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「Zoho MailとGmailを併用しているけど、情報の管理がバラバラで大変…」
「Zoho Mailに届いた重要なメールを、Gmailで関係者に転送するのは面倒だし忘れてしまいそう…」
複数のメールツール間での手作業による情報連携に、このような非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Zoho Mailで受信したメールの内容や添付ファイルを、自動的にGmailに連携する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
重要な情報を見逃すことなく、より迅速かつ正確なコミュニケーションが実現されることで、本来注力すべき業務に集中できる時間を生み出せるはずです。
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに導入できます。
ぜひこの機会に、日々のメール業務を効率化してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoho MailとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho MailとGmailのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアカウント間の情報共有が自動化可能です。
メールの見落としや転記ミスを防ぎ、業務の効率化を実現できるでしょう。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoho MailとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Zoho Mailで受信したメールの内容をAIが自動で要約し、その結果をGmailで送信します。
この連携により<span class="mark-yellow">メールを確認する時間が短縮でき、重要な情報を把握しやすくなる</span>ため、迅速な意思決定や対応が可能になります。
特定の条件に合致するメールに添付されたファイルを自動的にGmailで転送。
<span class="mark-yellow">手作業でのファイル転送の手間をなくし、関連メンバーへの素早い情報共有を実現</span>します。
転送漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務のスムーズな進行を手助けするでしょう。
それでは、さっそく実際にZoho MailとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はZoho Mailで受信した内容を要約して、Gmailに送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずはYoomにログインしましょう。
左側に表示されている「マイアプリ」をクリックし、マイアプリ画面に遷移します。
右側に「+新規接続」ボタンが表示されますので、クリックしてください。
表示された入力欄に、「Zoho Mail」と入力するとアプリが表示されますので、クリックしましょう。
今回は、JPのデータセンターを利用しているため、ドメインには「jp」と入力し、「追加」をクリックします。
以下の画面が表示されますので、内容を確認し問題なければ「承諾する」をクリックしましょう。
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄が表示されたら「Gmail」と入力します。
アプリが表示されますので、クリックしましょう。
クリックすると、下記の画面が表示されますので、「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携するアカウントを選択します。
表示内容を確認し、問題なければ「続行」をクリックしてください。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
コピーに成功すると、下記の画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリックします。
Zoho Mailと連携するアカウント情報が任意のものに設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
アカウントIDの設定を行います。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、その中から設定したいアカウントを選び、クリックします。
検知したいメールのキーワードを設定しましょう。
ここで設定したワードを含むメールを受信したとき、フローが稼働します。
テスト用に、先程設定したワードを含むメールを連携しているZoho Mail宛てに送信しましょう。
今回は下記のメールを送信しました。
送信したら、Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこの後の項目でも使用します。
詳しく知りたい方は下記をご覧ください。
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「要約する」をクリックします。
今回はデフォルトのまま使用するため、「次へ」をクリックします。
なお、アクションは下記の中から選択することも可能です。
選択する内容によって、使用するタスク実行数が違うため注意が必要です。
タスク実行数について詳しく知りたい方は、下記をご覧ください。
要約対象のテキストを設定します。
こちらはデフォルトで設定されているため、今回は特に変更しませんが、下記のように取得した値から選択することも可能です。
文字数は目的に応じて変更してください。デフォルトでは500文字以内で要約される設定になっています。
要約の条件も自由に設定できます。今回は下図のように設定しました。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
期待通りの要約結果であることを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
それでは、要約内容をGmailで通知する設定を行いましょう。「メールを送る」をクリックします。
「Gmailと連携するアカウント情報」にマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
送信元（From）となる、Gmailのアドレスを設定します。
直接入力することも可能ですが、入力欄をクリックし表示された候補の中から選ぶこともできます。
送信先（To）にはメールの宛先となるアドレスを設定します。
「取得した値」から設定することで動的にメールを送信できるようになり、固定値を設定すれば毎回同じ相手に送られるようになります。
必要であればCC、BCC、差出人の名前を設定してください。
件名の設定を行います。
こちらも入力欄をクリックすることで、取得した値から設定可能です。
自由に設定できますが、直接文字を入力すると毎回同じ文言が送信されますので注意しましょう。
本文を設定します。
デフォルトで設定されていますが、件名と同様に自由に設定できます。
こちらも直接入力した文章は固定値として毎回送信されますので、注意が必要です。
※{{要約結果}}の箇所に先ほど要約した文章が入ります。
ここまで設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
下記のようにメールの送信内容が表示されます。
問題なければ「テスト」をクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
無事にメールが受信できていることを確認したら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
先ほどの画面で、「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が、「Zoho Mailで受信した内容を要約してGmailに送信する方法」でした！
今回はZoho MailからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからZoho Mailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
普段利用しているGmailで受信したメールの内容をAIが自動で要約し、Zoho Mailに送信することで、<span class="mark-yellow">情報をZoho Mailに集約しながら、内容の確認を効率化</span>できます。
複数のメールボックスを確認する手間を省き、情報管理がシンプルになりますよ。
Gmailで受信したメールに添付されているファイルを自動でZoho Mailにアップロードするため、<span class="mark-yellow">重要なファイルをZoho Mail上で一元管理し、手作業でのアップロードの手間とミスを削減</span>できます。
これにより、必要なファイルにいつでも素早くアクセスできる環境が整うでしょう。
社内の業務効率化を図るためには、<span class="mark-yellow">メールサービスと他のさまざまなアプリケーションを組み合わせた自動化</span>が効果的です。
Yoomには多彩なテンプレートが揃っているため、普段利用しているツールに合わせて、ご自身の業務に合う仕組みをぜひ活用してみてください。
特定のキーワードを含むメールを受信した際にZoom会議を生成したり、受信内容を自動で翻訳してデータベースに反映したり、指定フォルダへの新規メールをkintoneに転記したりすることが可能です。
他にも予定表に登録されたイベントや、SNS上に投稿された内容を通知するといった活用の仕方もあります。
受信メール内のURLを自動で短縮してチャットツールに共有する、添付ファイルをOCRで読み取りデータベースに格納するといった複雑なプロセスも自動化できます。
フォーム受付内容からプロジェクト管理サービスに登録し、標準メールで通知を行うなどの複数サービス間の連携もスムーズに。
クラウド契約書締結後の書類送付や、日程調整ツールと連動した資料送信にも対応するため、多様な業務に柔軟に利用できるのが特徴です。
Zoho MailとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記やファイルの転送作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、情報共有の遅延や漏れといった課題が解決されることにより、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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