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「アンケートの低評価コメントを一つ一つ確認して、Zendeskに手動でチケットを作成する作業に追われている…」
「手作業での対応のため、重要なフィードバックを見落としてしまい、顧客対応が遅れてしまう…」
このように、アンケート結果の管理とZendeskへの連携作業に、時間と手間がかかっていると感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、アンケートで特定の評価やコメントを受け取ったタイミングで、Zendeskのチケットを自動で作成できる仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放されます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはアンケートの結果をZendeskに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Refinerで低評価のアンケートを受け取った際に、Zendeskでチケットを自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Refiner
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Refinerの連携
検索欄にRefinerと記入して、表示されたアイコンをクリックしましょう。
任意のアカウント名とAPI Keyを記入して、「追加」ボタンをクリックします。
下記のような表示が出たら、連携は成功です。
Zendeskの連携
以下をご参照ください。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
トリガー設定を行います。1つ目の赤枠をクリックしてください。
アカウントとアクションを確認しましょう。
アクションは、テンプレート通りで変更の必要はありません。
アカウントがしっかりと連携されていることが確認できたら、「次へ」をクリックして進んでください。
Webhookを登録しましょう！赤枠をクリックしてURLをコピーしたら、注意事項にしたがってRefiner上でWebhookを登録します。
Survey（調査）を作成します。今回は以下のような調査を作成しました。
先ほど作成した調査を低評価で送信したら、テストボタンをクリックしましょう。
テスト成功で、取得した値が取得されます。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて受け取ったデータのことです。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
取得した値を用いて、分岐条件を作成する設定を行います。次の赤枠をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
分岐条件を指定します。以下のような設定になっていることを確認できたら、次の設定へ進みましょう。
分岐条件はテンプレートのままで、特に設定の必要はありません。最後に「完了」ボタンを忘れずに押しておきましょう！
取得した値を用いて、Zendesk上にチケットを作成する設定を行います。
最後の赤枠をクリックしましょう。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
アクションは「チケットを作成」のままで、連携するアカウント情報を確認します。
問題がなければ次の設定へ進みましょう！
サブドメインをZendesk上で確認して、手動で入力し、件名も任意のものを設定しましょう。
詳細を、取得した値を利用して設定します。
そのほかの設定を任意で行い、全ての設定が終わったらテストを実行しましょう！
テスト成功で、Zendeskに新規のチケットが作成されています。
Zendeskを確認してみましょう！
最後に、Yoomの設定画面で完了ボタンをクリックして設定を保存しましょう。
これですべての設定が完了です！
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、「トリガーをON」にします。動作確認をしてみましょう。
ZendeskのAPIを使ったその他の自動化例
ZendeskのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。Zendeskを使った自動化例
Zendeskにチケットが登録された際、Slackへの通知やTrello、Notion、Microsoft Excelへの情報自動集約が可能です。 GmailやOutlookでのメール受信、Google スプレッドシートへの行追加をトリガーしたチケット発行やリード作成も自動化できます。
Zendeskとアンケートツールの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたアンケート結果の確認やチケット作成の手間を削減し、顧客からの重要なフィードバックへの対応漏れや遅れを防ぐことが可能です。
これにより、カスタマーサポート担当者は迅速かつ的確な対応が可能となり、顧客満足度の向上に直結する改善活動へより多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：チケット作成後、Slackにも通知できますか？
A：
はい、可能です。フローボットのプロセス画面でプラスマークをクリックして、SlackやMicrosoft Teamsなどの新規のオペレーションを追加することで、ほかアプリ上でも通知を受け取ることが可能です。詳しくは以下のヘルプページをご覧ください。
Q：連携エラーに気づく方法はありますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
Q：Refiner以外のアンケートツールでも連携できますか？
A：
はい、できます。トリガー設定を行う際に、アプリからformrunやGoogleフォームを設定してフローボットを作成しましょう！連携可能なアプリについては、以下ページからご確認ください。
