Zoho Mailで受信した内容を要約して、Gmailで送信する
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■概要
Zoho MailとGmailを併用していると、重要なメールの確認や内容の把握に時間がかかってしまうことはないでしょうか。複数のメールサービスを行き来するのは手間であり、重要な情報を見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで受信した特定のメール内容をAIが自動で要約し、指定のGmailアドレスへ送信できます。日々の情報収集や確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho MailとGmailを併用しており、メールの確認作業を効率化したいと考えている方
・受信メールの内容を素早く把握し、チームや関係者への情報共有をスムーズに行いたい方
・手作業での情報転記や要約作成に手間を感じており、業務の自動化に関心がある方
■注意事項
・Zoho Mail、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoho MailのデータをGmailに連携して要約した内容を自動送信するテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
Zoho Mailで受信した内容を要約して、Gmailで送信する
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■概要
Zoho MailとGmailを併用していると、重要なメールの確認や内容の把握に時間がかかってしまうことはないでしょうか。複数のメールサービスを行き来するのは手間であり、重要な情報を見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで受信した特定のメール内容をAIが自動で要約し、指定のGmailアドレスへ送信できます。日々の情報収集や確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho MailとGmailを併用しており、メールの確認作業を効率化したいと考えている方
・受信メールの内容を素早く把握し、チームや関係者への情報共有をスムーズに行いたい方
・手作業での情報転記や要約作成に手間を感じており、業務の自動化に関心がある方
■注意事項
・Zoho Mail、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Zoho MailとGmailを併用しているけど、情報の管理がバラバラで大変…」
「Zoho Mailに届いた重要なメールを、Gmailで関係者に転送するのは面倒だし忘れてしまいそう…」
複数のメールツール間での手作業による情報連携に、このような非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、Zoho Mailで受信したメールの内容や添付ファイルを、自動的にGmailに連携する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
重要な情報を見逃すことなく、より迅速かつ正確なコミュニケーションが実現されることで、本来注力すべき業務に集中できる時間を生み出せるはずです。
今回ご紹介する自動化の方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに導入できます。
ぜひこの機会に、日々のメール業務を効率化してみましょう！
Zoho MailとGmailを連携してできること
Zoho MailとGmailのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたアカウント間の情報共有が自動化可能です。
メールの見落としや転記ミスを防ぎ、業務の効率化を実現できるでしょう。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにZoho MailとGmailの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Zoho Mailで受信した内容を要約して、Gmailで送信する
Zoho Mailで受信したメールの内容をAIが自動で要約し、その結果をGmailで送信します。
この連携によりメールを確認する時間が短縮でき、重要な情報を把握しやすくなるため、迅速な意思決定や対応が可能になります。
Zoho Mailで受信した内容を要約して、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Zoho MailとGmailを併用していると、重要なメールの確認や内容の把握に時間がかかってしまうことはないでしょうか。複数のメールサービスを行き来するのは手間であり、重要な情報を見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで受信した特定のメール内容をAIが自動で要約し、指定のGmailアドレスへ送信できます。日々の情報収集や確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho MailとGmailを併用しており、メールの確認作業を効率化したいと考えている方
・受信メールの内容を素早く把握し、チームや関係者への情報共有をスムーズに行いたい方
・手作業での情報転記や要約作成に手間を感じており、業務の自動化に関心がある方
■注意事項
・Zoho Mail、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Gmailで送信する
特定の条件に合致するメールに添付されたファイルを自動的にGmailで転送。
手作業でのファイル転送の手間をなくし、関連メンバーへの素早い情報共有を実現します。
転送漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務のスムーズな進行を手助けするでしょう。
Zoho Mailで添付ファイルを受信したら、Gmailで送信する
試してみる
■概要
日々の業務でZoho Mailに届くメールの添付ファイルを、関係者に共有するために都度Gmailから手動で転送していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、転送漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho MailとGmailを連携し、特定のタグが付いたメールの受信をきっかけに添付ファイルを自動で送信できます。これにより、情報共有の迅速化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailで受け取ったファイルをGmailへ手動で転送しており、手間を感じている方
・複数のメールサービスを利用し、Zoho MailとGmail間の情報共有を効率化したい方
・メールの添付ファイルの見落としや転送忘れを防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■注意事項
・Zoho Mail、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho MailとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にZoho MailとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoho MailとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はZoho Mailで受信した内容を要約して、Gmailに送信するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Zoho MailとGmailのマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Zoho Mailのトリガー設定およびGmailのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：Zoho MailとGmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Zoho Mailのマイアプリ連携
マイアプリ画面で「+新規接続」ボタンをクリックします。
表示された入力欄に、「Zoho Mail」と入力するとアプリが表示されますので、クリックしましょう。
今回は、JPのデータセンターを利用しているため、ドメインには「jp」と入力し、「追加」をクリックします。
以下の画面が表示されますので、内容を確認し問題なければ「承諾する」をクリックしましょう。
Gmailのマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄が表示されたら「Gmail」と入力します。
アプリが表示されますので、クリックしましょう。
クリックすると、下記の画面が表示されますので、「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携するアカウントを選択します。
表示内容を確認し、問題なければ「続行」をクリックしてください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
Zoho Mailで受信した内容を要約して、Gmailで送信する
試してみる
■概要
Zoho MailとGmailを併用していると、重要なメールの確認や内容の把握に時間がかかってしまうことはないでしょうか。複数のメールサービスを行き来するのは手間であり、重要な情報を見落とす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで受信した特定のメール内容をAIが自動で要約し、指定のGmailアドレスへ送信できます。日々の情報収集や確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho MailとGmailを併用しており、メールの確認作業を効率化したいと考えている方
・受信メールの内容を素早く把握し、チームや関係者への情報共有をスムーズに行いたい方
・手作業での情報転記や要約作成に手間を感じており、業務の自動化に関心がある方
■注意事項
・Zoho Mail、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーに成功すると、下記の画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Zoho Mailのトリガー設定
「特定のワードを含むメールが届いたら」をクリックします。
Zoho Mailと連携するアカウント情報が任意のものに設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定します。
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
-
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
- なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
アカウントIDの設定を行います。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、その中から設定したいアカウントを選び、クリックします。
検知したいメールのキーワードを設定しましょう。
ここで設定したワードを含むメールを受信したとき、フローが稼働します。
テスト用に、先程設定したワードを含むメールを連携しているZoho Mail宛てに送信しましょう。
今回は下記のメールを送信しました。
送信したら、Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、下記のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこの後の項目でも使用します。
詳しく知りたい方は下記をご覧ください。
アウトプットについて
ここまで確認できたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
ステップ4：要約の設定
「要約する」をクリックします。
今回はデフォルトのまま使用するため、「次へ」をクリックします。
なお、アクションは下記の中から選択することも可能です。
選択する内容によって、使用するタスク実行数が違うため注意が必要です。
タスク実行数について詳しく知りたい方は、下記をご覧ください。
「タスク実行数」のカウント方法について
タスク実行数を調べる方法
要約対象のテキストを設定します。
こちらはデフォルトで設定されているため、今回は特に変更しませんが、下記のように取得した値から選択することも可能です。
「要約する」の設定方法
文字数は目的に応じて変更してください。デフォルトでは500文字以内で要約される設定になっています。
要約の条件も自由に設定できます。今回は下図のように設定しました。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
期待通りの要約結果であることを確認したら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Gmailで要約を通知する設定
それでは、要約内容をGmailで通知する設定を行いましょう。「メールを送る」をクリックします。
「Gmailと連携するアカウント情報」にマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
送信元（From）となる、Gmailのアドレスを設定します。
直接入力することも可能ですが、入力欄をクリックし表示された候補の中から選ぶこともできます。
送信先（To）にはメールの宛先となるアドレスを設定します。
「取得した値」から設定することで動的にメールを送信できるようになり、固定値を設定すれば毎回同じ相手に送られるようになります。
必要であればCC、BCC、差出人の名前を設定してください。
件名の設定を行います。
こちらも入力欄をクリックすることで、取得した値から設定可能です。
自由に設定できますが、直接文字を入力すると毎回同じ文言が送信されますので注意しましょう。
本文を設定します。
デフォルトで設定されていますが、件名と同様に自由に設定できます。
こちらも直接入力した文章は固定値として毎回送信されますので、注意が必要です。
※{{要約結果}}の箇所に先ほど要約した文章が入ります。
ここまで設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
下記のようにメールの送信内容が表示されます。
問題なければ「テスト」をクリックしてください。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功すると、テスト成功画面が表示されます。
無事にメールが受信できていることを確認したら、忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：フロー稼働の準備
先ほどの画面で、「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が、「Zoho Mailで受信した内容を要約してGmailに送信する方法」でした！
GmailのデータをZoho Mailに連携したい場合
今回はZoho MailからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからZoho Mailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailでメールを受信した内容を要約して、Zoho Mailに送信する
普段利用しているGmailで受信したメールの内容をAIが自動で要約し、Zoho Mailに送信することで、情報をZoho Mailに集約しながら、内容の確認を効率化できます。
複数のメールボックスを確認する手間を省き、情報管理がシンプルになりますよ。
Gmailでメールを受信した内容を要約して、Zoho Mailに送信する
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■概要
Gmailに届く大量のメール、特に長文の内容を確認し、その要点をZoho Mailで関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。手作業による転記や要約は時間的なコストがかかるだけでなく、共有漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが自動で要約し、Zoush Mailで指定の宛先へ送信する一連の流れを自動化し、情報共有の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとZoho Mailを併用し、メール内容の転記や共有に手間を感じている方
・Gmailに届く長文メールの要点を素早く把握し、チームへ迅速に共有したい方
・手作業による情報共有の漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Zoho Mailにファイルをアップロードする
Gmailで受信したメールに添付されているファイルを自動でZoho Mailにアップロードするため、重要なファイルをZoho Mail上で一元管理し、手作業でのアップロードの手間とミスを削減できます。
これにより、必要なファイルにいつでも素早くアクセスできる環境が整うでしょう。
Gmailで添付ファイルを受信したら、Zoho Mailにファイルをアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信した重要な添付ファイルを、手作業でZoho Mailにアップロードする業務に手間を感じていませんか。こうした繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや選択ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで添付ファイルをZoho Mailへ自動でアップロードする仕組みを構築でき、日々の定型業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとZoho Mailを併用しており、添付ファイルの管理を手間に感じている方
・手作業によるファイルの移動で発生する、アップロード漏れなどのミスを防ぎたい方
・メールでのファイル授受を起点とした業務フローを自動化し、効率化したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho MailやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
社内の業務効率化を図るためには、メールサービスと他のさまざまなアプリケーションを組み合わせた自動化が効果的です。
Yoomには多彩なテンプレートが揃っているため、普段利用しているツールに合わせて、ご自身の業務に合う仕組みをぜひ活用してみてください。
Zoho Mailを使った便利な自動化例
特定のキーワードを含むメールを受信した際にZoom会議を生成したり、受信内容を自動で翻訳してデータベースに反映したり、指定フォルダへの新規メールをkintoneに転記したりすることが可能です。
他にも予定表に登録されたイベントや、SNS上に投稿された内容を通知するといった活用の仕方もあります。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Zoho Mailに通知する
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■概要
Outlookのカレンダーで管理している重要な予定を、都度Zoho Mailで関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での連絡は、共有漏れやタイムラグが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、OutlookとZoho Mailの連携が自動化され、カレンダーへのイベント登録をトリガーに自動で通知メールを送信できます。これにより、情報共有の漏れや遅れを防ぎ、業務の確実性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookのカレンダーとZoho Mailを併用し、スケジュール共有を手作業で行っている方
・チームの予定を関係各所に迅速に共有し、連携をスムーズにしたいと考えている方
・重要な会議やアポイントの通知漏れを防ぎ、業務の信頼性を向上させたい担当者の方
■注意事項
・Outlook、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Redditで特定キーワードにマッチする投稿が行われたら、Zoho Mailで通知する
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■概要
Redditでの情報収集は有益な一方で、特定のトピックに関する投稿を手動で探し続けるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Redditで指定したキーワードにマッチする投稿があった際に、自動でZoho Mailへ通知を送信できます。これにより、情報収集を効率化し、重要な投稿の見逃しを防ぐことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Redditでの情報収集を手作業で行い、Zoho Mailでチームに共有している方
・自社サービスなど特定のキーワードに関するReddit上の投稿を、見逃さずに把握したい方
・Zoho Mailを活用して、Redditからの情報収集プロセスを効率化したいと考えている方
■注意事項
・Reddit、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailで受信した内容を翻訳して、Google スプレッドシートを更新する
試してみる
■概要
「Zoho Mailで受信した内容を翻訳して、Google スプレッドシートを更新する」フローは、メール経由で取得した情報を翻訳して自動的にスプレッドシートに反映させる業務ワークフローです。このワークフローを活用することで、Zoho Mailで受信したメールの内容を翻訳して自動的にGoogle スプレッドシートに更新し、データ管理をスムーズに行うことができます。これにより、手間を削減し、正確なデータ管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に使用し、メール内容をGoogle スプレッドシートに手動で入力している方
・データ入力作業を自動化し、業務効率を向上させたいビジネスパーソン
・誤入力やデータの抜け漏れを防ぎたい事務担当者
・Google スプレッドシートを用いてデータを一元管理している企業情報管理者の方
■注意事項
・Zoho Mail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する
