客情報の入力ミスを防止したい営業管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Salesforceのステータス更新後、手作業で行っていた書類作成や送付業務が自動化され、コア業務に集中する時間を確保することができます。
  • システムが連動して処理を行うため、手作業による顧客情報の転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Salesforce、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
  2. トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、商談のステータスなど特定の条件を満たした場合に後続の処理が実行されるよう設定します。
  4. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、書類作成に必要な取引先情報や商談情報を取得します。
  5. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意したテンプレートに取得した情報を差し込み、書類を自動で作成します。
  6. 最後に、クラウドサインの各種オペレーションを設定します。「書類の作成」でタイトルを設定し、「書類にファイルを添付」で作成した書類を追加します。その後、「宛先の追加」で送付先情報を設定し、「書類の送信・リマインド」で送信を実行します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Salesforceのトリガー設定では、更新を検知する起動間隔や、お使いのSalesforceのマイドメインURLを任意で指定してください。
  • 分岐機能では、取得した商談のフェーズ情報などを基に「フェーズが『受注』と一致する場合」といったように、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズしてください。
  • Salesforceの「レコードを取得する」アクションでは、書類作成に利用する情報が格納されているオブジェクトのAPI参照名を指定してください。
  • Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、元となるテンプレートのファイルIDや、完成した書類の格納先フォルダID、出力ファイル名を指定し、差し込む情報を設定してください。
  • クラウドサインの「書類の作成」アクションでは、送信する書類のタイトルを任意で設定してください。
  • クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションでは、Googleドキュメントで作成したファイルを指定してください。
  • クラウドサインの「宛先の追加」アクションでは、Salesforceから取得した担当者のメールアドレスや氏名などを指定してください。

■注意事項

  • SalesforceとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Salesforceに登録された新規リード情報をGoogleスプレッドシートに記載
Salesforceに新規リード情報が登録された場合、Googleスプレッドシートに自動的に情報を記載します。スプレッドシートには、リード名や連絡先情報など、任意の項目を反映することができます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintone内に新しいレコードを作成します。kintoneなど転記先のデータベースにアクセスすることなく、自動的にデータの転記が可能です。
Salesforceに新規リードが登録されたらSlackに通知
・Salesforceに新しいリードが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。・チャットツールにアクセスせずに、リード情報を自動的に展開することができます。・また、通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをGoogle Driveに保存する
Salesforceでステータスが変更されたらファイルをGoogle Driveに保存するフローです。担当者はファイル保存の手間から解放されて顧客対応や営業活動などのより重要な業務に集中することができます。また、ファイル管理が効率化され必要なファイルを素早く見つけ出すことができます。
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付する
Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったらDocusignで契約書を送付することができます。契約書の作成・送付を自動化することで、契約業務における作業の抜け漏れを防ぎ、確認作業に充てる時間を大幅に減らすことができます。
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelに追加する
Salesforceのカスタムオブジェクトにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。担当者は手作業での転記作業をすることなく業務効率が向上します。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Salesforce
Salesforce
を使ったテンプレート
クラウドサイン
クラウドサイン
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Salesforce
YoomではSalesforceのAPIをノーコードで活用することができます。例えば、Salesforceの情報をAPI経由で取得し、他のSaaSへ連携したり、書類を作成するといったことが可能です。また、YoomのデータベースにSalesforceのリード情報や商談情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。
詳しくみる
テンプレート
クラウドサイン
Yoomを使ってクラウドサインのAPIをノーコードで活用することが可能です。Yoomとクラウドサインを連携することで、契約書の作成から送付までの一連の流れをAPIを用いて自動化したり、契約が締結した書類をGoogle Driveなどのファイル管理サービスに自動的にアップロードすることができます。また、Yoomのデータベースにクラウドサインの書類情報を集約・同期することも可能です。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる