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「Smartsheetで新しいタスクを追加したら、Harvestにも手動でタスクを登録する」
「作業時間をHarvestで記録し、その内容をSmartsheetの進捗報告に転記する」
プロジェクト管理ツールのSmartsheetと、時間追跡ツールのHarvestを併用している現場では、両ツール間でのデータ入力作業が発生しがちです。
このような手作業は、時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり、データの正確性を損なうリスクを抱えています。
もし、<span class="mark-yellow">SmartsheetとHarvestのデータが自動で同期される仕組み</span>があれば、これらの定型的な入力作業から解放され、より正確な情報に基づいたプロジェクト管理や工数分析が可能になります。
手作業による非効率やミスをなくし、創出された時間で本来集中すべきコア業務に取り組むことで、チーム全体の生産性を大きく向上させることができます。
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても設定できるため、ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとHarvestを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとHarvestのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業を完全に自動化できます。
例えば、Smartsheetで管理しているタスク情報をHarvestに自動で登録したり、特定の条件に合致するデータのみを連携させることが可能になり、二重入力の手間や入力ミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させます。
これからご紹介する具体的な自動化のテンプレートは、アカウント登録後すぐに試すことができます。
登録はわずか30秒で完了しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetのプロジェクトシートに新しい行（タスク）が追加されると、その情報を基にHarvestに自動でタスクを作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">プロジェクト計画と時間追跡の同期を自動化し、タスクの登録漏れや二重入力の手間を完全に排除</span>できるため、管理者は常に最新の状態で工数管理を開始できます。
Smartsheetに新しい行が追加された際、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」など、あらかじめ設定した条件に一致する場合にのみ、Harvestにタスクを自動で作成します。
この分岐処理を含む連携によって、<span class="mark-yellow">連携するタスクを絞り込むことができ、Harvest側には必要な情報だけが登録される</span>ため、管理が煩雑になるのを防ぎます。
それでは、実際にSmartsheetとHarvestを連携したフローを作成する手順をご紹介します。今回は、ノーコード業務自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押しましょう。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Harvestの連携
検索ボックスにHarvestと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Harvestのサインイン画面になるので、お持ちのアカウントでサインインしましょう。
Yoomへのアクセス許可画面になったら、「Authorize application」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
こちらの設定の前に、トリガーとなるSmartsheetの準備をしましょう。なお、この後のテスト操作のために、カラムに日付を作成し、テスト用に行を1つ追加してください。(内容はテスト株式会社などの架空の情報でOKです)
今回は、下記のようなシートを準備しました。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を設定してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
Smartsheetのシート情報が正しくアウトプットとして反映されていれば問題ありません！
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Harvestに新しいタスクを作成する設定をしましょう。
まずは、下記赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
「API接続設定」画面になったら、投稿するタスクの詳細を設定していきましょう。
今回は上記2項目のみ設定しましたが、他にもデフォルトやアクティブ設定が可能です。運用内容に合わせて、他の項目をカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
また、Harvestに新しいタスクが作成されているはずなので確認してみましょう。下記のように設定した内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はSmartsheetからHarvestへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHarvestで発生した情報をSmartsheetに連携する自動化も可能です。
これにより、実績工数の管理などをさらに効率化できます。
Harvestで新しいタスクが作成されると、そのタスク情報をSmartsheetの指定したシートに自動で新しい行として追加します。
この連携は、<span class="mark-yellow">Harvest側で発生したタスクをリアルタイムでプロジェクト管理シートに反映させたい場合に有効</span>であり、実績の記録とプロジェクト進捗の一元管理を実現します。
Harvestで新しいタスクが作成された際に、「特定のクライアント」や「請求対象」といった条件に合致するタスクのみを抽出し、Smartsheetの特定のシートに行として追加します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">請求業務に必要な工数データだけをSmartsheetに自動で集計</span>するなど、目的に応じたデータ連携が可能となり、レポート作成の手間を大幅に削減します。
SmartsheetやHarvestのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録したり、Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加したりできます。また、Smartsheetで行が追加されたらNotionに追加したり、ApolloやMeta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加したりすることも可能です。
Google スプレッドシートで行が追加されたり更新されたりした際に、Harvestにユーザーを作成したり請求書を作成したりできます。また、Google Workspaceでユーザーが登録されたらHarvestにも追加したり、Harvestでプロジェクトが作成されたりユーザーが追加されたりした際に、SlackやMicrosoft Teamsに通知したりといった自動化も行えます。
SmartsheetとHarvestの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたプロジェクトタスクと工数管理タスクの間のデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。</span>
これにより、担当者は常に正確で最新の情報に基づいて業務を進められるようになり、データ入力のような定型業務から解放されることが期待できます。
プロジェクトの進捗分析や戦略立案といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：この連携を無料で使い続けられますか？
A：SmartsheetとHarvestはフリープランでも利用できるアプリです。
まずはYoomを使って操作してみたい！という方はフリープランからお試しすることも可能です。
また、Yoomでは2週間の無料トライアルもあり、期間中は制限のあるアプリなども使用できます。トライアル後に、タスク数などに応じてプランを検討いただくのがオススメです。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
Q：Harvestのタスクについて「作成」以外にも「更新」は可能ですか？
A：はい、可能です。
今回の説明では「Create Task」のアクションでしたが、Smartsheetのアクションには「Update Task」があります。こちらに変更することで、タスクを更新するフローが作成できます。
マイプロジェクト画面の右上にある「新規作成」から新たにフローを作成するか、今回作成したフローの画面上にある「＋」マークをクリックすることでアクションの追加が可能です。なお、アクションを追加した後には、不要な「Create Task」アクションを削除してください。
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