試してみる
■概要
「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する」業務ワークフローは、受信メールを自動でkintoneへレコード登録する仕組みです。YoomのRPAやOCR機能とkintone API連携を活用し、メールの内容を正確に取り込むことで、入力ミスや二重登録を防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailでフォルダ管理しているが、受信メールを手動でkintoneに転記している方
・kintone APIを使ったアプリ連携に興味があり、メールデータをスムーズに取り込みたい情報システム担当者
・大量の問い合わせメールをkintoneで一元管理したいサポートチームリーダー
・メールの転記作業によるヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したい方
■注意事項
・Zoho Mail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら、Zoomの会議を作成する
試してみる
■概要
「Zoho Mailの特定のワードを含むメールを受信したら、Zoomの会議を作成する」フローは、メールの内容に基づいて自動的にZoom会議をスケジュールする業務ワークフローです。
Zoho MailとZoomを連携させることで、必要な会議の設定が自動化され、効率的なコミュニケーションが実現できます。
このワークフローを活用すれば、手動での会議設定が不要になり、業務のスムーズな進行が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Mailを日常的に活用しており、特定のメールに迅速に対応したいビジネスパーソン
・Zoomを頻繁に利用して会議を設定する必要があり、手動作業の効率化を図りたい方
・メール内容に応じて自動的に会議を作成する仕組みを導入したい企業のIT担当者
・業務フローの自動化を推進し、生産性向上を目指しているチームリーダー
■注意事項
・Zoho MailとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailを使った便利な自動化例
受信メール内のURLを自動で短縮してチャットツールに共有する、添付ファイルをOCRで読み取りデータベースに格納するといった複雑なプロセスも自動化できます。
フォーム受付内容からプロジェクト管理サービスに登録し、標準メールで通知を行うなどの複数サービス間の連携もスムーズに。
クラウド契約書締結後の書類送付や、日程調整ツールと連動した資料送信にも対応するため、多様な業務に柔軟に利用できるのが特徴です。
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して資料を送付する
試してみる
Calendlyに予定が登録されたら、Gmailと連携して予定に参加する人に資料を送付するフローです。
Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したファイルの表データをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」フローは、メールで届く表形式のデータを自動的にスプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
手作業でのデータ入力やコピペの手間を省き、表OCR機能を活用して正確かつ効率的に情報を整理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの表データを受信し、手動でスプレッドシートに入力している方
・表の内容を正確にデジタル化したいが、OCRの設定に悩んでいる方
・データ入力の自動化を通じて業務効率を上げたい営業担当者や管理者の方
・定期的に受信する報告書や請求書のデータを整理したい経理担当者の方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したメール内のURLをBitlyで短縮し、Google Chatに通知する」フローは、Gmail Bitly 連携を活用し、受信メール内の長いURLを自動で短縮し、チームのGoogle Chatに通知する業務ワークフローです。日々のメール管理において、URLの整理や共有に手間を感じている方に最適です。このワークフローを導入することで、URLの短縮作業が自動化され、効率的な情報共有が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを頻繁に利用し、多数のURLを扱うビジネスパーソン
・URLの短縮作業を手動で行っており、作業効率を向上させたい方
・チーム内での情報共有をスムーズに行いたい管理者
・Bitlyを活用してリンクの管理を簡便化したい方
・Google Chatを利用しているチームで、迅速な通知を実現したい方
■注意事項
・Gmail、Bitly、Googke ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
フォームで依頼が来たらAsanaでプロジェクトを作成し、Gmailでメールを送る
試してみる
フォームで依頼が来たら内容を基にAsanaで新規プロジェクトを作成し、Gmailに連携して詳細設定を依頼するメールを送るフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
まとめ
Zoho MailとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やファイルの転送作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者はより迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、情報共有の遅延や漏れといった課題が解決されることにより、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
関連記事：【簡単設定】Zoho MailのデータをBoxに自動的に連携する方法
よくあるご質問
Q：自動連携が失敗した場合、どのように検知できますか？
A：自動連携が失敗した場合、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。エラー原因について記載しておりますのでご確認ください。また、フローボットはエラーとなり停止します。
対処方法などでお困りの際はヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。
Q：連携できる添付ファイルの容量や種類に制限はありますか？
A：連携できる添付ファイルの容量はトリガーやオペレーションによってそれぞれ違いがあります。詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
また、ファイルの種類について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
Q：複数のキーワードでメールを検知できますか？
A：はい、可能です。
複数のキーワードでメールを検知するには分岐を追加する必要があります。分岐を追加しメール本文や件名内に特定のワードがある場合とない場合で処理を分けられます。
分岐はミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。分岐について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。
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