Smartsheetで行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する
試してみる
「Smartsheetで新しいタスクを追加したら、Harvestにも手動でタスクを登録する」
プロジェクト管理ツールのSmartsheetと、時間追跡ツールのHarvestを併用している現場では、両ツール間でのデータ入力作業が発生しがちです。データの正確性を損なうリスクを抱えています。
もし、SmartsheetとHarvestのデータが自動で同期される仕組み があれば、これらの定型的な入力作業から解放され、より正確な情報に基づいたプロジェクト管理や工数分析が可能になります。
手作業による非効率やミスをなくし、創出された時間で本来集中すべきコア業務に取り組むことで、チーム全体の生産性を大きく向上させることができます。ぜひこの機会に導入し、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartsheetとHarvestを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Smartsheetで行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する
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SmartsheetとHarvestを連携してできること
SmartsheetとHarvestのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記作業を完全に自動化できます。二重入力の手間や入力ミスをなくし、業務の正確性とスピードを向上させます。
これからご紹介する具体的な自動化のテンプレートは、アカウント登録後すぐに試すことができます。
Smartsheetで行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する
Smartsheetのプロジェクトシートに新しい行（タスク）が追加されると、その情報を基にHarvestに自動でタスクを作成します。
この連携により、プロジェクト計画と時間追跡の同期を自動化し、タスクの登録漏れや二重入力の手間を完全に排除 できるため、管理者は常に最新の状態で工数管理を開始できます。
Smartsheetで行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する
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Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する
Smartsheetに新しい行が追加された際、「特定のプロジェクト」や「特定の担当者」など、あらかじめ設定した条件に一致する場合にのみ、Harvestにタスクを自動で作成します。
この分岐処理を含む連携によって、連携するタスクを絞り込むことができ、Harvest側には必要な情報だけが登録される ため、管理が煩雑になるのを防ぎます。
Smartsheetで特定条件に合う行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する
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SmartsheetとHarvestの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にSmartsheetとHarvestを連携したフローを作成する手順をご紹介します。今回は、ノーコード業務自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Smartsheetで行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する 」フローを作成していきます！
SmartsheetとHarvestをマイアプリ連携)
該当のテンプレートをコピー
Smartsheetのトリガー設定およびHarvestのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Smartsheetで行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する
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ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Harvestの連携
検索ボックスにHarvestと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Harvestのサインイン画面になるので、お持ちのアカウントでサインインしましょう。
Yoomへのアクセス許可画面になったら、「Authorize application」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Smartsheetで行が追加されたら、HarvestにTaskを作成する
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1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：Smartsheetのトリガー設定
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
「連携アカウントとアクションを選択」の画面になるので、下記のように設定しましょう。
タイトル：任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アカウント情報：ステップ1で設定した内容が入力されているので変更不要です。
アクション：テンプレート通りに「行が作成されたら」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進んでください。
画面が切り替わったら、API接続設定のページになります。
Smartsheetの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
トリガーの起動間隔：プルダウンメニューから選択しましょう。プラン
シートID：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したシートを選択してください。
作成日時のカラムID：こちらも入力欄をクリックして、作成日時を選択しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。テストが成功すると、以下のような結果が表示されます。
最後に、「保存」をクリックして、次のステップに進みましょう。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。こちら
ステップ4：Harvestでタスクを作成する設定
続いて、Smartsheetから取得したデータを用いて、Harvestに新しいタスクを作成する設定をしましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
「API接続設定」画面になったら、投稿するタスクの詳細を設定していきましょう。
Account ID：入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されます。タスクを作成したいアカウントを選択してください。
Name：入力欄をクリックして取得した値より反映したいデータを選択しましょう。
今回は上記2項目のみ設定しましたが、他にもデフォルトやアクティブ設定が可能です。運用内容に合わせて、他の項目をカスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
また、Harvestに新しいタスクが作成されているはずなので確認してみましょう。下記のように設定した内容が反映していればOKです!
ステップ5：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
HarvestのデータをSmartsheetに連携したい場合
今回はSmartsheetからHarvestへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHarvestで発生した情報をSmartsheetに連携する自動化も可能です。
HarvestでTaskが作成されたら、Smartsheetに行を追加する
Harvestで新しいタスクが作成されると、そのタスク情報をSmartsheetの指定したシートに自動で新しい行として追加します。
この連携は、Harvest側で発生したタスクをリアルタイムでプロジェクト管理シートに反映させたい場合に有効 であり、実績の記録とプロジェクト進捗の一元管理を実現します。
HarvestでTaskが作成されたら、Smartsheetに行を追加する
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Harvestで特定条件に合うTaskが作成されたら、Smartsheetに行を追加する
Harvestで新しいタスクが作成された際に、「特定のクライアント」や「請求対象」といった条件に合致するタスクのみを抽出し、Smartsheetの特定のシートに行として追加します。
この仕組みにより、請求業務に必要な工数データだけをSmartsheetに自動で集計 するなど、目的に応じたデータ連携が可能となり、レポート作成の手間を大幅に削減します。
Harvestで特定条件に合うTaskが作成されたら、Smartsheetに行を追加する
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SmartsheetやHarvestのAPIを使ったその他の自動化例
SmartsheetやHarvestのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Smartsheetを使った自動化例
Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録したり、Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加したりできます。また、Smartsheetで行が追加されたらNotionに追加したり、ApolloやMeta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加したりすることも可能です。
Apolloでコンタクトが作成されたらSmartsheetに行を追加する
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Google Workspaceでユーザーが登録されたらSmartsheetにも追加する
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Googleフォームの回答内容をSmartsheetに登録する
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Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSmartsheetに行を追加する
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Smartsheetで行が追加されたらNotionに追加する
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Harvestを使った自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたり更新されたりした際に、Harvestにユーザーを作成したり請求書を作成したりできます。また、Google Workspaceでユーザーが登録されたらHarvestにも追加したり、Harvestでプロジェクトが作成されたりユーザーが追加されたりした際に、SlackやMicrosoft Teamsに通知したりといった自動化も行えます。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestで請求書を作成する
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Google Workspaceでユーザーが登録されたらHarvestにも追加する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Harvestにユーザーを作成する
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Harvestでプロジェクトが作成されたら、Slackに通知する
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Harvestでユーザーが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する
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まとめ
SmartsheetとHarvestの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたプロジェクトタスクと工数管理タスクの間のデータ転記作業の手間を削減し、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
これにより、担当者は常に正確で最新の情報に基づいて業務を進められるようになり、データ入力のような定型業務から解放されることが期待できます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」 を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：この連携を無料で使い続けられますか？
A：SmartsheetとHarvestはフリープランでも利用できるアプリです。
Yoomの料金プランの詳細
無料トライアルの登録
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
Slack・Chatworkへの通知設定
Q：Harvestのタスクについて「作成」以外にも「更新」は可能ですか？
A：はい、可能です。
マイプロジェクト画面の右上にある「新規作成」から新たにフローを作成するか、今回作成したフローの画面上にある「＋」マークをクリックすることでアクションの追加が可能です。なお、アクションを追加した後には、不要な「Create Task」アクションを削除してください。
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